Czy archiwizacja dokumentów elektronicznych to problem

Tymczasem nie wystarczy zapisać np. elektronicznego JEDZ, elektronicznej oferty na płycie CD, pendrive i włożyć do „koszulki”, a następnie do segregatora z „papierową” dokumentacją postępowania o zamówienie publiczne. Zamawiający musi bowiem zapewnić tzw. elektroniczne archiwum, czyli przechowywać dokumenty za pośrednictwem systemu teleinformatycznego spełniającego wymagania odpowiadające łącznie wymaganiom określonym:

1) w rozporządzeniu Rady Ministrów z 12.4.2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2247),

2) w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30.10.2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206, poz. 1518).

W przepisach § 6 rozporządzenia wymienionego w pkt 2. wskazuje się m.in., że ma to być system, który:

1) zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,

2) zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,

3) zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie,

4) umożliwia przesyłanie dokumentów do innych systemów teleinformatycznych,

5) zapewnia zapisywanie wyeksportowanych metadanych w formacie XML.

Wymieniony system teleinformatyczny spełnia - zgodnie z § 7 rozporządzenia z pkt 2. - dla dokumentów ewidencjonowanych (dokumentów elektronicznych świadczących o wykonywaniu działalności podmiotów, powstających w nich lub napływających do nich) funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Podkreślić należy, że większość funkcjonujących na rynku komercyjnych portali e-usług zapewnia takie elektroniczne archiwum, więc ci zamawiający, którzy z nich korzystają, „wpisują się” w wyżej wymienione wymogi dotyczące archiwizacji. Bezpłatny miniPortal nie archiwizuje dokumentów, ofert złożonych przy jego wykorzystaniu w postępowaniu o zamówienie Publiczne. Na miniPortal wpływa tylko informacja o złożonej w danym postępowaniu ofercie bądź o jej zmianie lub wycofaniu. Oferty oraz dokumenty dotyczące komunikacji pomiędzy zamawiającym i wykonawcą znajdują się na skrzynkach odbiorczych na platformie ePUAP. Zamawiający musi więc zadbać o to, aby archiwizacja była zgodna z przywołanymi wyżej przepisami.




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych