Zamówieniem w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 PrZamPubl jest zamówienie, którego przedmiot obejmuje dostawy sprzętu wojskowego lub newralgicznego, roboty budowlane i usługi związane z zabezpieczeniem obiektów oraz newralgiczne roboty budowlane i usługi służące zapewnieniu bezpieczeństwa publicznego, ochronie infrastruktury lub ochronie informacji niejawnych. Jeżeli zatem zamówienie dotyczy zabezpieczenia obiektu, w którym przechowywane są dokumenty niejawne i którego ochrona ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa, może być traktowane jako zamówienie w dziedzinach bezpieczeństwa, które zgodnie z art. 410 PrZamPubl udziela się w trybie przetargu ograniczonego albo negocjacji z ogłoszeniem.
Zgodnie z art. 7 pkt 36 PrZamPubl za zamówienie w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa uznaje się takie zamówienie, którego przedmiot obejmuje dostawy sprzętu wojskowego lub newralgicznego wraz z wszelkimi jego częściami, komponentami, podzespołami i oprogramowaniem, a także roboty budowlane, dostawy i usługi związane z zabezpieczeniem obiektów pozostających w dyspozycji podmiotów realizujących tego rodzaju zamówienia. Kategoria ta obejmuje również roboty budowlane i usługi przeznaczone wyłącznie do celów wojskowych oraz tzw. newralgiczne roboty budowlane i newralgiczne usługi, czyli takie, które mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa państwa oraz ochrony informacji, w tym informacji niejawnych i innych danych podlegających szczególnej ochronie. W praktyce o zakwalifikowaniu danego przedsięwzięcia jako zamówienia w dziedzinach bezpieczeństwa decyduje przede wszystkim jego cel oraz funkcja ochronna. Zamówienie będzie należeć do tej kategorii, jeśli obejmuje działania mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa publicznego, ochronę infrastruktury krytycznej, ochronę porządku publicznego lub zabezpieczenie informacji, których ujawnienie mogłoby spowodować zagrożenie dla interesów państwa. Dotyczy to w szczególności prac związanych z tworzeniem i modernizacją systemów kontroli dostępu, systemów alarmowych, zabezpieczenia pomieszczeń, w których przechowywane są dokumenty tajne, poufne lub inne dane wymagające szczególnych środków ochrony, a także działań polegających na integracji rozwiązań technicznych z systemami bezpieczeństwa instytucji. Im bardziej wdrażane rozwiązania są kluczowe dla bezpieczeństwa infrastruktury lub ochrony informacji, tym większe prawdopodobieństwo uznania zamówienia za newralgiczne w rozumieniu PrZamPubl.
Jeżeli zatem obiekt objęty planowanym postępowaniem zawiera dokumenty niejawne, a sam budynek pozostaje w dyspozycji organu lub służby pełniącej zadania z zakresu bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwa publicznego, istnieje silna podstawa do stwierdzenia, że dane zamówienie wpisuje się w zakres zamówień z działu bezpieczeństwa. Wynika to zarówno z charakteru chronionych informacji, jak i z funkcji systemów zabezpieczeń, których instalacja ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo obiektu i przechowywanych w nim danych. Natomiast zgodnie z art. 410 ust. 1 PrZamPubl zamawiający może udzielić zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa zasadniczo w dwóch podstawowych trybach – przetargu ograniczonego oraz negocjacji z ogłoszeniem.
Przetarg ograniczony znajduje zastosowanie przede wszystkim wówczas, gdy zamawiający jest w stanie ściśle określić wymagania techniczne i funkcjonalne oraz nie zachodzi potrzeba negocjowania rozwiązań z wykonawcami. Jest to rozwiązanie bardziej „sztywne”, ale skuteczne wtedy, gdy przedmiot zamówienia jest jednoznacznie opisany, a standardy branżowe są znane i powszechnie stosowane. Z kolei negocjacje z ogłoszeniem są trybem znacznie bardziej elastycznym i w praktyce częściej wykorzystywanym w zamówieniach bezpieczeństwa. Pozwalają one na prowadzenie dialogu z wykonawcami, doprecyzowanie wymagań dotyczących ochrony informacji, sposobu działania systemów zabezpieczeń czy integracji z istniejącą infrastrukturą. Tryb ten jest szczególnie korzystny w sytuacjach, gdy nie wszystkie parametry zamówienia mogą zostać opisane w sposób kompletny na etapie przygotowania dokumentacji albo gdy zamawiający musi zachować wysoki poziom kontroli nad sposobem realizacji zamówienia ze względu na ryzyka związane z bezpieczeństwem. Należy również pamiętać, że przepisy dotyczące zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa stosuje się jedynie wówczas, gdy wartość zamówienia osiąga lub przekracza progi unijne właściwe dla tej kategorii.
