Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracownicze

Nowe rozporządzenie zastąpi obecnie obowiązujące rozporządzenie MPiPS z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 894). Będzie się ono znacznie różniło od obecnego rozporządzenia - przede wszystkim znacznie szerszy będzie zakres jego regulacji, co jest skutkiem nowych przepisów wprowadzanych do Kodeksu pracy ustawą z 10.1.2018 r. (z mocą od 1.1.2019 r.). Rozporządzenie będzie jednak uwzględniało również zmiany w Kodeksie pracy, które wprowadzi ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (tzw. rozporządzenia RODO; ustawa ta nie została jeszcze uchwalona).

Zakres rozporządzenia

Nowe rozporządzenie będzie określało:

1) zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi,

2) sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej,

3) sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o którym mowa w nowym art. 94 9 § 3 ustawy z 26.6.1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.; dalej: KP), tj. osobom uprawnionym do renty rodzinnej.

Akta osobowe

Zgodnie z projektem nowego rozporządzenia akta osobowe będą podzielone na 4 części i będą one obejmowały:

1) oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (część A),

2) oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (część B),

3) dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu (część C),

4) oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (część D).

Z projektu wynika, że znacznie rozbudowana zostanie część B akt osobowych, tj. nowe rozporządzenie będzie wymieniało znacznie szerszy katalog dokumentów, które będą musiały trafić do tej części akt osobowych. Rozwiąże to szereg obecnych problemów z zakwalifikowaniem dokumentów jako podlegających włączeniu do akt osobowych. Nadal jednak wskazany w rozporządzeniu katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w tej części akt osobowych nie będzie katalogiem zamkniętym; będzie on obejmował tylko te oświadczenia lub dokumenty, o których mowa w Kodeksie pracy. Także nowa część D akt osobowych (obecna część C) zostanie rozszerzona, ale nadal nie będzie to katalog zamknięty.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, będą musiały być przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane, a każda z części akt osobowych będzie musiała zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Dodatkowe regulacje w tym zakresie będą dotyczyć części B i C akt osobowych (będą one mogły być dzielone na mniejsze części).

Nadal pracodawca będzie przechowywał w aktach osobowych (prowadzonych w postaci papierowej) kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Oprócz akt osobowych pracodawca będzie musiał prowadzić także inną dokumentację pracowniczą. Zgodnie z projektowanym rozporządzeniem ma ona obejmować:

- ewidencję czasu pracy (z określonym w rozporządzeniu obszernym katalogiem dokumentów i informacji, które mają być w niej zawarte),

- kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,

- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację,

- dokumentację związaną z realizacją innych uprawnień lub obowiązków pracowniczych, jeżeli jej przechowywanie jest niezbędne dla celów dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy.

Tak jak i akta osobowe, również ww. dokumentacja ma być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika.

Warunki przechowywania papierowej dokumentacji

Nowe rozporządzenie nałoży na pracodawców obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków zabezpieczających dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych - w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Prowadzenie i przechowywanie elektronicznej dokumentacji

Cały rozdział nowego rozporządzenia zostanie natomiast poświęcony szczególnym wymaganiom dotyczącym prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej - aby zapewnić bezpieczeństwo danych zgromadzonych w takiej dokumentacji. Dokument w postaci elektronicznej wymaga posiadania dwóch istotnych cech: zapewnienia autentyczności pochodzenia, czyli możliwości identyfikacji osoby dokonującej wpisu i zachowania integralności treści dokumentacji. W związku z tym projektowane rozporządzenie określa szczegółowe wymagania dotyczące systemu teleinformatycznego, a także warunki, które muszą być spełnione, aby dokumentacja uważana była za zabezpieczoną. Ponadto projektowane rozporządzenie nakłada na pracodawcę prowadzącego i przechowującego dokumentację w postaci elektronicznej obowiązek stosowania odpowiednich, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązań technicznych zapewniających dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.

Osobny rozdział projektowanego rozporządzenia jest poświęcony także przenoszeniu dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi.

Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji

Nowe rozporządzenie będzie także zawierało regulacje dotyczące sposobu doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej - w związku z upływem okresu przechowywania tej dokumentacji, a także w razie zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie - będą przewidywały od 1.1.2019 r. nowe przepisy KP.

Informację lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej pracodawca będzie musiał doręczyć za pokwitowaniem, za pośrednictwem: operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23.11.2012 r. - Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1481 ze zm.) albo osoby upoważnionej przez pracodawcę albo środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. Projektowane rozporządzenie określa też sposób doręczenia i terminy, po upływie których doręczenie będzie się uważało za dokonane, a także sposób wydawania dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej i elektronicznej.

Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej

W rozporządzeniu określony będzie także sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi albo osobie uprawnionej do renty rodzinnej - zależnie od tego, czy jest ona prowadzona w postaci papierowej czy elektronicznej.

Przepisy przejściowe

Z przepisów przejściowych projektowanego rozporządzenia wynika, że pracodawcy będą mieli 6 miesięcy (od 1.1.2019 r.) na dostosowanie sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do przepisów nowego rozporządzenia. Dostosowanie sposobu prowadzenia i przechowywania ma obejmować tylko dokumentację pracowników pozostających w dniu 1.1.2019 r. w stosunku pracy. Natomiast dokumentacja byłych pracowników nie będzie musiała być modyfikowana, ale będzie musiała być przechowywana w warunkach określonych w nowym rozporządzeniu.

Nowe rozporządzenie ma wejść w życie z dniem 1.1.2019 r. Obecnie zostało skierowane do uzgodnień, opiniowania i konsultacji publicznych.




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych