Pracodawca ma prowadzić akta osobowe oddzielne dla każdego pracownika. Akta te składają się z 4 części, z czego w 3 częściach muszą się znaleźć dokumenty z zakresu bhp.
Część A akt osobowych obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 KP).
Z powołanych wyżej przepisów wynika, że wstępnym badaniom lekarskim, podlegają osoby przyjmowane do pracy.
Wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają jednak osoby:
1) przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą;
2) przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli przedstawią pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, a pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych. Stosuje się to odpowiednio w przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą.
Zatem w części A akt osobowych pracownika powinny znaleźć się:
– skierowanie na wstępne badania lekarskie (wystawione przez obecnego pracodawcę) i orzeczenie lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich – jeżeli pracownik podlega takim badaniom u obecnego pracodawcy lub
– skierowanie na badania lekarskie (wystawione przez poprzedniego pracodawcę) i orzeczenie lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, które były przeprowadzone u poprzedniego pracodawcy – jeżeli pracownik nie podlega wstępnym badaniom lekarskim, bowiem ma aktualne badania lekarskie przeprowadzone u poprzedniego pracodawcy i spełnione są warunki z ww. pkt 2.
W części B akt osobowych pracownika mają się znaleźć oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Rozporządzenie nie określa wyczerpującego katalogu dokumentów, które mają być umieszczone w tej części, a jedynie wskazuje najistotniejsze z tych dokumentów. Dokumentami z zakresu bhp, które powinny być umieszczone w tej części są:
– potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 KP wymaga od pracownika potwierdzenia tego na piśmie),
– potwierdzenie poinformowania pracownika o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (obowiązek pracodawcy poinformowania o tym pracownika wprowadza art. 226 pkt 2 KP),
– potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (obowiązek pracodawcy poinformowania o tym wprowadza art. 201 § 3 KP),
– dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (obowiązek pracodawcy zapewnienia takich szkoleń dla pracowników wprowadza art. 2373 § 2 KP),
– skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich (chodzi tu o badania lekarskie przeprowadzane na podstawie art. 229 § 1 pkt 2 KP; dotyczą one pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy i innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe) oraz okresowych i kontrolnych badań lekarskich (przeprowadzanych na podstawie art. 229 § 2 i 5 KP),
– wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (pracownik pracujący w nocy w rozumieniu art. 1517 § 2 KP może złożyć taki wniosek na podstawie art. 1517 § 6 KP).
Natomiast w części C akt osobowych pracownika umieszcza się oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Także w przypadku tej części rozporządzenie nie określa zamkniętego katalogu takich dokumentów. Z zakresu bhp w tej części akt osobowych pracownika należy na pewno umieścić skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 KP nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi takich badań po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli zainteresowana osoba zgłosi wniosek o objęcie takimi badaniami).
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej części. Nie ma więc przeszkód, aby pracodawca np. stworzył podczęść dotyczącą oświadczeń i dokumentów z zakresu bhp w części B akt osobowych pracownika (np. B1 czy B5), w której musi umieścić kilka różnych oświadczeń i dokumentów (aczkolwiek nie ma takiego obowiązku).
Pracodawca może przechowywać w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.
Niezależnie od akt osobowych pracownika pracodawca jest jeszcze obowiązany prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą – z zakresu bhp – kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (obowiązki zapewnienia pracownikom tych rzeczy, ewentualnie wypłaty ekwiwalentu nakładają na pracodawcę art. 2376 i art. 2377 KP). Dokumentacja ta może być prowadzona w postaci papierowej albo elektronicznej, stosownie do wyboru pracodawcy.
Do zakresu dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w stosunku pracy w dniu 1.1.2019 r., zgromadzonej do tego dnia, stosuje się dotychczasowe przepisy (tj. przepisy poprzedniego rozporządzenia, obowiązującego do 31.12.2018 r.). Jednak do dokumentacji pracowniczej tych pracowników, gromadzonej od dnia 1.1.2019 r. stosuje się już przepisy nowego rozporządzenia.
Pracodawcy mogą zresztą dostosować zakres akt osobowych i dokumentacji zgromadzonej przed 1.1.2019 r. do nowych przepisów (nie mają jednak takiego obowiązku).
Do zakresu dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1.1.2019 r., stosuje się dotychczasowe przepisy (tj. przepisy poprzedniego rozporządzenia, obowiązującego do 31.12.2018 r.). Pracodawcy muszą jedynie dostosować warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w § 8 nowego rozporządzenia do końca 2019 r.
