Kasy fiskalne online

1. Obowiązek ewidencji za pomocą kasy fiskalnej – zasada podstawowa

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.; dalej: VATU), podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Od 1.5.2019 r. sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinna być, co do zasady, ewidencjonowana przy zastosowaniu kas online posiadających wbudowaną funkcjonalność, która umożliwia połączenie i przesyłanie informacji między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (art. 111 ust. 6a VATU). Wejście w życie wskazanego obowiązku nie spowodowało od razu braku możliwości dalszego używania przez podatników dotychczas stosowanych kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii (art. 145a ust. 1 VATU). Jednak możliwość ta stopniowo będzie ograniczana poprzez określenie czynności, które mogą być ewidencjonowane przy zastosowaniu kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii tylko do dnia określonego przepisami (art. 145b ust. 1 pkt 1-3 VATU).

Zgodnie z art. 145b ust. 2 przepis ust. 1 stosuje się tylko do kas rejestrujących, przy zastosowaniu których jest prowadzona ewidencja sprzedaży w zakresie sprzedaży towarów lub świadczenia usług wymienionych w ust. 1.

2. Obowiązek stosowania kasy fiskalnej online

Dla określonych branż kasy online obowiązują już od 1.1.2020 r. Zgodnie bowiem z art. 145b ust. 1 VATU, podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii w terminie:

1) do 31.12.2019 r. – do:

a) świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,

b) sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych;

2) do 30.6.2020 r. – do:

a) świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,

b) sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;

3) do 31.12.2020 r. – do świadczenia usług:

a) fryzjerskich,

b) kosmetycznych i kosmetologicznych,

c) budowlanych,

d) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,

e) prawniczych,

f) związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.

Ważne

20.4.2020 r., na swojej stronie internetowej, Ministerstwo Finansów poinformowało o planowanym nowym terminie obowiązku instalacji kasy online do 1.1.2021 r. m.in. dla branży gastronomicznej, hotelarskiej.

W Ministerstwie Finansów trwają prace nad szczegółami rozporządzenia dotyczącego odroczenia terminu wejścia w życie kas online.

Z wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że system online rejestracji sprzedaży jest kolejnym, uzupełniającym obok JPK narzędziem pozwalającym na uszczelnienie systemu VAT. Skoncentrowany jest w szczególności na ograniczeniu szarej strefy w sprzedaży detalicznej poprzez usprawnienie procesów związanych z rejestrowaniem i kontrolą sprzedaży detalicznej online przy wykorzystaniu kas fiskalnych (zwalczanie nierejestrowanej sprzedaży detalicznej oraz unikania i uchylania się od opodatkowania w zakresie podatku VAT). Zdaniem Ministerstwa, funkcjonujący obecnie system fiskalizacji nie jest dostosowany do realizacji centralnego raportowania transakcji. System taki powinien być wyposażony w narzędzia analityczne do badania prawidłowości prowadzonej przez podatników ewidencji sprzedaży, co pozwoli na skuteczną i efektywną kontrolę z uwagi na zmianę sposobu typowania podmiotów do kontroli. Możliwość zdalnego monitorowania sprzedaży w znacznym stopniu uprości kontrolę bezpośrednią w miejscu wykonywania przez podatników działalności gospodarczej. Aby było to możliwe potrzebny jest powszechny standard połączenia kas fiskalnych z Centralnym Repozytorium, a także z terminalami płatniczymi. Modernizacja systemu kas rejestrujących umożliwi gromadzenie na poziomie centralnym danych na temat obrotu i kwot podatku ewidencjonowanych na poszczególnych urządzeniach.

Dane z kas online zawierają wszystkie informacje z paragonów m.in. NIP podatnika i jego dane adresowe, podstawę opodatkowania, kwotę podatku, stawkę VAT, rodzaj towaru/usługi, datę i czas sprzedaży. Dane te są przekazywane bezpośrednio, automatycznie, również w czasie rzeczywistym dokonanej transakcji.

W związku z wdrożeniem systemu kas online, zmniejszono zakres obowiązków podatników, tj.

- zniesiono obowiązek zgłoszenia kasy online do naczelnika urzędu skarbowego na papierowym druku w celu otrzymania numeru ewidencyjnego (co do zasady kasy rejestrujące online będą się łączyły z Centralnym Repozytorium Kas). Fiskalizacja i tym samym zgłoszenie kasy do naczelnika urzędu skarbowego będą dokonywały się automatycznie;

- podatnik użytkujący kasy online nie będzie zobowiązany do drukowania kopii dokumentów fiskalnych. Kasy online zapewnią klientowi możliwość otrzymania m.in. paragonu fiskalnego w formie papierowej, jednakże podatnik użytkujący ten rodzaj kas nie będzie zobowiązany do drukowania kopii paragonów fiskalnych, raportów itp.

Ważne

W celu sukcesywnej wymiany kas starego typu na kasy online wprowadzono terminy, po których nie będzie już można kupić kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (będzie jednak można je używać).


Nie będzie możliwości kupienia kas starego typu:

- z papierowym zapisem kopii po 31.8.2019 r.

- z elektronicznym zapisem kopii po 31.12.2022 r.

Można używać kas rejestrujących starego typu do czasu zużycia lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej (kasy z papierowym zapisem kopii).

Podatnicy mogą używać kas online na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Wymagane jest jednak, aby zostały one nabyte przez wynajmującego, wydzierżawiającego, leasingodawcę lub drugą stronę innej umowy o podobnym charakterze, w okresie obowiązywania potwierdzenia wydanego przez Główny Urząd Miar. Ponadto kasy te muszą posiadać nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną. Podmiot oddający kasy w używanie, przez okres trwania umowy, zapewnia wymianę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej w przypadku ich zapełnienia lub uszkodzenia.

Podmiot oddający kasy w używanie, przy zawieraniu z podatnikiem umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze o używanie przez podatnika kasy on-line, jest obowiązany do przekazania podatnikowi informacji o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis oraz kopii dokumentu potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenia o nabyciu kasy zawierającego w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą, datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego jej nabycie - § 20 rozporządzenia Ministra Finansów z 29.4.2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2019 r. poz. 816 ze zm.; dalej: KasyR)

3. Ulga na zakup kasy online

Zgodnie z art. 111 ust. 4 VATU podatnicy, u których:

a) powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas on-line,

b) nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas on-line, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, do prowadzenia ewidencji sprzedaży

- mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Warunkiem jest, że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji (art. 111 ust. 4 VATU). Ulga ta dotyczy tych podatników, którzy po raz pierwszy rozpoczynają prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kas (z wyjątkiem branż zobligowanych do wymiany).

Podstawą do odliczenia jest posiadanie przez podatnika faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 29.4.2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (Dz.U. z 2019 r. poz. 820; dalej: OdliczKasyR).

Zatem, jeżeli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT czynnym to odliczenia będzie mógł dokonać w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczął prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym (§ 3 ust. 1 OdliczKasyR).

Podatnicy nie będący podatnikami VAT otrzymują zwrot na wniosek złożony do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczną prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej (§ 4 ust. 1 OdliczKasyR). Wniosek ten musi zawierać:

- imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej,

- numer rachunku, na który należy dokonać zwrotu.

Do wniosku należy dołączyć:

- kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności za jej zakup,

- kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy rejestrującej potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży (§ 4 ust. 3 OdliczKasyR).

Zgodnie z objaśnieniami podatkowymi z 11.7.2019 r. zamieszczonymi na stronie podatki.gov.pl – Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów wyjaśnił, iż zwrot kwoty wydanej na zakup jest dokonywany na wniosek podatnika złożony do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, najwcześniej w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Zarówno przepisy art. 111 VATU w sprawie odliczenia lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika, są przepisami ogólnymi dotyczącymi wszystkich podatników, a nie tylko podatników zobowiązanych do wymiany kas rejestrujących. W odniesieniu do podatników, którzy na podstawie ww. ustawy zostali zobowiązani do wymiany obecnie używanych kas i prowadzenia ewidencji przy użyciu kas online, i planują także rozszerzyć działalność o kolejne punkty, odliczenie kwoty wydanej na zakup przysługuje tylko na te kasy, które podlegają wymianie w związku z obowiązkiem użytkowania kas online przez dane grupy podatników. Ponieważ przyznanie ulgi w tym przypadku stanowi wyjątek od zasady to należy go traktować bardzo ściśle i wąsko. Ustawodawca bowiem przyznał już raz prawo do odliczenia podatnikom przy nabyciu pierwotnych kas i jednocześnie nie mają oni obowiązku zwrotu w związku z dokonanym wcześniej odliczeniem w przypadku wymiany kasy, która zakończy użytkowanie w obowiązującym terminie.

Przykład

“A” świadczy usługi kosmetologiczne, nie jest podatnikiem VAT. W kasie, u przedsiębiorcy “A”, wyczerpała się pamięć fiskalna. “A” kupił kasę fiskalną online. Od pierwszej kasy odliczono kwotę wydatkowaną na jej zakup.

“A” może odliczyć ulgę od kolejnej kasy mimo, iż od pierwszej kasy odliczył kwotę wydatkowaną na jej zakup, ponieważ usługi kosmetologiczne zaliczają się do branży objętej obowiązkową wymianą kas na kasy fiskalne online od 1.1.2021 r. pod warunkiem rozpoczęcia ewidencji najpóźniej w tym terminie. Wniosek o zwrot kwoty wydanej na jej zakup “A” może złożyć najwcześniej w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpocznie prowadzenie ewidencji sprzedaży. W załączeniu należy przedłożyć kopię faktury i dowodu zapłaty oraz kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy online potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży. Fakt poprzednio dokonanego odliczenia i wcześniejszej wymiany kasy nie wpływa w tym przypadku na prawo do odliczenia.

Przykład

“B” powadzi działalność gospodarczą głównie związaną ze sprzedażą pieczywa i ciast. Punkty sprzedaży stanowią osobne lokale oprócz jednego punktu, gdzie jednocześnie jest wydzielona część kawiarniana i tam klient spożywa zakupione lody, napoje, kawę, herbatę i różne ciasta.

Obowiązkowej wymianie będzie podlegała tylko kasa służąca do ewidencjonowania usług związanych wyłącznie z wyżywieniem w placówce gastronomicznej – kawiarni. W stosunku do tej kasy “B” ma prawo do odliczenia ulgi z tytułu jej nabycia. Natomiast pozostałe stosowane kasy mogą być dalej użytkowane aż do momentu wyczerpania ich pamięci. Jeżeli pamięć fiskalna tych kas ulegnie zapełnieniu to „B” może zastąpić je kasami online lub kasami z elektronicznym zapisem kopii. Odliczenie na te kasy nie będzie jednak przysługiwało.

4. Rozpoczęcie prowadzenia ewidencji za pomocą kasy online 

Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas online podatnik, przy pomocy serwisanta, dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą online a Centralnym Repozytorium Kas.

Fiskalizacji dokonuje się wyłącznie w trybie serwisowym, w przypadku gdy kasa online zawiera pamięć fiskalną oznaczoną numerem unikatowym oraz pamięć chronioną niezawierającą danych. Podczas automatycznej fiskalizacji kasa otrzymuje numer ewidencyjny, który jest zapisywany w pamięci chronionej kasy. Zakończenie fiskalizacji potwierdzone jest wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji i pobraniem przez kasę i zapisem w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych. Zasady te wynikają z § 13 KasyR. Natomiast, w przypadku konieczności wymiany pamięci chronionej podatnik używający kas online jest obowiązany dokonać zapisu danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych, chyba że pamięć ta uległa uszkodzeniu. W przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej w kasach online w przypadku jej zapełnienia lub uszkodzenia, podatnik zapewnia wykonanie wskazanych w § 31 ust. 1 pkt 1-3 KasyR czynności, których należy dokonać w przypadku zakończenia używania kas online z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas oraz zapewnia wymianę pamięci chronionej (§ 14 i 15 KasyR).

Po uruchomieniu kasy online w trybie fiskalnym, podatnik zobowiązany jest zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą a CRK. Połączenie z CRK odbywa się poprzez sieć telekomunikacyjną (internet) za pomocą dowolnie wybranego przez podatnika połączenia (GSM, LAN, Wi-Fi). Po stronie podatnika leży zapewnienie stałego i bezpiecznego łącza, za pomocą którego odbywać się będzie transmisja danych (§ 17 ust. 1 KasyR). W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie trwale połączenia pomiędzy kasą a Centralnym Repozytorium Kas, podatnik jest obowiązany złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych, według ustalonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia wzoru (§ 21 KasyR).

Ważne

W przypadku zmiany miejsca używania kasy online podatnik zapewnia zapisanie w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz w książce kasy aktualnych, po dokonanej zmianie, danych o miejscu używania kasy (§ 18 KasyR)

5. Informacja o zasadach ewidencji 

Prosimy pamiętać o nowym obowiązku wprowadzonym dla podatników.

Na podstawie § 6 ust. 3 i ust. 4 KasyR podatnik ma obowiązek zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania. Osoba ta przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla osoby składającej to oświadczenie. Wzór powyższych dokumentów stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia (wzór ten dostępny jest na stronie MF podatki.gov.pl/VAT/Kasy on-line w zakładce Akty prawne).

W załączniku tym wyszczególniono podstawowe zasady, którymi ma obowiązek kierować się pracownik prowadzący u podatnika sprzedaż przy użyciu kasy rejestrującej. W wymienionych punktach określono również szczegółowo zasady wystawiania paragonu fiskalnego tj.:

- każda sprzedaż towaru lub usługi osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, a także rolnikowi ryczałtowemu (w tym również otrzymanie zaliczki), jest ewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej;

- sprzedawca ma obowiązek wystawić i wydać kupującemu paragon fiskalny, nawet bez jego żądania;

- paragon fiskalny jest wydawany kupującemu najpóźniej z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności (zapłata gotówką, kartą, odroczona płatność, przelew, itp.);

- sprzedawca, który otrzymał zaliczkę w gotówce, wystawia i wydaje paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania;

- sprzedawca, który otrzymał zaliczkę przelewem lub tytułem wpłaty na rachunek, wystawia i wydaje paragon fiskalny niezwłocznie po uznaniu tej należności na rachunku bankowym (lub rachunku w SKOK), nie później niż z końcem miesiąca, w którym należność została uznana na rachunku, a jeśli przed końcem tego miesiąca podatnik dokonał sprzedaży, paragon fiskalny za otrzymaną zaliczkę wystawia najpóźniej z chwilą dokonania tej sprzedaży;

- paragon fiskalny zawiera w szczególności następujące dane: napis „PARAGON FISKALNY”, dane sprzedawcy i jego NIP oraz centralnie umieszczone logo fiskalne i numer unikatowy kasy rejestrującej;

- dokument, który nie zawiera danych wymienionych w pkt powyżej, nie jest paragonem fiskalnym.

Osoba prowadząca u podatnika ewidencję musi być również poinformowana o skutkach nieprzestrzegania zasad prowadzenia ewidencji sprzedaży i wystawiania paragonu fiskalnego.

Obowiązek zapoznania przez podatnika osób prowadzących u niego ewidencję z obowiązkami w zakresie prowadzenia ewidencji oraz składanie przez te osoby oświadczeń o zapoznaniu się z przepisami oraz o skutkach nieprzestrzegania ich, ma na celu uświadomienie tym osobom odpowiedzialności karno-skarbowej za naruszanie tych obowiązków. Odebrane przez podatnika oświadczenie jest przechowywane w jego dokumentacji księgowej.

§ 25 ust. 1 pkt 16 KasyR określa, iż w przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, paragon fiskalny zawiera co najmniej numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym.

Natomiast paragony fiskalne drukowane przez kasy rejestrujące on-line muszą zawsze zawierać oznaczenie kasjera - § 23 ust. 1 pkt 23 rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z 28.5.2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (Dz.U. z 2018 r. poz. 1206; dalej: KasyRejR).

Link do oświadczenia: https://www.podatki.gov.pl/media/5040/informacja-o-zasadach-ewidencji-i-oswiadczenie-kasy-rejestrujace.pdf

Ważne

Nieprzestrzeganie wskazanego obowiązku powoduje następujące konsekwencje:

- na osobę, która dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda paragonu fiskalnego (faktury) może zostać nałożona kara grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe.

- niezaewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej powoduje zaniżanie wysokości sprzedaży podatnika, która powinna być opodatkowana.

- wystawienie i wydanie z kasy rejestrującej innego dokumentu niż paragon fiskalny (faktura) oznacza, że sprzedaż nie została zaewidencjonowana i nie wydano paragonu fiskalnego (faktury).


Przykład

W sklepie “C” zdarza się, że różne prace pomocnicze wykonują zleceniobiorcy, którzy obsługują też czasami kasy fiskalne lecz nie są zatrudnieni.

Zleceniobiorcy, którzy obsługują kasy rejestrujące u “C”, muszą zostać zapoznani z informacją o zasadach prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutkach ich nieprzestrzegania. Osoby te muszą złożyć oświadczenia o zapoznaniu się z tą informacją.

Nie jest konieczne kodowanie w kasie rejestrującej imion i nazwisk obsługujących je osób, wystarczy zastosować kody dotyczące poszczególnych kasjerów. Osoba ewidencjonująca sprzedaż przy zastosowaniu kasy rejestrującej nie musi w związku z wykonywaniem tych czynności być zatrudniona na podstawie umowy o pracę.

Podsumowując, ponieważ przepisy nie zawierają żadnych ograniczeń dotyczących podmiotów obsługujących kasy rejestrujące podatników, zatem mogą to być wszystkie podmioty, w tym zleceniobiorcy. Należy jednak pamiętać o obowiązku zapoznawania tych osób z informacją o podstawowych zasadach prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutkach ich nieprzestrzegania, a także złożenia przez te osoby oświadczeń o zapoznaniu się z tą informacją. Nie ma również wymagań, aby osoba ewidencjonująca sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej była zatrudniona na podstawie umowy o pracę, ponieważ przepis mówi o osobie prowadzącej u podatnika ewidencję a nie o pracowniku.

6. Paragon fiskalny 

W § 12 i 19 KasyR oraz w § 23 i 54 KasyRejR określono zasady dotyczące paragonu fiskalnego.Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy online, wystawiają paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas, z pewnym zastrzeżeniem.

Zastrzeżenie dotyczy przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę. W takim przypadku, podatnik może nie wystawiać paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej, jeżeli zapewnia nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów i usług w sposób określony w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas, tj. pod warunkiem wyświetlenia na wyświetlaczu dla nabywcy odpowiednich pozycji paragonu dotyczących transakcji sprzedaży, przez nie mniej niż 30 sekund lub do rozpoczęcia kolejnej transakcji sprzedaży. W przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas (online, z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) o zastosowaniu specjalnym, paragon fiskalny zawiera dane właściwe dla specyfiki danego rodzaju sprzedaży lub specyfiki prowadzonej ewidencji, określone i umieszczone we właściwej kolejności, zgodnie z przepisami o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

Należy pamiętać, że w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym, fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej (art. 106b ust. 5 VATU). Powyższa nowelizacja została wprowadzona z 1.1.2020 r.

Zapis § 25 ust. 1 pkt 17 KasyR określa, iż w przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii paragon fiskalny zawiera co najmniej m.in. numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy – na żądanie nabywcy.

Przedsiębiorcy powinni poinformować swoich pracowników, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kasy i wystawiają faktury, o zmianie zasad dokumentowania sprzedaży. Pracownicy muszą odmawiać wystawiania faktur dla podatników VAT do paragonów niezawierających NIP nabywcy. Jednocześnie to przede wszystkim w interesie kupującego jest dopilnowanie i poinformowanie sprzedawcy przed rozpoczęciem ewidencjonowania na kasie, że będzie potrzebował fakturę.

Ważne

Paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży będzie można wystawić i wydać nabywcy za jego zgodą także w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, zgodnie z nowym brzmieniem art. 111 ust. 3a VATU, zmienionym ustawą z 31.3.2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 568; dalej: ZmKoronawirusU20) – art. 32.

7. Serwisowanie kas

Podatnik używający kas (online, z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) jest obowiązany do wyboru oraz korzystania z usług podmiotu prowadzącego serwis, widniejącego w wykazie serwisantów, który jest opublikowany i niezwłocznie aktualizowany. Szef KAS prowadzi, na stronie BIP MF, w postaci elektronicznej, wykaz serwisantów, którzy są upoważnieni do wykonywania serwisu kas danego typu (typów), a wykaz serwisantów jest udostępniany w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Wykaz zawiera dla konkretnego serwisanta numer jego identyfikatora oraz listę typów kas, do których posiada uprawnienia wraz z datą (przy każdym typie) ważności uprawnienia dla tego typu kasy. Szef KAS udostępni wykaz do 31.5.2019 r. (§ 9 ust. 4, § 50 ust. 1 i 2 i § 63 KasyR).

Do 30.6.2019 r. zmiana podmiotu prowadzącego serwis niewynikająca z naruszenia warunków jego prowadzenia może być dokonana, na wniosek podatnika, za zgodą podmiotu prowadzącego serwis główny, z tym że nie może on odmówić zgody na zmianę podmiotu prowadzącego serwis, jeżeli warunki cenowe i miejsca jego świadczenia są korzystniejsze dla podatnika. Zawiadomienie o zmianie podmiotu prowadzącego serwis podatnik składa do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia jej dokonania. Zgodnie z nowymi zasadami zmiany podmiotu prowadzącego serwis kasy, po 30.6.2019 r. podatnik może dokonać bez uprzednio uzyskanej zgody podmiotu prowadzącego serwis główny. Jest natomiast zobowiązany o tej zmianie zawiadomić podmiot prowadzący serwis główny w ciągu 5 dni od jej dokonania. Nie ma natomiast obowiązku powiadamiania o zmianie naczelnika urzędu skarbowego. Dokonując wyboru podmiotu prowadzącego serwis kas należy sprawdzić, czy serwisant nowego podmiotu znajduje się w ww. wykazie (§ 9 ust. 3 i § 60 KasyR).

Ministerstwo Finansów, uwzględniając nowe obowiązki nałożone zarówno na podatników jak i na serwisy świadczące usługi w zakresie serwisu kas, zwróciło uwagę, że wybór serwisu powinien być dokonany przez podatnika z dużą starannością. Rekomendowane jest podpisywanie umów z serwisantami. Sporządzana pisemna umowa pomiędzy podatnikiem a serwisem na obsługę urządzeń powinna zabezpieczać interesy podatnika, a w szczególności: zapewnienie prawidłowego nadzoru nad pracą kasy oraz terminowym wykonywaniem przeglądów przez upoważnionych serwisantów widniejących w wykazie udostępnionym na stronie BIP, sprawne realizowanie powierzonych czynności serwisowych, pomoc z weryfikacją połączenia kasy online z CRK. Ministerstwo Finansów mając na uwadze konieczność weryfikacji prawidłowości działania użytkowanych przez podatników kas rejestrujących (wszystkich rodzajów), zobowiązuje podatników do poddawania kas w terminach określonych w przepisach, obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas. Podatnicy są zobowiązani do dokonywania obowiązkowych przeglądów technicznych kas nie rzadziej niż co 2 lata, jak dotychczas.

Podatnik, w okresie zawieszenia działalności, jeśli nie prowadzi w tym okresie ewidencji, nie ma obowiązku dokonywania przeglądów technicznych, natomiast po wznowieniu działalności a przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji należy przegląd wykonać (§ 54 ust. 1 i 5 KasyR).

Kasy online oddane w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze muszą być również, przed ich fiskalizacją, poddane obowiązkowemu przeglądowi technicznemu (§ 54 ust. 4 KasyR).

Obecnie serwisant wykonuje przegląd techniczny kasy w terminie 3 dni od momentu zgłoszenia kasy do przeglądu (§ 51 ust. 4 KasyR).

W stosunku do poprzednich przepisów serwisant ma obowiązek dodatkowo, podczas obowiązkowego przeglądu, sprawdzić poprawność ustawień zegara kasy (§ 55 ust. 1 pkt 8 KasyR).

Ważne

Niedopełnienie obowiązku poddawania kas przeglądom technicznym w obowiązujących terminach – nie rzadziej niż co 2 lata – wiąże się z nałożeniem kary pieniężnej w wysokości 300 zł. (§ 54 ust. 1 KasyR i art. 111 ust. 6ka VATU).

Jeśli przegląd kasy nie zostanie wykonany w okresie 3 lat od rozpoczęcia prowadzenia ewidencji na tej kasie oraz podatnik wcześniej skorzystał z odliczenia (lub zwrotu) na zakup tej kasy – obowiązany będzie do zwrotu tego odliczenia (lub zwrotu) na rachunek właściwego urzędu skarbowego (art. 111 ust. 6 VATU).

Przegląd techniczny jest odnotowywany w książce kasy oraz zarejestrowany jako zdarzenie w pamięci fiskalnej – w przypadku kas online. Do książki kasy dołącza się zalecania pokontrolne oraz kopię dokumentu potwierdzającego wykonanie tego przeglądu (§ 55 ust. 2 KasyR). Podmioty prowadzące serwis kas, zobowiązane są składać do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wykaz wykonanych przeglądów technicznych w kasach z kopią papierową i z kopią elektroniczną w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został dokonany przegląd. Wykaz zawiera imię i nazwisko lub nazwę i numer identyfikacji podatkowej podmiotu prowadzącego serwis i podatnika, numer ewidencyjny i numer unikatowy kasy rejestrującej oraz datę dokonania przeglądu (145a ust. 13 VATU).

Ważne

Ministerstwo Finansów poinformowało o procedurze przeprowadzania przeglądów okresowych kas rejestrujących w związku z zagrożeniem wirusem COVID-19.

W związku z pojawiającymi się sygnałami ze strony producentów oraz podmiotów zajmujących się serwisem kas rejestrujących, dotyczącymi obaw serwisantów, w zakresie przeprowadzania przeglądów okresowych kas rejestrujących, związanych z zagrożeniem wirusem COVID-19, Ministerstwo Finansów poinformowało, że w sytuacji nadzwyczajnej jaka jest obecnie spowodowana rozprzestrzenianiem się koronawirusa, podatnicy mogą indywidualnie zwracać się z wnioskami do naczelników urzędów skarbowych o odroczenie terminu przeglądu technicznego do lipca 2020 roku z uwagi na zapobieganie rozprzestrzeniania się wirusa, w związku z ustawą z 2.3.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.; dalej: KoronawirusU)

Wniosek powinien być złożony przed terminem przeglądu technicznego kasy rejestrującej.

Przepisami ZmKoronawirusU20 ustawodawca wprowadził możliwość odroczenia terminu wykonania badań urządzeń technicznych, z zachowaniem możliwości eksploatacji przez maksymalny okres kolejnych 6 miesięcy oraz umożliwił w 2020 r. organom administracji miar odraczanie terminu dokonania legalizacji i zezwalanie na dalsze użytkowanie przyrządów pomiarowych wobec których dokonano takiego odroczenia, ale przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy.

8. Zakończenie używania kasy

§ 31-33 KasyR określa obowiązki w przypadku zakończenia używania kas on-line z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym. W takiej sytuacji podatnik:

- wystawia raport fiskalny dobowy;

- niezwłocznie po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta, przejścia kasy w tryb tylko do odczytu dokonuje, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;

- składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;

- sporządza i składa, wraz z protokołem z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy i odpowiednimi raportami, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru.

W przypadku zakończenia używania kas online, podatnik zapewnia odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych.

W przypadku zakończenia używania kasy online, gdy stwierdzono brak możliwości odczytu pamięci fiskalnej, podatnik sporządza i składa do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru, w terminie 5 dni od dnia otrzymania kopii protokołu. W przypadku zakończenia przez kasę on-line pracy w trybie fiskalnym, podatnik nie może prowadzić ewidencji przy użyciu tej kasy.

(RA)




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych