Instytucje unijne są nadzorowane przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (EIOD). EIOD jest organem nadzorczym, odpowiednikiem polskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który nadzoruje zgodność przetwarzania danych osobowych przez instytucje i organy Unii Europejskiej z ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO).
Od grudnia 2019 r. pozycję Europejskiego Inspektora Ochrony Danych pełni Wojciech Wiewiórkowski, który wcześniej był zastępcą EIOD, a w latach 2010-2014 pełnił funkcję Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
2 czerwca EIOD opublikował na swojej stronie, krótki przewodnik z informacjami kiedy i jak prowadzone są przez niego kontrole w nadzorowanych instytucjach. Wskazano, że EIOD prowadzi kontrole na podstawie rocznego planu kontroli, który powstaje w oparciu o analizę ryzyka oraz możliwości osobowe instytucji.
Obok zaplanowanych kontroli, Inspektor może prowadzić kontrole losowe, które decyduje się przeprowadzić w oparciu o takiej informacje jak: jakie dane osobowe przetwarza dana instytucja, jak wiele skarg wpłynęło na instytucje, czy instytucja przekazuje dane osobowe i komu dane są przekazywane, historię współpracy z instytucją czy powiązanie z wcześniejszymi decyzjami EIOD. Pandemia Covid-19 wprowadziła zmiany w prowadzeniu przez EIOD kontroli. Obecnie kontrole na miejscu zostały zawieszone i prowadzone są jedynie kontrole zdalne. W niektórych obszarach prowadzenie kontroli nawet po zakończeniu pandemii będzie miało dalej formę zdalną.
Przed przystąpieniem do kontroli, EIOD informuje instytucje o zamiarze przeprowadzenia kontroli, około 4 tygodnie przed jej rozpoczęciem. Jeszcze przed rozpoczęciem kontroli EIOD może prosić o dokumenty i informacje.
W trakcie kontroli na miejscu prowadzone są spotkania, wywiady oraz pokazy w jaki sposób instytucja przetwarza dane osobowe w codziennej pracy. Po zebraniu dowodów, kontrolowany podmiot może wnieść komentarze do zebranego materiału. Wszyscy pracownicy instytucji w której prowadzona jest kontrola są zobowiązani do współpracy z EIOD na podstawie rozporządzenia 2018/1725.
Po zakończeniu kontroli, EIOD przekazuje instytucji tzw. mapę drogową z rekomendacjami. Następnie, EIOD śledzi czy jego rekomendacje zostały wprowadzone. Informacje o przeprowadzonych kontrolach jest publikowana w raporcie rocznym EIOD.
Źródło: https://edps.europa.eu/system/files/2021-06/28-05-21_audit_factsheet_fin_en.pdf
