Już w przyszłym roku nastąpi uszczegółowienie zasad prowadzenia akt elektronicznych w postępowaniu przed sądami administracyjnymi

1. Omówienie znowelizowanych przepisów

Zmiany w ustawie z 30.8.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm., dalej PPSA) wprowadzone zostaną przez przepisy ustawy z 10.1.2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2014 r., poz. 183).

Znowelizowany art. 12a PPSA ma następujące brzmienie:

„§ 1. dla każdej sprawy z zakresu, o którym mowa w art. 1, tworzy się akta. Akta są tworzone w postaci elektronicznej lub papierowej.

§ 2. Akta w postaci elektronicznej są przetwarzane z wykorzystaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w rozumieniu przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 3. Akta w postaci papierowej są przetwarzane w tej postaci oraz z wykorzystaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w rozumieniu przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach”.

Do ustawy dodany został art. 12b. Na podstawie przedmiotowej nowelizacji określony w ustawie warunek formy pisemnej uważa się za zachowany, jeżeli dokument elektroniczny został podpisany w sposób, o którym mowa w art. 46 § 2a. Jest to również nowy przepis, który stanowi, iż pismo podpisane przez stronę albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP lub przez zastosowanie innych mechanizmów równoznaczny jest z zachowaniem formy pisemnej dokumentu.

W postępowaniu dokumenty elektroniczne wnosi się do sądu administracyjnego przez elektroniczną skrzynkę podawczą, a sąd doręcza takie dokumenty stronom za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Nowym przepisem będzie również art. 49a PPSA. Zgodnie z tym przepisem, sąd potwierdza wniesienie pisma w formie dokumentu elektronicznego do swojej elektronicznej skrzynki podawczej przez przesłanie urzędowego poświadczenia odbioru w rozumieniu ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1114), na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny. W treści urzędowego poświadczenia odbioru informuje się o tym, że pisma w sprawie będą doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, oraz poucza się o prawie strony do rezygnacji z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

2. Komentarz do wprowadzonych zmian

Elementem niezbędnym do istnienia akt w postaci elektronicznej jest umożliwienie składania przez strony dokumentów w formie elektronicznej. Stąd wprowadzenie regulacji stanowiącej o zachowaniu formy pisemnej w przypadku dopełnienia określonych w ustawie formalności przy elektronicznym podpisywaniu dokumentów.

Niezbędne stanie się również stworzenie możliwości wnoszenia pism do sądu administracyjnego poprzez utworzoną w tym celu elektroniczną skrzynkę podawczą. Konieczne było także znowelizowanie przepisów dotyczących potwierdzenia wniesienia dokumentu w formie elektronicznej. Jako, że jest to uprawnienie, a nie obowiązek strony, będzie istniała możliwość zrezygnowania z takiego sposobu doręczania pism.

Informatyzacja postępowania przed sadem administracyjnym to z pewnością trafne rozwiązanie. Powinno przyczynić się do przyspieszenia postępowania, jak również obniżenia kosztów jego prowadzenia poprzez eliminację dokumentów w postaci papierowej. Ułatwi także przechowywanie akt w postaci elektronicznej.