Zasadniczo kserokopia dokumentu ma również walor dowodu, aczkolwiek o ograniczonym zakresie. W sytuacji, gdy z innych materiałów dowodowych nie można wywieść istotnych dla rozpatrywanej sprawy faktów (np. prawa własności), brak uwierzytelnienia kserokopii może uniemożliwić merytoryczną ocenę wniosku bądź zgłoszenia. W tych uwarunkowaniach optymalnym rozwiązaniem jest, aby kserokopie składane do podanych spraw były uwierzytelnione.
Jakkolwiek nie wynika to jednoznacznie z przepisów powszechnie obowiązujących, należy uznać, że w sytuacji opisanej w pytaniu dokumenty dołączane do wniosku lub zgłoszenia powinny być uwierzytelnione, ponieważ daje im to samoistne pełnoprawne znaczenie prawne (mają moc dokumentów oryginalnych).
W art. 75 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: KPA) postanowiono:
„Art. 75 [Pojęcie]
§ 1. Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodem mogą być dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny.
(…)”.
W ocenie prawnej podanego zagadnienia użyteczne będzie orzecznictwo sądowe.
Jak podano w wyroku NSA z 21.2.2023 r., III OSK 6986/21, Legalis: „2. Żaden przepis prawa nie wyraża zakazu dowodowego korzystania z kserokopii dokumentów. Kserokopia dokumentu stanowi źródło wiedzy o dokumencie oryginalnym i podlega ocenie, jak każdy inny dowód, na podstawie wiedzy, logiki i doświadczenia życiowego. Kserokopia dokumentu urzędowego może być środkiem dowodowym w postępowaniu administracyjnym. Nie ulega wątpliwości, że nieuwierzytelniona kserokopia dokumentu urzędowego nie może korzystać z mocy dowodowej oryginału dokumentu. Różnica ich mocy dowodowej polega na tym, że kserokopia właściwie uwierzytelniona korzysta z mocy dokumentu oryginalnego, natomiast brak właściwego uwierzytelnienia powoduje, że dokument taki musi być oceniony w świetle całego materiału dowodowego. Kserokopia stanowi dokument będący dowodem istnienia oryginału i w tym zakresie podlega stosownej ocenie”.
Z kolei w wyroku NSA z 26.11.2020 r. (II FSK 1428/20, Legalis) wskazano, iż: „Kserokopia dokumentu urzędowego może być środkiem dowodowym w postępowaniu administracyjnym. Nie ulega wątpliwości, że nieuwierzytelniona kserokopia dokumentu urzędowego nie może korzystać z mocy dowodowej oryginału dokumentu. Różnica ich mocy dowodowej polega na tym, że kserokopia właściwie uwierzytelniona korzysta z mocy dokumentu oryginalnego, natomiast brak właściwego uwierzytelnienia powoduje, że dokument taki musi być oceniony w świetle całego materiału dowodowego”.
W świetle powyższego należy zatem uznać, że zasadniczo kserokopia dokumentu ma również walor dowodu, aczkolwiek o ograniczonym zakresie. W sytuacji, gdy z innych materiałów dowodowych nie można wywieść faktów istotnych dla rozpatrywanej sprawy (np. prawa własności), brak uwierzytelnienia kserokopii może uniemożliwić merytoryczną ocenę wniosku bądź zgłoszenia. W tych uwarunkowaniach optymalnym rozwiązaniem jest, aby kserokopie składane do podanych spraw były uwierzytelnione.
