Rozszerzenie komunikacji elektronicznej z organami, wprowadzenie obowiązku posiadania przez podmioty publiczne Elektronicznej Skrzynki Podawczej oraz obowiązku udostępniania formularzy elektronicznych, zwiększenie liczby punktów potwierdzania profilu zaufanego czy elektroniczny wgląd w akta spraw administracyjnych i sądowych – to tylko ważniejsze zmiany wprowadzone przez ustawę z 10.1.2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 183). Proces informatyzacji i cyfryzacji administracji publicznej został zapoczątkowany w 2005 r., a omawiana nowelizacja stanowi kolejny etap zmian w tej dziedzinie, których celem jest przede wszystkim uproszczenie rozwiązań prawnych będących podstawą działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, a co za tym idzie – stworzenie ułatwień dla obywateli i przedsiębiorców. Cele te zostały osiągnięte poprzez ustawę z 10.1.2014 r., która stworzyła mechanizmy umożliwiające sprawniejsze funkcjonowanie ePUAP (elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej). Stąd niezbędne było wprowadzenie definicji i zdefiniowanie na nowo pojęć takich jak: projekt informatyczny o publicznym zastosowaniu, urzędowe poświadczenie odbioru, użytkownik, katalog usług, wzór dokumentu elektronicznego, formularz elektroniczny, zakres użytkowy dokumentu. Na uwagę zasługuje nowe zdefiniowanie urzędowego poświadczenia odbioru. Są to zgodnie z nowym brzmieniem art. 3 pkt 20 nowelizowanej ustawy dane elektroniczne powiązane z dokumentem elektronicznym doręczonym podmiotowi publicznemu lub przez niego doręczanym w sposób zapewniający rozpoznawalność późniejszych zmian dokonanych w tych danych, określające: 1) pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny lub który doręcza dokument; 2) datę i godzinę wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego – w odniesieniu do dokumentu doręczanego podmiotowi publicznemu; 3) datę i godzinę podpisania urzędowego poświadczenia odbioru przez adresata z użyciem mechanizmów – w odniesieniu do dokumentu doręczanego przez podmiot publiczny; 4) datę i godzinę wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru. Z takiej definicji wynika, że dane elektroniczne stanowiące urzędowe poświadczenie odbioru powiązane są z dokumentem doręczanym podmiotowi publicznemu oraz z dokumentem doręczanym przez ten podmiot. · Zmiany w trybie dofinansowania informatyzacji przedsięwzięć informatyzacyjnych Zgodnie z nowymi art. 12c–12h nowelizowanej ustawy minister ds. informatyzacji co najmniej raz w roku będzie przeprowadzał konkurs na dofinansowanie projektów informatycznych o publicznym zastosowaniu. Jego obowiązkiem będzie opublikowanie ogłoszenia o konkursie w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej ministra. Ogłoszenie to powinno określać co najmniej: przedmiot konkursu, podmioty publiczne mogące ubiegać się o dofinansowanie, warunki udziału w konkursie, kryteria oceny wniosku, termin i warunki realizacji projektu lub przedsięwzięcia, wysokość środków finansowych przeznaczonych na realizację konkursu oraz termin składania wniosków o dofinansowanie. Środki finansowe na dofinansowanie projektów i przedsięwzięć będą przekazywane podmiotowi, którego wniosek o dofinansowanie został wyłoniony w drodze konkursu, w formie dotacji celowej, na podstawie umowy zawartej między ministrem ds. informatyzacji a tym podmiotem. Istotna zmiana polega na dodaniu przepisu, stanowiącego podstawę prawną do nieodpłatnego przekazywania przez państwowe jednostki budżetowe oprogramowania opracowanego przez pracowników danej jednostki. Na podmioty publiczne zostanie również nałożony obowiązek udostępniania i zapewniania obsługi elektronicznych skrzynek podawczych, które będą zdolne do przyjmowania dokumentów elektronicznych na ePUAP. Skrzynki te muszą ponadto posiadać funkcjonalność wydawania i przesyłania urzędowego poświadczenia odbioru. Nowe przepisy stwarzają podstawę do wdrożenia elektronicznych skrzynek podawczych we wszystkich urzędach administracji publicznej. Dzięki temu obywatele będą mogli składać pisma w formie elektronicznej za pośrednictwem elektronicznej skrzynki do wszystkich podmiotów właściwych do rozpatrzenia danej sprawy. W związku z tym na podmioty administracji został nałożony obowiązek przekazania ministrowi ds. informatyzacji, w terminie 7 dni od dnia udostępnienia elektronicznej skrzynki podawczej, informacji o jej adresie. Następnie minister powinien umieścić tę informację na ePUAP – tam bowiem znajdzie się baza adresów wszystkich skrzynek podawczych podmiotów publicznych. Kolejna bardzo istotna kwestia, która została uregulowana nowymi przepisami, dotyczy wzorów dokumentów elektronicznych. Według art. 63 §1 Kodeksu postępowania administracyjnego, różnego rodzaju podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone również za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Dotychczas obywatele ze względów technicznych nie mogli realizować tego uprawnienia. W związku z tym dodany został do zmienianej ustawy art. 16a, który nakłada na organ następujące obowiązki: 1) przekazanie ministrowi ds. informatyzacji wzoru dokumentu elektronicznego wraz z opisem usługi możliwej do zrealizowania tego wzoru; 2) udostępnienie na ePUAP formularza elektronicznego, który będzie umożliwiał złożenie dokumentu. Minister ds. informatyzacji otrzymane wzory będzie umieszczał z centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, a opis usług na ePUAP. Organy administracji publicznej muszą zrealizować te obowiązki w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów, które określają wzór dokumentu. Niewątpliwie jako pozytywną należy uznać zmianę, na podstawie której rozszerzona została lista podmiotów uprawnionych do tzw. potwierdzania profilu zaufanego, co wpłynie na zwiększenie się liczby obywateli posiadających profil zaufany ePUAP. Potwierdzanie profilu zaufanego polega na weryfikacji zgodności danych zawartych z profilu użytkownika ze stanem faktycznym, a następnie nadaniu uprawnień wynikających z posiadana profilu zaufanego na ePUAP. Funkcję potwierdzania profilu zaufanego będą mogły sprawować podmioty, które uzyskają zgodę ministra ds. informatyzacji. Poza podmiotami, które dotychczas dokonywały potwierdzania (czyli Naczelnik Urzędu Skarbowego, wojewoda, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, konsul), funkcję tę będą mogły pełnić: 1) banki krajowe, 2) operatorzy pocztowi, 3) oddziały instytucji kredytowych. Zgoda na potwierdzanie profilu udzielana jest przez ministra po złożeniu przez zainteresowany podmiot wniosku. Następuje tylko po spełnieniu wymagań określonych w ustawie. W przypadku operatora publicznego wprowadzone zostało dodatkowe zastrzeżenie, według którego operator ten może ubiegać się o potwierdzanie zaufanego profilu nie wcześniej niż w roku następnym po roku, w którym po raz pierwszy przedłożył Prezesowi Urzędu Komunikacji Elektronicznej sprawozdanie z działalności pocztowej. Nowe przepisy przewidują także możliwość cofnięcia zgody w sytuacji, gdy dany podmiot nie będzie spełniał wymogów. Zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego i Ordynacji Podatkowej Najważniejsze zmiany dokonane przez przedmiotową nowelizację polegają na wprowadzeniu: 1) zgody strony lub uczestnika postępowania na stałe komunikowanie się z organem administracji za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej; 2) dostępu on-line do akt sprawy; 3) fikcji e-doręczenia (dotychczas w przypadku nieodręczenia pisma drogą elektroniczną obowiązkowe było wysyłanie przesyłki tradycyjną formą); 4) formy elektronicznej dla czynności, dla których obowiązkowa była forma pisemna, np. ustanowienie pełnomocnika, wezwania na rozprawę, sporządzenie adnotacji przez urzędnika; 5) możliwości stosowania elektronicznych kopii dokumentów uwierzytelnionych przez podmiot wnoszący pismo. Ponadto, zmiany obejmują także ustawę – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Jako najważniejszą nowość można wskazać wprowadzenie możliwości składania pism procesowych w formie elektronicznej oraz wprowadzenie dostępu elektronicznego do akt sprawy. Koszty poniesione przez poszczególne podmioty związane z wejściem w życie przedmiotowej ustawy nie będą stanowiły podstawy do ubiegania się o dodatkowe środki z budżetu państwa, a ich finansowanie odbywać się będzie w ramach limitów będących w dyspozycji danego dysponenta. W 2012 r. korzyści finansowe sektora finansów publicznych osiągnięte przez załatwianie spraw drogą elektroniczną oscylowały pomiędzy 1,6 a 2,2 mln zł. Na tym samym poziomie kształtowały się korzyści płynące z przesyłania pism drogą elektroniczną. Szacuje się, że wartości tych korzyści wzrosną w kolejnych latach dzięki wejściu w życie omawianej ustawy i stopniowemu upowszechnianiu się wśród obywateli elektronicznej drogi załatwiana spraw. Z tego względu stwierdzić należy, że w ujęciu długofalowym wejście w życie omawianej ustawy będzie miało pozytywny wpływ na sektor finansów publicznych. Do pozytywnych aspektów nowelizacji należy także zaliczyć korzyści płynące z upowszechniania załatwiana spraw urzędowych drogą elektroniczną. Dla obywatela korzyść jednostkowa załatwienia jednej sprawy elektronicznie zamiast w tradycyjnej formie papierowej została oszacowana na 34,50 zł, natomiast korzyść dla administracji – na poziomie 6 zł. Wprowadzenie przedmiotowych zmian w zakresie usług realizowanych przez podmioty administracji publicznej, świadczonych drogą elektroniczną, spotka się niewątpliwie z pozytywnym przyjęciem przez społeczeństwo, gdyż zmiany te przyczyniają się do wzrostu jakości życia obywateli, oszczędności czasu oraz pieniędzy. Nie należy również zapominać o przyśpieszeniu realizacji niektórych czynności w ramach prowadzonych postępowań administracyjnych, co jest związane nie tylko z oszczędnością czasu obywateli, ale także urzędników, którzy musieliby się fizycznie zajmować daną sprawą. Oszczędności finansowe oraz czasowe, pojawiające się zarówno po stronie obywateli, jak i urzędów, to tylko niektóre spodziewane pozytywne aspekty wejścia w życie przedmiotowej regulacji.