Nowa kategoria informacji tylko na pozór znaczy to samo, co już obecna w systemie prawnym „informacja publiczna”. Wprowadzone nowymi przepisami pojęcie jest szersze i jak można było przeczytać w uzasadnieniu do projektu ustawy.
W tym przypadku ważny jest też cel, ponieważ informacja sektora publicznego, zgodnie z zamierzeniem ustawodawcy, jest udostępniana w celu ponownego wykorzystania. To, co odróżnia tę kategorię informacji od informacji publicznej, jest możliwość jej ponownego, gospodarczego wykorzystania (np. zdjęć znajdujących się w zasobach archiwalnych instytucji kultury). Informacje publiczne zaś to bardziej informacje o prowadzonych przez organy postępowaniach.
W nowej ustawie chodzi o wszelkie informacje, niezależnie od sposobu ich utrwalenia, będące w posiadaniu podmiotów, które na mocy ustawy zostały zobowiązane do ich udostępniania. Katalog tych instytucji jest zamknięty (pewne instytucje – takie jak PAP czy Telewizja Polska – zostały z tego ustawowo zwolnione).
Z nowej kategorii informacji będzie mógł skorzystać każdy, ponieważ dostęp do informacji sektora publicznego ma charakter powszechny.
Rodzi to wobec tego konieczność uregulowania sposobu dostępu do tych informacji. Jeżeli informacja nie będzie powszechnie dostępna, zainteresowani będą składać wnioski (elektronicznie lub papierowo) o jej udostępnienie. Taki wniosek powinien zawierać m.in. informację o wnioskodawcy czy też wskazanie celu ponownego wykorzystania informacji (komercyjny czy niekomercyjny) oraz wskazanie formy przygotowania informacji sektora publicznego (art. 21 ustawy).
Na rozpatrzenie takiego wniosku organ będzie miał maksymalnie 14 dni; przepis art. 22 ustawy mówi, że trzeba taki wniosek rozpatrzyć niezwłocznie. Jeżeli ten termin nie będzie mógł być dotrzymany, o przyczynach opóźnienia trzeba będzie poinformować wnioskodawcę. W przypadku odmowy udostępnienia wnioskodawca będzie się mógł odwołać do organu wyższego stopnia, a następnie złożyć skargę do sądu administracyjnego.
Co do zasady informacja sektora publicznego będzie przekazywana bezpłatnie. Opłaty będzie można pobierać tylko w określonych w ustawie przypadkach (art. 17 ustawy).