Istotą proponowanej zmiany jest nowelizacja przepisu art. 217 ustawy z 14.6.1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 256 ze zm; dalej: KPA) tak by umożliwić wydawanie przez organy administracji zaświadczeń w sposób zautomatyzowany. Jednocześnie zachowana zostanie możliwość wydawania zaświadczeń w dotychczasowej papierowej formie.
Jak podnosi się w uzasadnieniu w obecnym stanie prawnym nie jest możliwe w pełni zautomatyzowane wydawanie zaświadczeń przez organy administracji publicznej. Zaświadczenie będzie mogło przybrać formę dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
Głównym uzasadnieniem zmiany jest okoliczność związana z ilością zaświadczeń wydawanych przez Krajowy Rejestr Karny. W obecnym stanie prawnym każde zaświadczenie musi być sporządzane przez pracownika. To powoduje wydłużenie wydawania zaświadczenia, a wymóg opatrzenia zaświadczenia podpisem przyporządkowanym do osoby fizycznej – pracownika organu upoważnionego do wydawania zaświadczeń, jest w opinii projektodawcy zbyt restrykcyjny (https://bip.kprm.gov.pl/kpr/bip-rady-ministrow/prace-legislacyjne-rm-i/prace-legislacyjne-rady/wykaz-prac-legislacyjny/r97830136,Projekt-ustawy-o-zmianie-ustawy-Kodeks-postepowania-administracyjnego-oraz-niekt.html).
Proponowane usprawnienie procesu wydawania zaświadczeń ma zostać osiągnięte przez wprowadzenie do KPA możliwości automatycznego przygotowywania treści zaświadczenia i opatrywania zaświadczeń w formie elektronicznej kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Dokument elektroniczny sporządzany byłby automatycznie przez system teleinformatyczny, bez ingerencji człowieka. Poświadczeniem, które pozwoli na zapewnienie autentyczności pochodzenia zaświadczenia oraz integralności zawartych w nim danych ma być kwalifikowana pieczęć elektroniczna.
Efektem proponowanych zmian ma być możliwość zapewnienia większego stopnia automatyzacji procesu przetwarzania danych.
Projekt wymagać będzie dostosowania systemów teleinformatycznych do nowej usługi webservice min. przez Służbę Kontrwywiadu Wojskowego, Agencję Wywiadu, Służbę Więziennictwa, Służbę Więzienną; sądy powszechne. Wstępne koszty wprowadzenia ustawy są planowane na ok. miliard złotych.
Nowe przepisy wejdą w życie po 14 dniach od daty ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.