Zamawiający musi powołać komisję przetargową w postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne. Nie ma natomiast obowiązku powoływania komisji przetargowej w postępowaniach o udzielenie zamówienia, których wartość jest mniejsza niż progi unijne. Można również nie powoływać komisji przetargowej w sytuacjach opisanych w art. 215 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: PrZamPubl) (zamówienie z wolnej ręki), art. 360 pkt 1 PrZamPubl (zamówienia na usługi społeczne), art. 393 ust. 5 PrZamPubl (zamówienia sektorowe).
Zgodnie z art. 53 ust. 1 PrZamPubl: „Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza progi unijne, kierownik zamawiającego powołuje komisję do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia”. Z kolei jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne, kierownik zamawiającego może powołać komisję przetargową (art. 53 ust. 2 PrZamPubl). Należy też zaznaczyć, że według art. 54 PrZamPubl komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, powoływanym do oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, oraz do dokonywania innych, powierzonych przez kierownika zamawiającego czynności w postępowaniu lub związanych z przygotowaniem postępowania. Komisja przetargowa w szczególności przedstawia kierownikowi zamawiającego wyniki oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert oraz propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia. Intencją ustawodawcy jest więc rozłożenie pracy związanej z procedowanym postępowaniem o udzielenie zamówienia na dodatkowe osoby, które efektem swojej wspólnej pracy przedstawią kierownikowi zamawiającego rekomendację wyboru oferty najkorzystniejszej lub unieważnienia postępowania.
Jeśli jednak zamawiający nie jest w stanie zapewnić realnego zaangażowania w prace komisji przetargowej powoływanych do niej członków – lepiej by zrezygnował z funkcjonowania tej komisji. Nie ma sensu kontynuowanie, jak to nazwał pytający „fikcyjnego wprowadzania do postępowania dodatkowych osób”. Zamawiający zawsze w postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż progi unijne ma wybór, czy chce powołać komisję przetargową. Jeżeli kierownik zamawiającego uzna, że nie ma zasadności powoływania komisji z uwagi na brak możliwości realnego zaangażowania w jej prace wszystkich członków, z pewnością lepiej, by nie powoływał tej komisji.
Inaczej ma się sprawa w zamówieniach „unijnych”. Przepisy PrZamPubl nie określają co prawda konsekwencji prawnych dotyczących udzielania zamówienia „unijnego” bez komisji przetargowej, jednakże oczywistym jest, że należy przestrzegać obowiązków określonych PrZamPubl. W doktrynie pojawiają się racjonalne głosy o braku zasadności zobowiązywania zamawiających do powoływania komisji przetargowej, np. w artykule J. E. Nowickiego „Nowelizacja ustawy. Komisja przetargowa do lamusa” (https://www.wprzetargach.pl/kategorie/legislacja/nowelizacja-ustawy-komisja-przetargowa-do-lamusa). Tym niemniej nawet ocena zasadności takich postulatów nie oznacza, że można ignorować wciąż obowiązujący stan prawny.
