Grafiki czasu pracy można nadal prowadzić w plikach Excel

Harmonogramy nie muszą spełniać wymagań dla dokumentacji pracowniczej, bo nie wchodzą w jej skład. A wobec tego nie dotyczą ich również wymogi przewidziane dla jej postaci elektronicznej.

Od 1 stycznia 2019 r. mamy w kodeksie pracy legalną definicję dokumentacji pracowniczej, która wynika z art. 94 pkt 9a KP Na pojęcie to składają się akta osobowe pracowników oraz inna dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Pod tym ostatnim określeniem kryją się z kolei tylko dokumenty wymienione w par. 6 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), a więc również dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy. W jej skład nie weszły jednak harmonogramy czasu pracy. W trakcie prac nad projektem rozporządzenia istniał w nim wprawdzie punkt zobowiązujący pracodawców do przechowywania potwierdzonych przez pracowników kopii harmonogramów czasu pracy w dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy. Ostatecznie jednak przepis ten nie znalazł się w rozporządzeniu.

Zatem harmonogramy czasu pracy, podobnie jak listy obecności, dokumentacja wypadkowa czy ta dotycząca chorób zawodowych, stanowią inne rodzaje dokumentacji niż dokumentacja pracownicza (pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia ich wszystkich). Zasady ich tworzenia zostały uregulowane w 2013 r. w art. 129 par. 3 KP Wynika z niego, że harmonogramy mogą mieć formę pisemną lub elektroniczną. Warto przy tym podkreślić, że regulacja ta nie uległa zmianie od czasu jej wprowadzenia. Przepis jest więc znacznie starszy niż obowiązujące od początku tego roku ogólne zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. W praktyce w wielu organizacjach harmonogramy są od dawna tworzone i przechowywane elektronicznie w plikach Excel lub w różnego rodzaju aplikacjach służących do planowania czasu pracy.

Po wprowadzeniu w nowym rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej wymagań dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej pojawiło się jednak pytanie, czy te wymagania obejmują również harmonogramy czasu pracy. Gdyby tak przyjęto, to uderzyłoby to w wiele małych firm i uniemożliwiłoby planowanie czasu pracy w arkuszu kalkulacyjnym. W przypadku elektronicznej dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. nie ma takiej możliwości, co potwierdziło także w wydanym na prośbę DGP stanowisku Ministerstwo Cyfryzacji, współtworzące te rozwiązania prawne (zob. stanowisko z 10 czerwca 2019 r. opublikowane w: „Resort cyfryzacji neguje praktykę archiwizowania elektronicznej dokumentacji pracowniczej”, DGP nr 128 z 4 lipca 2019 r.).

Na szczęście Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z 31 października 2019 r. potwierdziło, po pierwsze, że harmonogramy czasu pracy nie wchodzą w skład nowego pojęcia dokumentacji pracowniczej, a po drugie, że do harmonogramów czasu pracy nie stosuje się wymagań wynikających z rozdziałów 3 i 4 ww. rozporządzenia. Oznacza to w praktyce, że tylko ewidencja czasu pracy i wymienione w par. 6 pkt 1 rozporządzenia dokumenty muszą spełniać wymagania dotyczące dokumentów w postaci elektronicznej. Harmonogramy czasu pracy mogą więc być nadal przechowywane w plikach Excel lub w różnych aplikacjach, których nie trzeba dostosowywać do wymagań w zakresie elektronizacji wprowadzonych 1 stycznia 2019 r. ©℗

Stanowisko MRPiPS z 31 października 2019 r. dla DGP w sprawie elektronicznych rozkładów czasu pracy

Stosownie do art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy prowadzona i przechowywana w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacja pracownicza obejmuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Niezależnie od wybranej przez pracodawcę postaci prowadzenia/przechowywania dokumentacji pracowniczej (tj. papierowej lub elektronicznej) dokumentacja ta powinna być prowadzona i przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, czyli zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 94 pkt 9b KP Konkretyzacja (uszczegółowienie) wspomnianych wymagań następuje w przepisach rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369).

Wymagania, o których mowa wyżej, odnoszą się do akt osobowych pracownika oraz jego dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Katalog dokumentów składających się na dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy określa przepis § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w którym wymienia się m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym ewidencję czasu pracy, oraz szereg innych dokumentów i wniosków dotyczących czasu pracy. Katalog ten ma charakter zamknięty i nie obejmuje rozkładów czasu pracy danego pracownika, które, jak wynika z art. 129 § 3 KP, mogą być sporządzane w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej miesiąc i są przekazywane pracownikowi co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który zostały sporządzone.

Należy podkreślić, że rozkłady czasu pracy (w tym sporządzane w formie elektronicznej) nie stanowią części akt osobowych pracownika, jak również nie są zaliczane do pozostałej dokumentacji w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy. Nie są one zatem częścią dokumentacji pracowniczej i jako takie nie muszą, zdaniem resortu, spełniać wspomnianych wymagań przewidzianych w Kodeksie pracy oraz powołanym wyżej rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dla dokumentacji pracowniczej, w szczególności określonych w rozdziale 3 i 4 ww. rozporządzenia.

Przedstawiając powyższe, resort pragnie jednocześnie podkreślić, że wyrażane przez resort poglądy prawne i oceny nie są wiążące dla stron konkretnych stosunków pracy, organizacji pracodawców, organizacji pracowników, Państwowej Inspekcji Pracy oraz sądów pracy.

Łukasz Prasołek specjalista z zakresu prawa pracy, były pracownik PIP i SN.




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych