Dostosowanie KP w zakresie danych osobowych do RODO

Zmiany w zakresie art. 22¹ § 1 KP co do podania danych osobowych

RODOU przewiduje zmiany co do kategorii danych danych osobowych, które przyszły pracodawca musi pozyskać, aby mógł podjąć działania związane z rekrutacją a następnie z zatrudnieniem.

Aktualnie, zgodnie ze zmianami pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: 1) imię (imiona) i nazwisko; 2) datę urodzenia; 3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; 4) wykształcenie; 5) kwalifikacje zawodowe; 6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

W zakresie § 1 przepisu 22 KP zmiana polegała więc na tym, że pracodawca będzie „żądał” podania danych, a nie tak jak dotychczas, że „ma prawo żądać”. Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie nie będzie się już wymagało podania danych osobowych obejmujących m.in. imion rodziców, bowiem katalog danych pozyskiwanych od pracownika się zmienił.

Co ważne, pracodawca żąda podania danych osobowych związanych z: wykształceniem, kwalifikacjami zawodowymi oraz przebiegiem dotychczasowego zatrudnienia, tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Zatem, co do zasady pracodawca żądana podania tylko czterech kategorii danych osobowych. Pracodawca może żądać udokumentowania powyższych danych osobowych osób, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Zmiana jest aktualnie zgodna z RODO, szczególnie z zasadą proporcjonalności, adekwatności i minimalizmu przetwarzania danych określoną w art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Nie jest tak, że każdy stosunek pracy uzasadnia gromadzenie informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych lub przebiegu dotychczasowego zatrudnienia osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Nie jest to uzasadnione przy pracach rodzajowo nieskomplikowanych, prostych i krótkoterminowych.

Oczywiście może być tak, że pracodawca żąda podania od pracownika dodatkowo innych danych osobowych obejmujących: 1) adres zamieszkania; 2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość; 3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy; 4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie; 5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Co do tych danych, pracodawca również może żądać ich udokumentowania, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Oprócz podania powyższych danych pracodawca żąda podania jeszcze innych danych osobowych. Dodatkowe dane osobowe, które nie są wymienione w katalogu tzw. obligatoryjnych danych pozyskiwanych przez pracodawcę będą mogły być pobierane m.in. celem korzystania przez pracowników ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, czy też gdy będzie to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa (KP czy inną ustawą, np. o służbie cywilnej, zgodnie z którą w służbie cywilnej może być zatrudniona osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe).

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą.

Ponadto po art. 22¹ KP dodano art. 22^1a i art. 22^1b dot. zgody oraz przetwarzania danych biometrycznych

Z przepisu art. 22^1a § 1 KP wynika, że zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 22¹ § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO (tj. danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych – tego rodzaju dane osobowe będą mogły być przetwarzane wyłącznie w przypadku, kiedy przepis prawa będzie przewidywać obowiązek ich żądania przez pracodawcę lub obowiązek ich udostępnienia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika). Inne dane mogą obejmować np. historię kredytową. Dane te mogą być udostępnione zarówno przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika na wniosek pracodawcy lub z inicjatywy samej osoby, której dotyczą.

Ważne jest to, że brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę. Naruszenie powyższego może stanowić podstawę do wystąpienia z roszczeniami w związku z naruszeniem prawa do równego traktowania i niedyskryminacji.

Nowy art. 22^1b § 1 KP wskazuje na możliwość przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO – dane szczególnej kategorii/ wrażliwe, tj: ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne mające na celu jednoznaczne zidentyfikowanie osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby. Przetwarzanie takich danych jest możliwe wyłącznie, gdy ich przekazanie następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Do przetwarzania tych danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie wydane przez pracodawcę, oczywiście zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Gromadzenie danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika możliwe będzie również na podstawie zgody. Brak zgody lub jej późniejsze wycofanie nie będzie mogło powodować negatywnych konsekwencji w zakresie stosunku pracy. Tzw. „dane zwykłe” pozyskiwane są z inicjatywy przyszłego pracodawcy, natomiast „dane wrażliwe/ szczególnie chronione”, mogą być przetwarzane jeżeli są przekazane z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Potrzebna będzie jednak wyraźna zgoda. Ze względu na duże kary związane z nieprzestrzeganiem RODO ważne jest respektowanie niniejszych przepisów.