Pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo. Jeśli się to nie uda, to dopuszczalne jest udzielenie niewykorzystanego w danym roku urlopu najpóźniej do końca września następnego roku (art. 168 KP).
Termin ten jest dochowany, gdy pracownik rozpoczął urlop przed upływem 30 września danego roku kalendarzowego. Obowiązek ten nie dotyczy jedynie czterech dni urlopu na żądanie pracownika.
O udzieleniu urlopu wypoczynkowego zawsze decyduje pracodawca
Nawet naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września kolejnego roku nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez udzielenia zwolnienia przez pracodawcę (wyr. SN z 5.12.2000 r., I PKN 121/00, OSNAPiUS 2002, Nr 15, poz. 353).
Z uwagi na to, że udzielenie urlopu w omawianym terminie jest obowiązkiem pracodawcy, w doktrynie i orzecznictwie przyjmuje się, że pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin urlopu zaległego, i to nie tylko we wrześniu kolejnego roku, ale również i w pierwszych miesiącach kolejnego roku. Zatem zastosowanie przez pracodawcę art. 168 KP nie wymaga zgody pracownika (por. wyrok SN z 24.1.2006 r., I PK 124/05, OSNP 2006, Nr 23–24, poz. 354).
Udzielanie urlopu w okresie obowiązywania stanu zagrożenia z powodu COVID-19
W 2020 roku uprawnienie do jednostronnego udzielania urlopu zaległego potwierdzone zostało w tzw. specustawie antycovidowej, zgodnie z którą w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać (art. 15gc ustawy z 2.3.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych; Dz.U. z 2020 r. poz. 374).