Milczące załatwienie sprawy jest możliwe tylko w przypadkach, kiedy przepis szczególny tak stanowi. To oznacza, że tylko wyraźne upoważnienie ustawowe daje możliwość stosowania tego sposobu załatwienia sprawy.

Milczące załatwienie sprawy uznaje, że żądanie strony jest uwzględnione w całości, gdy w terminie miesiąca od dnia doręczenia żądania strony właściwemu organowi administracji publicznej albo innym terminie określonym w przepisie szczególnym organ ten:

1) nie wyda decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie (milczące zakończenie postępowania) albo

2) nie wniesie sprzeciwu w drodze decyzji (milcząca zgoda).

W rozdziale tym uwzględniono również datę załatwienia sprawy w sposób milczący – jest to dzień następujący po dniu, w którym upływa termin przewidziany do wydania decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie albo wniesienia sprzeciwu. Jednakże w przypadku, gdy organ przed upływem terminu do załatwienia sprawy zawiadomi stronę o braku sprzeciwu, milczące załatwienie sprawy następuje w dniu doręczenia tego zawiadomienia.

Oczywiście, w przypadku, w którym wniosek strony nie spełnia wymagań formalnych, przewidziano również odpowiednie środki prawne. Zgodnie bowiem z nowym art. 122c § 2 KPA, jeśli podanie nie spełnia wymagań wskazanych w przepisach lub jest konieczne doprecyzowanie wniosku, stosuje się procedurę określoną w art. 64 KPA, a zatem w zależności od braków formalnych żądanie pozostawia się bez rozpoznania lub wzywa się wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni. W drugim przypadku konieczne jest pouczenie wnoszącego żądania o pozostawieniu wniosku bez rozpoznania w przypadku nieusunięcia braków.

Ustawodawca normując kwestie związane z milczącym załatwieniem sprawy postanowił również o zrezygnowaniu z jednej z podstawowych zasad postępowania administracyjnego, czyli o zasadzie wysłuchania stron, o której mowa w art. 10 KPA oraz którego uzupełnienie stanowi art. 79a KPA. Zgodnie bowiem z nowym przepisem art. 122d § 1, do spraw załatwianych milcząco nie stosuje się przepisów art. 10 i art. 79a KPA.

Milczące załatwienie sprawy nie oznacza jednak, że strona postępowania administracyjnego pozbawiona jest możliwość uzyskania jakiegokolwiek dowodu załatwienia sprawy. Zgodnie bowiem z art. 122f KPA, strona może wnioskować o zaświadczenie o milczącym załatwieniu sprawy . Organ administracji publicznej jest zobowiązany w drodze postanowienia wydać takie zaświadczenie albo odmówić wydania takiego zaświadczenia. Stronie przysługuje zażalenie na to postanowienie.

Jednocześnie został ustalony zakres treści tego zaświadczenia i zgodnie z art. 122f § 3 KPA, zaświadczenie zawiera:

1) oznaczenie organu administracji publicznej i strony lub stron postępowania;

2) datę wydania zaświadczenia o milczącym załatwieniu sprawy;

3) powołanie podstawy prawnej;

4) treść rozstrzygnięcia sprawy załatwionej milcząco;

5) datę milczącego załatwienia sprawy;

6) pouczenie o możliwości wniesienia zażalenia;

7) podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania zaświadczenia, a jeżeli zaświadczenie zostało wydane w formie dokumentu elektronicznego – kwalifikowany podpis elektroniczny.

Należy zauważyć, że treść tego zaświadczenie różni się niewiele od treści decyzji administracyjnej, której wymagane elementy zostały zawarte w art. 107 KPA. Podstawową różnicą jest brak uzasadnienia faktycznego i prawnego w zaświadczeniu. To oznacza, że postępowanie administracyjne zakończone w sposób milczący ma charakter uproszczony, którego celem jest przyspieszenie i uproszczenie postępowania administracyjnego, jak również usprawnienie i zmniejszenie kosztów funkcjonowania administracji.

Do milczącego załatwienia sprawy stosuje się odpowiednio rozdziały KPA dotyczące wznowienia postępowania (rozdział 12) oraz uchylenia, zmiany oraz stwierdzenia nieważności decyzji (rozdział 13).

Przyjmuje się, że skutek wydania decyzji ostatecznej powstał w terminie czternastu dni od dnia upływu terminu przewidzianego do wydania decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie albo wniesienia sprzeciwu.