Wpływ pisma po godzinach urzędowania nie może być utożsamiony z datą wpływu w rozumieniu przepisów instrukcji kancelaryjnej. Dniem wpływu będzie w tym przypadku pierwszy dzień, w którym funkcjonuje urząd.
Z § 40 (załącznik 1 – Instrukcja kancelaryjna) do rozporządzenia z 18.1.2011 r. Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych wynika m.in.:
§ 40.
3. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej:
1) liczby porządkowej;
2) daty wpływu przesyłki do podmiotu;
(….)
W kontekście określenia daty rejestracji pisma użyteczne mogą być stanowiska z orzecznictwa sądowego. Przykładowo, w wyroku WSA we Wrocławiu z 30.10.2024 (IV SAB/Wr 489/24, Legalis) m.in. podano: Sąd podziela argumentację organu, który w odpowiedzi na skargę zwracał uwagę na to, że wniosek strony o udostępnienie informacji publicznej wpłynął do organu w dniu 19 kwietnia 2024 r. w godzinach późno popołudniowych, tj. po godzinach pracy Urzędu, który to fakt należy uwzględnić przy obliczaniu biegu terminu jaki obowiązywał organ przy załatwienia tegoż wniosku. Mając na uwadze, że dzień 19 kwietnia 2024 r. przypadał w piątek, rozpoczęcie biegu 14-dniowego terminu do udzielenia informacji publicznej należało przyjąć na dzień 22 kwietnia 2024 r. (poniedziałek). Liczony od tej daty 14-dniowy termin na udostępnienie informacji publicznej mijał w dniu 6 maja 2024 r. (poniedziałek).
Zatem, z powyższego należy wnioskować, że wpływ pisma po godzinach urzędowania nie może być utożsamiony z datą wpływu w rozumieniu przepisów Instrukcji kancelaryjnej. Dniem wpływu będzie w tym przypadku pierwszy dzień w którym funkcjonuje urząd.
