Jak od 1 stycznia 2020 r. ustalać, czy pracownik ma zapewnioną minimalną płacę

W 2022 r. pracownik na pełnym etacie powinien zarabiać co najmniej 3010 zł brutto (o 210 zł więcej niż w 2021 r.), a niepełnoetatowy – nie mniej niż proporcjonalną część tej stawki, obliczoną adekwatnie do liczby godzin do przepracowania w danym miesiącu. Przykładowo minimalna płaca dla pracownika zatrudnionego na:

1) ½ etatu w styczniu 2022 r. wyniesie 1504,80 zł (3010 zł : 152 godz. = 19,80 zł x 76 godz.), a w lipcu – 1505,28 zł (3010 zł : 168 godz. = 17,92 zł x 84 godz.),

2) ¾ etatu w lutym 2022 r. to 2257,20 zł (3010 zł : 160 godz. = 18,81 zł x 120 godz.), a w lipcu – 2257,92 zł (3010 zł : 168 godz. = 17,92 zł x 126 godz.).

Wzrost minimum ustawowego nie oznacza podwyżki wynagrodzenia zasadniczego każdego zatrudnionego na podstawie stosunku pracy. Nie tylko ono wchodzi bowiem w skład minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy zarobkach wieloskładnikowych podwyżka może nie być potrzebna, ale to zależy od rodzaju i wysokości tych składników.

Co uwzględniać, co pomijać
Ustalając, czy pracownik ma zagwarantowane minimum ustawowe, pracodawca powinien zsumować przysługujące mu składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, które zostały zaliczone do wynagrodzeń osobowych przez Główny Urząd Statystyczny. Musi jednak pominąć niektóre z nich – patrz tabela. Lista wyłączeń od 2020 r. zawiera dodatek za staż pracy, przez który – na gruncie regulacji o płacy minimalnej – należy rozumieć dodatek do wynagrodzenia przysługujący pracownikowi z tytułu osiągnięcia ustalonego okresu zatrudnienia, na zasadach określonych w odrębnych przepisach, układzie zbiorowym pracy, innym opartym na ustawie porozumieniu zbiorowym, regulaminie wynagradzania, statucie określającym prawa i obowiązki stron stosunku pracy, umowie o pracę lub spółdzielczej umowie o pracę. Ta definicja była konieczna, ponieważ w przepisach są stosowane różne nazwy dla takiego dodatku (np. za wieloletnią pracę, za długoletnią pracę, za wysługę lat) oraz obowiązują różne zasady jego przyznawania i wypłacania. 

Przykład
Na wynagrodzenie pracownika składa się: 2600 zł wynagrodzenia zasadniczego, miesięczna premia regulaminowa w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego (260 zł), kwartalna nagroda uznaniowa przyznawana w wysokości do 10% wynagrodzenia (maksymalnie 260 zł). Oznacza to, że za miesiąc pracy pracownikowi przysługuje 2860 zł, a w miesiącu następującym po każdym kwartale (kwiecień, lipiec, październik i styczeń) – może to być 3120 zł, jeśli zostanie przyznana nagroda w najwyższym wymiarze. Żeby osiągnąć poziom minimum ustawowego od 1.1.2022 r., pracodawca musi podwyższyć płacę zasadniczą do np. 2800 zł, bo łącznie z premią regulaminową będzie wynosić 3080 zł (70 zł powyżej minimum ustawowego).


Przykład
Wynagrodzenie pracownika samorządowego, zatrudnionego na cały etat, to 2800 zł wynagrodzenia zasadniczego (300 zł powyżej minimalnego progu w XVII kategorii zaszeregowania) oraz 420 zł dodatku za wieloletnią pracę (15% wynagrodzenia zasadniczego, a od 1 kwietnia 2020 r. – 16%). Okresowo otrzymuje również dodatek specjalny, ale nie dłużej niż przez 3 miesiące w roku, w związku z czym może on być uwzględniany przy ustalaniu, czy pracownik uzyska co najmniej płacę minimalną wyłącznie za miesiące, w których pracownik ten dodatek otrzymuje. Pracodawca musi podnieść wynagrodzenie zasadnicze od 1.1.2022 r. do 3010 zł, jeśli w tym dniu pracownikowi nie przysługuje dodatek socjalny. Dodatek stażowy pozostaje bowiem poza składnikami branymi pod uwagę przy ustalaniu minimum ustawowego dla pracownika.

Listy elementów płacowych przyjmowanych i pomijanych przy ustalaniu minimalnego wynagrodzenie za pracę pracownika  

Składniki i świadczenia wliczane do minimum ustawowego*

1.

Wynagrodzenie zasadnicze w formie czasowej, akordowej, prowizyjnej i innej

2.

Inne, niż za staż pracy, dodatki (dodatkowe wynagrodzenia) za szczególne właściwości pracy, szczególne kwalifikacje lub warunki pracy

3.

Premie i nagrody regulaminowe i uznaniowe

4.

Dopłaty (dodatki) wyrównawcze (np. wyrównanie do wysokości kwoty najniższego wynagrodzenia za pracę pracowników ustalanego przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej na podstawie Kodeksu pracy, przy wykonywaniu pracy zastępczej)

5.

Wynagrodzenia dodatkowe za prace wykonywane w ramach obowiązującego wymiaru czasu pracy, lecz nie wynikające z zakresu czynności

6.

Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy, wypłacane za środków pracodawców (wynagrodzenia za urlopy wypoczynkowe i dla poratowania zdrowia, za czas niezdolności do pracy wskutek choroby, za czas przestoju nie zawinionego przez pracownika i inne)

7.

Ekwiwalenty pieniężne za niewykorzystany urlop wypoczynkowy i inne

8.

Uposażenie posłów i senatorów wraz z uposażeniem dodatkowym

9.

Świadczenia o charakterze deputatowym (wartość świadczeń w części nie opłaconej przez pracownika) lub ich ekwiwalenty pieniężne (np. deputaty węglowe, energetyczne, środków spożywczych), a także ekwiwalenty za umundurowanie, jeśli obowiązek jego noszenia wynika z obowiązujących ustaw

10.

Świadczenia odszkodowawcze (np. w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia, świadczenia wyrównawcze wypłacane pracownikom, którzy wskutek wypadku przy pracy lub choroby zawodowej doznali stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu)

Składniki i świadczenia wyłączane z minimum ustawowego**

1.

Nagroda jubileuszowa

2.

Odprawa pieniężna przysługująca pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy

3.

Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych

4.

Dodatek za pracę w porze nocnej

5.

Dodatek za staż pracy

*Lista ma charakter otwarty, co oznacza, że jeśli pracodawca ustanowił inne elementy płacowe, które tutaj nie są wymienione i nie są objęte wyłączeniami, powinien je uwzględnić przy ustalaniu minimalnego wynagrodzenia konkretnego pracownika; por. https://stat.gov.pl/metainformacje/slownik-pojec/pojecia-stosowane-w-statystyce-publicznej/608,pojecie.html

** Lista ma charakter zamknięty, co oznacza, że pracodawca nie może wyłączać z minimalnego wynagrodzenia pracownika innych elementów płacowych niż w niej zawarte

Ważne
Licząc, czy pracownik uzyskuje minimalne wynagrodzenie za pracę, należy pominąć honorarium za pracownicze prawa autorskie (por. wyrok SN z 18.10.2017 r., I PK 278/16, Legalis).


Kiedy uzupełniać wynagrodzenie

Wynagrodzenie pracownika powinno być tak ustalone, aby odpowiadało minimum ustawowemu. Dotyczy to płacy jednoskładnikowej (wynagrodzenie zasadnicze) oraz wieloskładnikowej (płaca zasadnicza i inne elementy, np. prowizja, premia, dodatek funkcyjny). Jeżeli jest określone poniżej minimalnego wynagrodzenia za pracę, musi być do jego wartości uzupełnione (nie mylić z wyrównaniem, o którym  poniżej). Taka czynność nie może być jednak wykonywana przez pracodawcę w każdym miesiącu. Wskazywałaby bowiem na niewłaściwe ukształtowanie wynagrodzenia. W efekcie może interweniować inspekcja pracy, która kontroluje przestrzeganie przez pracodawcę przepisów o wynagrodzeniach za pracę i innych świadczeniach związanych ze stosunkiem pracy. Z art. 282 § 1 pkt 1 KP wynika, że pracodawca, który nie wypłaca pracownikowi wynagrodzenia za pracę w ustalonym terminie albo je bezpodstawnie zaniża, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Grozi mu za to grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.

Przykład
Pełnoetatowy pracownik ma zagwarantowane w umowie o pracę 2800 zł wynagrodzenia zasadniczego i premię uznaniową w wysokości od 10% do 15% pensji zasadniczej. Przez większość miesięcy roku pracodawca wypłaca premię. Utrzymanie tej reguły w 2022 r. zapewnia płacę miesięczną powyżej poziomu minimum ustawowego (2800 zł + 280 zł = 3080 zł). Nie wymaga też zmiany postanowień umowy, ponieważ obydwa składniki płacowe sumuje się do ustalenia, czy w danym miesiącu pracownikowi przysługuje minimum ustawowe. Jednak w tych miesiącach (stanowiących wyjątek), w których pracownik otrzyma wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze, pracodawca musi je uzupełnić do 3010 zł. 

Jak dokonywać wyrównania
Wyrównywanie wynagrodzenia do poziomu minimalnej płacy powinno mieć miejsce tylko w warunkach i na zasadach określonych prawem. Ma przebiegać w sposób opisany poniżej.
Krok 1. Sprawdzanie powodów niższej pensji niż minimalna
Terminy wypłat niektórych składników wynagrodzenia lub rozkład czasu pracy – to dwie wyłączne przyczyny powstania różnicy między wynagrodzeniem pracownika a minimum ustawowym, które uruchamiają obowiązek wyrównania. Jeśli jedna z nich wystąpi w danym miesiącu, pracodawca będzie musiał wypłacić pracownikowi tę różnicę po ustaleniu, że suma jego składników płacowych i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, uwzględnianych w minimum ustawowym jest od niego niższa.
Pracodawca nie ma obowiązku wyrównywania pensji w miesiącach, w których wynagrodzenie pracownika jest niższe od minimalnego z innych powodów niż wymienione wyżej, np. ze względu na korzystanie przez niego ze zwolnienia lekarskiego, przebywanie na urlopie bezpłatnym czy zawarcie albo rozwiązanie umowy o pracę w trakcie miesiąca.
Krok 2. Obliczanie wyrównania w zależności od formy wynagradzania
Gdy pracownik jest wynagradzany na podstawie miesięcznych stawek wynagrodzeń i nie przysługuje mu wynagrodzenie za pełny miesięczny wymiar czasu pracy, pracodawca będzie musiał naliczyć wyrównanie za każdą godzinę pracy. W tym celu:
• dzieli minimalne wynagrodzenie za pracę przez liczbę godzin pracy przypadającą do przepracowania przez pracownika w danym miesiącu w ramach pełnego wymiaru czasu pracy; stawka będzie taka sama również dla pracowników niepełnoetatowych,
• ustala stawkę za godzinę pracy, dzieląc wynagrodzenie pracownika w danym miesiącu przez liczbę godzin do przepracowania w tym miesiącu,
• określa różnicę stawek, odejmując od minimalnej stawki godzinowej stawkę za godzinę pracy pracownika,
• mnoży różnicę stawek przez liczbę przepracowanych godzin.

Przykład
Pracodawca zatrudnia pracownika na 1/2 etatu, w systemie zmianowym. Zapewnia mu: płacę zasadniczą – 1400 zł z dodatkiem za pracę w nocy, dodatek zmianowy – 100 zł miesięcznie (wypłacany w stałej wysokości bez względu na liczbę przepracowanych godzin w danym miesiącu), premię regulaminową – 70 zł (5% wynagrodzenia zasadniczego) miesięcznie, zmniejszaną za dni nieobecności w pracy bez względu na powody. W styczniu 2022 r. miałby do przepracowania 76 godz., ale z racji rozkładu czasu pracy przepracuje 63 godz., z tego 24 godz. w porze nocnej, za które otrzyma 95,04 zł (3,96 zł x 24 godz.). Jego wynagrodzenie za styczeń wyniesie zatem łącznie 1413,62 zł (1218,58 zł + 95,04 + 100 zł), w tym wynagrodzenie zasadnicze i premia regulaminowa w kwocie 1218,58 zł zostały obliczone w następujący sposób: [(1400 zł + 70 zł) : 76 godz. = 19,34 zł x 13 godz. nieprzepracowanych = 251,42 zł; 1470 zł – 251,42 zł = 1218,58 zł]. Będzie ono niższe niż minimum ustawowe na 1/2 etatu, które w styczniu 2022 r. wynosi 1504,80 zł, a że przyczyną jest rozkład czasu pracy, pracodawca będzie musiał wypłacić wyrównanie, zgodnie z poniższymi wyliczeniami, w których wyłącza z wynagrodzenia pracownika dodatek za pracę w nocy:
• minimalna stawka godzinowa: 3010 zł : 152 godz. = 19,80 zł
• stawka godzinowa pracownika: 1413,62 zł – 95,04 zł = 1318,58 zł : 76 godz. = 17,35 zł
• różnica stawek: 19,80 zł – 17,35 zł = 2,45 zł
• wysokość wyrównania: 2,45 zł x 63 godz. = 154,35 zł.
Gdy pracownik jest wynagradzany godzinowo, pracodawca oblicza wyrównanie za każdą godzinę pracy. Ma ono stanowić różnicę między minimalnym wynagrodzeniem godzinowym w danym miesiącu a wynagrodzeniem pracownika w tym miesiącu. Różnicę tę pracodawca uzyska wskutek:
• podzielenia stawki minimalnego wynagrodzenia za pracę przez liczbę godzin przypadającą do przepracowania przez pracownika w danym miesiącu,
• odjęcia od uzyskanego wyniku stawki godzinowej pracownika,
• pomnożenia otrzymanej kwoty przez liczbę godzin pracy.


Przykład

Od 1.1.2022 r. pracodawca zmienia termin wypłaty dodatków i premii na 5 dzień następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wskutek tego będzie musiał wypłacić wyrównanie do poziomu minimum ustawowego pełnoetatowemu pracownikowi wynagradzanemu stawką godzinową w wysokości 18 zł za godz., dodatkiem zmianowym – 3% wynagrodzenia zasadniczego i premią regulaminową – 8% wynagrodzenia zasadniczego. Za styczeń przysługiwałoby temu pracownikowi łącznie 3036,96 zł, zgodnie z wyliczeniem:
• wynagrodzenie zasadnicze: 18 zł x 152 godz. = 2736 zł
• dodatek zmianowy: 2736 zł x 3% = 82,08 zł
• premia regulaminowa: 2736 zł x 8% = 218,88 zł
• razem: 2736 zł + 82,08 zł + 218,88 zł = 3036,96 zł.
Pracodawca wypłaci jednak na koniec stycznia tylko 2736 zł wynagrodzenia zasadniczego. Będzie musiał także dokonać wypłaty wyrównania w kwocie 274 zł, zgodnie z wyliczeniem:
• minimalna stawka godzinowa: 3010 zł : 152 godz. = 19,80 zł
• różnica stawek: 19,80 zł – 18 zł = 1,80 zł
• wartość wyrównania: 1,80 zł x 152 godz. = 273,60 zł, po zaokrągleniu 274 zł (zaokrąglenie jest konieczne z uwagi na wartość minimum ustawowego, które nie zostałoby osiągnięte w razie nie dokonania zaokrąglenia).

Łącznie pracownik otrzyma na koniec stycznia 3010 zł, a do 5 lutego – łącznie 300,96 zł z tytułu dodatku zmianowego i premii regulaminowej za styczeń. 


Ważne
Zasady dotyczące wyrównywania płacy do minimum ustawowego stosuje się odpowiednio do pracowników niepełnoetatowych.


Krok 3. Termin wypłaty
Jeśli pracodawca ma obowiązek wypłaty wyrównania, powinien to uczynić za okres danego miesiąca łącznie z wypłatą wynagrodzenia.




 

Wypróbuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
uruchomi dostęp:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Uzyskaj dostęp

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Polityka prywatności