W mojej ocenie spółka w celu ujęcia w księgach rachunkowych wydatków powinna dysponować odpowiednimi dokumentami potwierdzającymi zdarzenia gospodarcze związane z poniesionymi kosztami podatkowymi. W sytuacji, gdy osoba wynajmująca byłaby zarejestrowanym podatnikiem do celów podatku VAT – należałoby wystawić spółce faktury na zasadach określonych w ustawie z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.).
Jeżeli wynajmujący nie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT, to może na mocy ustawy z 29.8.1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 900 ze zm., dalej: OrdPU) wystawić rachunek.
Należy zauważyć, że na mocy art. 87 § 1 OrdPU, jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Ordynacja wskazuje, że obowiązek ten dotyczy „podatników, którzy prowadzą działalność gospodarczą”. Jednakże organy skarbowe stoją na stanowisku, że pojęcie „działalności gospodarczej” w tejże ustawie należy rozumieć szeroko. Przykładem może być stanowisko, jakie zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 25.4.2014 r., ITPB1/415-82/14/AK. Organ wyjaśnił bowiem, że OrdPU definiuje działalność gospodarczą jako każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność – do przedsiębiorców.
Należy zatem uznać, że do działalności gospodarczej w rozumieniu OrdPU należy zaliczyć także prywatny najem. Prawidłowo wystawiony rachunek za wynajem może być zatem podstawą do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych.
Zakres informacji, które muszą być zawarte w rachunkach określa § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 22.8.2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. Nr 165, poz. 1373 ze zm.), zgodnie z którym rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi powinien zawierać co najmniej:
1) imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
2) datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
3) określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
4) ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.
