Co do zasady, ogólne mechanizmy udzielania zamówień są zbliżone, aczkolwiek wprowadzono różne nowe rozwiązania. Niektóre z nich są ważne z punktu widzenia gospodarki finansowej ww. jednostek, i naruszeń stwierdzanych wielokrotnie przez organy kontroli, w tym przez regionalne izby obrachunkowe. Jak bowiem wynika z ustaleń pokontrolnych tych organów z ostatnich lat, jednostki samorządu terytorialnego dopuszczały się m.in. opóźnień w dokonywaniu zwrotów wadium dla oferentów (wykonawców).
Taka praktyka była prawdopodobnie wynikiem nieprecyzyjnych regulacji ustawowych, a ściślej rzecz ujmując treści art. 46 ustawy z 29.1.2004 r. Prawo zamówień publicznych, który do niedawna obowiązywał:
Art. 46. 1. Zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem ust. 4a.
1a. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jego wniesienia żądano.
2. Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium na wniosek wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert.
Z powyższych regulacji nie wynikało więc jednoznacznie, w jakim terminie zamawiający ma dokonać zwrotu wadium. Samo użycie sformułowania – niezwłocznie – nie rozwiązywało sprawy, bowiem mogło to być różnorodnie interpretowane przez różne samorządy. Dla niektórych z nich owa niezwłoczność to perspektywa kilku dni, jednakże dla innych – kilku tygodni, a skrajnie miesięcy. Ten problem zdaje się rozwiązywać wspomniana na wstępie nowa ustawa 11.9.2019 r. Natomiast odzwierciedleniem normatywnym zmiany jest art. 98 o treści:
Art. 98 1. Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wystąpienia jednej z okoliczności:
1) upływu terminu związania ofertą;
2) zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;
3) unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, z wyjątkiem sytuacji gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.
2. Zamawiający, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku zwraca wadium wykonawcy:
1) który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert;
2) którego oferta została odrzucona;
3) po wyborze najkorzystniejszej oferty, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza;
4) po unieważnieniu postępowania, w przypadku gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.
Z takiej konstrukcji regulacji prawnej wynika więc jednoznacznie, że ustawodawca sprecyzował maksymalny termin na zwrot wadium, wiążąc go z termin liczonym w dniach (7 dni), w zależności od ustawowej przesłanki zwrotu. Przepis ten ma charakter tzw. ius cogens, czyli bezwzględnie obowiązującego. Nie może więc być zmieniany, czy to wolą stron zamówienia publicznego, czy tym bardziej jednostronnie przez zamawiającego.
Podsumowując, wskazać należy, że wskazana zmiana, z pozoru nieistotna, będzie miała bardzo ważne znaczenie dla sposobu funkcjonowania rozliczeń pieniężnych jednostek samorządu terytorialnego z wykonawcami. Niezachowanie powyższego terminu zwrotu wadium, będzie więc mogło być oceniane wg obiektywnych i sprawdzalnych przesłanek. Z pewnością zmiana ta powinna być respektowana przez jednostki samorządu terytorialnego, tym bardziej, że środkami pochodzącymi z wadium zamawiający dysponuje tylko warunkowo i w pewnym okresie czasowym. Niedostosowanie się samorządów do ww. wymogów, może wiązać się m.in. z konsekwencjami w postaci naruszeń stwierdzanych przez organy kontroli, w tym regionalne izby obrachunkowe.