Według założeń, pracodawca będzie żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Od pracownika natomiast – poza danymi tymi samymi co, od kandydata – dodatkowo danych osobowych obejmujących:
1) adres zamieszkania;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
Różnica między stanem bieżącym a projektowanym
W stosunku do obecnych zapisów różnice polegają na rezygnacji z możliwości domagania się od kandydata do pracy podania imion rodziców oraz miejsca zamieszkania. Jako nowość pojawiają się natomiast szeroko rozumiane dane kontaktowe. Obejmować mogą zarówno adres korespondencyjny, jak też adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu. Danych tych pracodawca – opierając się na aktualnym projekcie zmian – będzie żądać, co oznacza nie tylko uprawnienie ale obowiązek ustawowy. Nie będzie mógł przy tym narzucić podania określonych form kontaktu, domagając się np. bezwzględnie wskazania numeru telefonu.
Pracodawca żądać będzie podania również innych danych wówczas, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.
Przetwarzanie danych za zgodą kandydata do pracy lub pracownika
Projektowane zmiany dopuszczają również – jednak z daleko idącymi ograniczeniami – przetwarzanie wszelakich innych danych (czyli nie wskazanych w przepisach Kodeksu pracy ani w przepisach odrębnych) kandydata do pracy lub pracownika za ich zgodą.
„Zgoda” osoby, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.
W projekcie nie planuje się ograniczać sposobów wyrażenia zgody (pierwotnie wskazywano na postać pisemną lub elektroniczną).
Zgoda jako akceptowana i zgodna z prawem przesłanka przetwarzania dodatkowych danych dotyczyć może sytuacji, w których dane zostały udostępnione na wniosek pracodawcy lub z inicjatywy kandydata lub pracownika. Jest to o tyle istotne – w połączeniu z brakiem ograniczeń co do sposobu wyrażania zgody – że w wielu przypadkach kandydaci do pracy w dokumentach aplikacyjnych przekazują z własnej inicjatywy dodatkowe informacje o sobie.
Warunkiem dodatkowym odnoszącym się do zgody ma być to, że przetwarzania dodatkowych informacji za zgodą kandydata lub pracownika możliwe będzie tylko wówczas, gdy jest to dla tej osoby korzystne. Projektodawca używa tutaj w daleko idący sposób nieprecyzyjnego sformułowania, nieobiektywnego i trudnego do interpretacji nawet odnośnie konkretnych sytuacji faktycznych. Korzystność analizowana może być jednostkowo ale również jako całokształt sytuacji niejako uzupełnionej zgodą. Na pewno decyzję w zakresie wyrażenia zgody, jak i jednocześnie uznania, że będzie ona tworzyć sytuację korzystną podejmuje kandydat lub pracownik, niemniej przez przesłankę korzystności oceniana będzie później zgodność z prawem przetwarzania danych przez pracodawcę.
Brak zgody lub jej wycofanie, nie będzie mógł stać się podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
Dane szczególne i dane o wyrokach skazujących
Projektodawca planuje ograniczenie możliwości przetwarzania danych szczególnych (wrażliwych) oraz danych o wyrokach skazujących i naruszeniach prawa tylko do sytuacji, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa (np. profilaktyka zdrowotna pracowników).
Wyjątek stanowią dane biometryczne, których przetwarzanie danych ma być dopuszczalne – poza sytuacjami wskazanymi ewentualnie wprost w przepisach prawa – także wtedy, gdy podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.
Według definicji zawartej w art. 4 pkt 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, s. 1), „dane biometryczne” oznaczają dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej oraz umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację tej osoby, takie jak wizerunek twarzy lub dane daktyloskopijne.
Podstawowe fizyczne cechy biometryczne to: cechy tęczówki oka, linii papilarnych palców, geometria twarzy, rozkład temperatury na twarzy i geometria dłoni. Dalszymi cechami biometrycznymi są także m.in. barwa głosu, kształt ust, kształt uszu, siatkówka oka.
