Jednostki prowadzące działalność zgodnie z art. 2 ustawy z 29.9.1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.; dalej: RachunkU) ujmują w trakcie roku obrotowego operacje gospodarcze w księgach rachunkowych, zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 i 6 RachunkU oraz w przyjętej przez nie polityce rachunkowości. Są to m.in.: zasada ciągłości, kontynuacji działalności, zasada memoriału, współmierności, zasada istotności i ostrożnej wyceny.

Rozpoczynając przygotowania do sporządzenia sprawozdania finansowego należy stwierdzić czy salda wynikające z prawidłowo i rzetelnie prowadzonych ksiąg rachunkowych są prawdziwe i realne.

Inwentaryzacja aktywów i pasywów ma pokazać, iż wartość majątku i źródeł jego pochodzenia wynikająca z jej przeprowadzenia jest zgodna z danymi liczbowymi ujętymi w księgach rachunkowych, a jeśli występują różnice (niedobory lub nadwyżki), należy wyjaśnić ich przyczyny oraz ująć je w księgach rachunkowych zamykanego roku.

Istotne jest by sprawdzić istnienie nie tylko ilości i wartości danego składnika majątkowego, ale również wartości użytkowej (tzw. przydatność ekonomiczną).

Szczegółowe wytyczne dotyczące przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji winny być określone w sporządzonej przez jednostkę Zakładowej Instrukcji Inwentaryzacyjnej.

Czynności inwentaryzacyjne przeprowadza się w większości jednostek między 1 października a 15 stycznia następnego roku.

Wyróżniamy 3 metody przeprowadzenia inwentaryzacji, w zależności od składnika majątkowego:

– spis na natury,

– potwierdzenie salda,

– weryfikacja aktywów i pasywów z dokumentami źródłowymi, stanowiącymi podstawę ujęcia w księgach rachunkowych.

Ustawa o rachunkowości, w niektórych przypadkach nakazuje przeprowadzenie inwentaryzacji danego składnika majątkowego w określonym dniu np. kasa jednostki musi być zinwentaryzowana w dniu 31 grudnia w ramach spisu z natury.

Gdy sprawozdanie finansowe jednostki za dany rok obrotowy jest badane prze Biegłego Rewidenta, umowa o przeprowadzenie badania jest sporządzana w takim terminie, by Biegły Rewident miał możliwość uczestnictwa w przeprowadzeniu inwentaryzacji.