Nie ma szczególnej formy doprecyzowania interpelacji. Tego typu pismo musi spełniać ogólne wymogi, przewidziane przez ustawę o samorządzie gminnym dla interpelacji.
Zasady składania interpelacji reguluje art. 24 ustawy o samorządzie gminnym (dalej: SamGminU). Jeśli chodzi o formę interpelacji, to należy się stosować do norm zawartych w art. 24 ust. 6 SamGminU, czyli:
1) interpelację należy składać w formie pisemnej, za pośrednictwem przewodniczącego rady gminy,
2) wójt lub osoba przez niego wyznaczona ma z kolei 14 dni na udzielenie odpowiedzi również w formie pisemnej.
W żadnym miejscu ustawodawca nie posługuje się terminem „doprecyzowania interpelacji”. Organy władzy publicznej muszą działać na podstawie i w granicach prawa (art. 7 Konstytucji), nie można więc wymyślać nowej formy kontaktu z radnym, nieprzewidzianej w ustawie.
Samorządy nie mogą same doprecyzowywać ani w jakikolwiek sposób zmieniać przepisów dotyczących składania interpelacji.
Przypomniał o tym m.in. Wojewoda Lubuski w rozstrzygnięciu nadzorczym z 30.4.2024 r. (NK-I.4131.62.2024, Legalis): „W tym miejscu należy wskazać, iż problematyka interpelacji i zapytań została wyczerpująco uregulowana w art. 24 ust. 3–7 SamGminU. Nie ma zatem upoważnienia ani przestrzeni dla rady gminy do wprowadzania zapisów statutowych regulujących zagadnienie interpelacji i zapytań”.
Jak twierdzą też przedstawiciele doktryny, jest to pomocne ze względów praktycznych: „Zachowanie tej formy ma dodatkowo wymiar praktyczny. Po pierwsze – umożliwi przewodniczącemu właściwe zaewidencjonowanie pisma, po drugie – pozwoli na wcześniejsze rozważenie umieszczenia tej kwestii w porządku obrad, po trzecie – stanowić będzie treść informacji podawanej następnie do publicznej wiadomości” (Ustawa o samorządzie gminnym. Komentarz, red. Drembkowski/Suwaj, C.H.Beck 2023).
W takiej sytuacji należy zastosować normy z art. 24 ust. 6 SamGminU.
