Taką możliwość przewiduje art. 94 pkt 9a ustawy z 26.6.1974 r. – Kodeks Pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.; dalej: KP) w nowym brzmieniu nadanym przez projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (dalej projekt). Projekt ten został przyjęty przez rząd i trafi teraz pod obrady parlamentu. Początek obowiązywania zaproponowanych w nim rozwiązań przewidziano na 1.1.2019 r., ale to się może zmienić w trakcie prac legislacyjnych.
Zmiana decyzji
Zgodnie z proponowanym w art. 1 pkt 4 projektu art. 948 KP, pracodawca będzie mógł zmieniać decyzję co do sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Przejście z formy papierowej na elektroniczną ma nastąpić poprzez odwzorowanie cyfrowe (skany) oryginałów dokumentów i opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Działanie w odwrotną stronę będzie wymagało dokonania wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej. O zmianie metody przechowywania dokumentów i możliwości ich odebrania pracodawca będzie musiał poinformować pracowników.
Krótszy okres przechowywania
Dziś dokumentację pracowniczą (osobową i płacową) pracodawcy muszą przechowywać przez 50 lat. Wynika to z art. 51u ustawy z 14.7.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1506 ze zm.) oraz art. 125a ust. 4 ustawy z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu (tj. Dz.U. z 2017 r. poz. 1383 ze zm.). Cel tak długiego okresu archiwizowania dokumentów to m.in. podstawa do ustalenia prawa do emerytury lub renty pracownika i wysokości tych świadczeń. Nadal ma być on realizowany po skróceniu czasu przechowywania do 10 lat (liczonych od roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy), co wprowadza art. 1 pkt 3 projektu nadając nową treść art. 94 pkt 9b KP. Tyle że inaczej będą rozłożone akcenty.
To ZUS ma gromadzić na koncie ubezpieczonego dane do ustalenia i przyznania świadczenia z ubezpieczenia społecznego zarówno osób pozostających w stosunkach pracy, jak i w stosunkach cywilnoprawnych (umowy agencyjne, zlecenia i o świadczenie usług). Będzie to możliwe wskutek przekazywania przez pracodawców/zleceniodawców już obecnie tworzonych miesięcznych raportów i deklaracji, a także poinformowania o dacie rozwiązania stosunku pracy.
Różny czas archiwizacji
10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ma dotyczyć osób zatrudnionych po wejściu w życie nowych przepisów, czyli po 1.1.2019 r. W odniesieniu do pracowników zatrudnionych przed tym dniem a po 1.12.1998 r. możliwe będzie jego stosowanie pod warunkiem, że pracodawca przekaże do ZUS raporty informacyjne, a ich kopie otrzymają pracownicy (art. 3 i art. 7 ust. 3 projektu). Jeśli tego nie uczyni, musi trzymać dokumentację przez 50 lat od dnia lub stosunku pracy. Tyle samo ma trwać archiwizacja w stosunku do osób zatrudnionych przed 1.1.1999 r. Tu nie ma żadnego wyboru.
Przedłużenie 10-letniego okresu przechowywania nastąpi w razie toczącego się postępowania sądowego, w którym dokumentacja pracownicza jest wykorzystywana (art. 944 KP, dodany art. 1 pkt 4 projektu). Termin przedłużenia jest determinowany udziałem pracodawcy jako strony postępowania. Gdy nią jest, wówczas będzie trzymał dokumenty do czasu zakończenia sprawy w sądzie. Jeśli natomiast dowie się o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, wtedy 10 lat wydłuża się o 12 miesięcy, po upływie których będzie miał obowiązek zawiadomić byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji w ciągu 30 dni od otrzymania zawiadomienia.
Odbiór i zniszczenie dokumentacji
Według nowego art. 946 KP pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie przekazywał pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej odbioru i zniszczeniu, jeśli nie zostanie odebrana w wyznaczonym terminie. Zniszczenie ma nastąpić w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu na odbiór (art. 947 KP dodany przez art. 1 pkt 4 projektu).
