Dane indentyfikujące uczestnika pracowniczych planów kapistałowych

Zgodnie z ustawą pracodawca zobowiązany jest w umowie o prowadzenie PPK zawieraną z instytucją finansową wskazać dane identyfikujące uczestnika PPK (art. 20 PPKU).
Dane identyfikujące zostały zdefiniowane w art. 3 PPKU, zgodnie z którym dane identyfikujące uczestnika PPK to:

  • imię (imiona), 
  • nazwisko, 
  • adres zamieszkania, 
  • adres do korespondencji, 
  • numer telefonu, 
  • adres poczty elektronicznej, 
  • numer PESEL lub data urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, 
  • seria i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego. 

W świetle obowiązujących przepisów z zakresu prawa pracy nie ma regulacji, które nakazałaby pracodawcy zbierać od pracowników takie dane osobowe jak: seria i numer dowodu osobistego w przypadku osoby posiadającej numer PESEL.  
Z kolei w zakresie danych: numer telefonu i adres poczty elektronicznej – takie dane zbierane są tylko w zakresie w jakim dana osoba sama je wskaże.
Mając na uwadze powyższe, pojawiły się wątpliwości, czy i w jakim momencie pracodawca może zbierać dane dotyczące dowodu tożsamości oraz czy powinien wymagać wskazania od pracownika na potrzeby PPK wszystkich danych kontaktowych wskazanych w PPKU tj. nr telefonu i adres e-mail, skoro traktuje o tym ustawa. 

Ważne

W opinii Zespołu PERSONY pracodawca winien wskazać w umowie o prowadzenie PPK tylko te dane pracownika, którymi dysponuje, pomimo że literalne brzmienie definicji „danych identyfikujących” wskazywałaby na konieczność przekazywania wszystkich danych wymienionych w tym przepisie, w tym m.in. danych dotyczących poczty elektronicznej (podczas gdy nadal wiele osób takiej danej kontaktowej nie posiada). W naszej ocenie pozostałe dane mogą być pozyskane bezpośrednio od pracownika przez instytucję finansową, na której to ciąży obowiązek prawidłowej identyfikacji uczestnika PPK. 

 

Nasze stanowisko wynika z analizy celu w jakim wskazane dane identyfikacyjne mają być zebrane przez instytucję finansową i czemu jej one służą. Umowa o prowadzenie PPK jest umową, do której ma zastosowanie ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Zgodnie z tą ustawą instytucja finansowa powinna zidentyfikować w sposób prawidłowy beneficjenta rzeczywistego (tu uczestnika PPK)  i to do instytucji finansowej należy zebranie danych, które pozwolą jej na jednoznaczną identyfikację beneficjenta. Pracodawca winien zatem w naszej ocenie przekazać tylko te dane osobowe, które sam posiada. Pozostałe dane powinny być zebrane przez samą instytucję finansową, jeśli wg niej jest taka konieczność. 

Podobne stanowisko zostało zawarte w komunikacie Ministerstwa Finansów (link: https://www.gov.pl/web/finanse/komunikat-nr-10-w-sprawie-stosowania-przez-instytucje-obowiazane-srodka-bezpieczenstwa-finansowego-obejmujacego-weryfikacje-tozsamosci-klienta), zgodnie z którym pracodawca nie ma obowiązku zbierania od pracowników posiadających PESEL danych dotyczących dowodu tożsamości, albowiem podmiot zatrudniający jest  podmiotem uznanym za wiarygodne i niezależne źródło informacji w rozumieniu art. 37 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

W zakresie nr telefonu i adresu e-mail również uznać należy, że podanie tych danych nie jest obowiązkiem pracodawcy. Jeśli pracownik z własnej woli w tym celu przekaże te dane pracodawcy wówczas pracodawca winien wskazać je w umowie o prowadzenie PPK.   
W tym duchu wypowiedzieli się również eksperci rządowego portalu PPK – według nich adres poczty elektronicznej i numer telefonu nie stanowią obligatoryjnych danych uczestnika PPK, których podanie jest niezbędne do zawarcia w jego imieniu i na jego rzecz umowy o prowadzenie PPK.
Z drugiej strony należy pamiętać, że jeśli pracownik udostępni pracodawcy takie dane kontaktowe do celów PPK, to pracodawca nie będzie mógł tych danych wykorzystać do innych celów np. do celów związanych z relacjami pracowniczymi.
W kontekście udostępniania przez pracodawcę danych osobowych w postaci wysokości wpłaty na PPK do ZUS, na stronie ZUS w dniu 11.7.2019 r. pojawił się komunikat dotyczący PPK i obowiązku wykazywania przez pracodawcę kwoty wpłat pracodawcy, które płatnik będzie wnosił do PPK za uczestników planów kapitałowych na druku ZUS RCA w polu 27. W naszej opinii co najmniej wątpliwe jest czy na aktualny stan prawny ZUS ma uprawnienia do otrzymywania takiej informacji od pracodawcy. Aktualne brzmienie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z 13.10.1998 r. oraz aktualne rozporządzenie ministra do spraw pracy z 20.12.2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego itd. (które to określa wzór druku ZUS RCA), nie przewidują aby pracodawca miał obowiązek takie dane przekazywać do ZUS, a zatem brak jest podstawy prawnej do udostępniania przez pracodawcę danych osobowych w postaci wysokości wpłaty na PPK do ZUS, będącego odrębnym administratorem danych.  
W tej chwili trwają dopiero prace nad zmianą ww rozporządzenia.
Prócz tego pragniemy zwrócić także uwagę, że:

  • powyższe wytyczne znajdują zastosowanie również do relacji pomiędzy zleceniobiorcą a zleceniodawcą (zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 21 ustawy o PPK), 
  • zmiana danych oraz składanie oświadczeń woli przez uczestnika PPK (pracownika) następuje bezpośrednio pomiędzy tym pracownikiem a instytucją finansową, 
  • deklarację rezygnacji oraz deklarację w zakresie podwyższenia lub obniżenia wpłat podstawowych uczestnik PPK (lub osoba, która nie chce przystąpić do PPK) składa do podmiotu zatrudniającego, ten musi tylko przekazać informację wybranej instytucji finansowej.    



 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw nam swój numer telefonu
i adres e-mail, a skontaktujemy się z Tobą:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych