Dostosowanie przepisów Kodeksu pracy w zakresie monitoringu do RODO

Zgodnie z uzasadnieniem: „Zmiany mają na celu przede wszystkim dostosowanie brzmienia obowiązujących przepisów prawa pracy do art. 6 ust. 1 lit. c. RODO, który wprowadził przesłankę istnienia „obowiązku prawnego” jako podstawy pobierania danych osobowych. Przepisy RODO przyznają także państwom członkowskim swobodę w określeniu zasad przetwarzania przez pracodawców danych osobowych pracowników, w tym poprzez uzależnienie ich gromadzenia od wyrażenia zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie bądź pracownika”.

Dostosowania KP w zakresie monitoringu do RODO

Niespełna rok po dodaniu przepisu art. 22² do KP – dotyczącego monitoringu w zakładzie pracy, na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych z 2018 r, obowiązującej od 25.05.2018 r., ustawodawca zmienia wprowadzone przepisy w związku z koniecznością bardziej kompleksowej regulacji, w pełni dostosowanej do standardów RODO.

Monitoring w miejscu pracy

Aktualnie pracodawca ma możliwość wprowadzenia monitoringu w miejscu pracy, czyli tak zwanego szczególnego nadzoru nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu, w przypadku wystąpienia jednej z czterech przesłanek:

1) jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;

2) jeżeli jest to niezbędne do ochrony mienia;

3) jeżeli jest to niezbędne do kontroli produkcji;

4) jeżeli jest to niezbędne do zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitorowany teren musi być odpowiednio oznaczony, a pracownicy zaznajomieni z celem, zakresem oraz sposobem zastosowania monitoringu w odpowiednim akcie wewnątrzzakładowym z odpowiednim wyprzedzeniem.

Przetwarzanie i przechowywanie nagrań

Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje je przez okres nieprzekraczający co do zasady 3 miesięcy od dnia nagrania. Przedłużenie terminu przechowywania dokumentów może nastąpić, jeżeli nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu. W takim przypadku 3-miesięczny termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie wskazanego czasu nagrania powinny ulec zniszczeniu.

Nowe zasady – pomieszczenie związkowe wyłączone z monitoringu

Kwestię reguluje dodany art. 22² § 1¹ KP w następującym brzmieniu: „§ 1¹ . Monitoring nie obejmuje pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej”.

Powyższe jest związane z dotychczasowym brzmieniem przepisu art. 22² § 2 KP, zgodnie z którym monitoring nie obejmuje:

1) pomieszczeń sanitarnych,

2) szatni,

3) stołówek oraz palarni,

4) pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej,

chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności przez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Pracodawca miał więc w rzeczywistości monitorować pomieszczenia związkowe, powołując się choćby nawet na obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom. Uprawnienie to ulegnie jednak zmianie a w konsekwencji powyższego przepis art. 22² § 2 otrzyma brzmienie: „§ 2. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.”

Nowe brzmienie przepisu:

1. wyłączy możliwość stosowania monitoringu w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Zgodnie z uzasadnieniem ustawy, w opinii projektodawcy monitoring pomieszczeń związkowych rodzi duże prawdopodobieństwo naruszenia zasady wolności i niezależności związków zawodowych, choć w dotychczasowym brzmieniu obowiązywało przecież zastrzeżenie, że czynić tego nie może. Zmiana nastąpiła jednak wskutek lobby przedstawicieli związków zawodowych, co może mieć o tyle negatywną konsekwencję dla pracodawcy, że w przypadku znajdowania się w pomieszczeniu związkowym mienia pracodawcy o wysokiej wartości (np. komputer, drukarka, skaner czy inny sprzęt elektroniczny) pracodawca nie będzie miał nad nim kontroli. Ponadto, co zdaje się ważniejsze pracodawca nie będzie miał możliwości bieżącej weryfikacji czy w pomieszczeniach związkowych są przestrzegane zasady BHP, pomimo iż to on odpowiada za życie i zdrowie pracowników, na podstawie przepisu art. 207 KP.

2. wskaże, że monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Projektodawca uszczegóławia, że „Pozwoli to na ochronę prywatności pracowników, a jednocześnie pracodawca zyska możliwość przekonania pracowników (w tym związków zawodowych) do stosowania ww. monitoringu w przypadku, gdy przemawiają za tym potrzeby pracodawcy (oraz gdy nie naruszy to godności i innych dóbr osobistych pracowników)”.

Wskutek wejścia w życie ustawy zmianie ulegnie również przepis art. 22² § 10 KP, który dotychczas wskazywał, że przepis § 9 nie narusza przepisów art. 12 i art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L Nr 119 z 2016 r., s. 1). Zmiana jest techniczna, bowiem nowe brzmienie będzie krótsze i wskazywało tylko, że „§ 10. Przepis § 9 nie narusza przepisów art. 12 i art. 13 rozporządzenia 2016/679”.