Wliczanie dodatków zadaniowych i specjalnych do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego

Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy pełnego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem, że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy.

Ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym wymienia określone przypadki, które uchylają wymóg przepracowania minimum 6 miesięcy. Mianowicie, półroczny okres warunkujący nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagany m.in. w przypadkach rozwiązania stosunku pracy w związku z: przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne.

Zatem, pracownik, który w 2024 r. przeszedł na emeryturę np. w lutym czy w kwietniu, ma prawo do „trzynastki” proporcjonalnej.

Wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.

Z kolei ekwiwalent, podobnie jak wynagrodzenie urlopowe, ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem m.in. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie.

O ile więc wymienione dodatki nie mają charakteru wypłaty jednorazowej, podlegają wyliczeniu do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego, niezależnie od źródeł ich finansowania.

Nowelizacja ustawy o doręczeniach elektronicznych z podpisem Prezydenta

Celem ustawy jest wprowadzenie dodatkowego okresu przejściowego, który potrwa do 31 grudnia 2025 r. i umożliwi podmiotom obowiązanym do stosowania e-Doręczeń stopniowe dostosowanie się do nowego sposobu prowadzenia korespondencji.

E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych z potwierdzeniem odbioru. Ostatecznie adres do doręczeń elektronicznych oraz obowiązek prowadzenia korespondencji w tej formie obejmą wszystkie podmioty publiczne oraz dużą część podmiotów niepublicznych.

Nowe przepisy wejdą w życie 1 stycznia 2025 r., z wyjątkiem zmian dotyczących tworzenia adresu do doręczeń elektronicznych w oparciu o dane otrzymane od operatora wyznaczonego, które zaczną obowiązywać 1 czerwca 2025 r. oraz zmian dotyczących bezterminowości adresu do doręczeń, które wejdą w życie 1 marca 2025 r.

Do 100 mln zł dla Poczty Polskiej S.A.

Na mocy ustawy z 2019 roku o doręczeniach elektronicznych Poczta Polska S.A. została wyznaczona przez państwo jako dostawca publicznych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej. Spółka pełni rolę strategicznego partnera w realizacji tych usług.

W latach 2020-2024 Poczta Polska S.A. zainwestowała w infrastrukturę i oprogramowanie niezbędne do świadczenia tych usług. Spółka nieustannie monitoruje i dostosowuje systemy do wymagań dotyczących funkcjonalności oraz bezpieczeństwa, wprowadzając modyfikacje zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Cyfryzacji.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie uwzględniała kosztów dostosowania systemów teleinformatycznych operatora wyznaczonego ani zakupu czy modyfikacji infrastruktury, niezbędnej do realizacji usług. Koszt ten miał być pokrywany przez operatora wyznaczonego, czyli Pocztę Polską S.A., z opłat pobieranych za świadczenie usług. Model finansowania, oparty na opłatach za doręczenia, okazał się jednak nieefektywny. Kilkakrotne przesunięcia terminu obowiązku stosowania e-Doręczeń przez podmioty publiczne spowodowały, że model finansowania nie zrealizował założonego celu.

Do września 2024 r. w ramach usług PURDE i PUH nadano około 1,35 mln przesyłek, podczas gdy początkowe założenia finansowe przewidywały nadanie około 100 mln przesyłek w tym samym okresie. Oznacza to, że usługi, realizowane w ogólnym interesie gospodarczym, są finansowane z środków Poczty Polskiej S.A.

Po trzech latach świadczenia usług pozytywne efekty działań Ministerstwa Aktywów Państwowych (MAP) wspierają Poczty Polską S.A. w trudnym procesie transformacji.

Źródło: https://www.gov.pl

Opis przedmiotu zamówienia w świetle kontroli Prezesa UZP i orzecznictwa KIO

Zaprezentowane zostały w niej obszernie zagadnienia dotyczące opisu przedmiotu zamówienia na podstawie kontroli przeprowadzonych przez Prezesa UZP, opinii prawnych wydanych przez Prezesa UZP oraz orzecznictwa KIO. Przykładowe jedynie problemy przedstawia się poniżej.

Równoważny przedmiot zamówienia

Szczególną uwagę zwraca się w publikacji na wywołujący wiele problemów w praktyce art. 99 ust. 4 PrZamPubl. Przewiduje on 2 przesłanki, których kumulatywne spełnienie wyłącza generalny zakaz opisywania przedmiotu zamówienia m.in. przez wskazanie znaków towarowych. Przesłanki te stanowią:

1. niemożność opisania przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób, tj. w sposób inny niż za pośrednictwem znaków towarowych, patentów itp.;
2. użytym znakom towarowym, patentom lub pochodzeniu, źródle lub szczególnemu procesowi towarzyszą wyrazy „lub równoważny” (treść tej przesłanki wyłącza możliwość zastąpienia sformułowania „lub równoważny” jakimkolwiek innym zwrotem, niezależnie od jego możliwego zbliżonego znaczenia słownikowego).

Podkreślić należy, że opisanie przedmiotu zamówienia z zastosowaniem znaków towarowych może doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów m.in. z uwagi na fakt, że taki opis przedmiotu zamówienia mógł skutkować rezygnacją z udziału w postępowaniu przez wykonawców oferujących produkty inne aniżeli oznaczone danym znakiem towarowym, co należy uznać za działanie mogące utrudniać uczciwą konkurencję.

Jednocześnie znaczenia nabiera art. 99 ust. 6 PrZamPubl, zgodnie z którym jeżeli przedmiot zamówienia został opisany w sposób, o którym mowa w art. 99 ust. 5 PrZamPubl, zamawiający wskazuje w opisie przedmiotu zamówienia kryteria stosowane w celu oceny równoważności. Opis tych kryteriów równoważności, zgodny z art. 99 ust. 1 PrZamPubl, ma za zadanie pozwolić zidentyfikować przez potencjalnych wykonawców produkt lub usługę odmienną niż referencyjna, przy tym wypełniającą preferencje zamawiającego oraz możliwość jej zaoferowania.

Przykład z kontroli doraźnej Prezesa UZP z 14.3.2022 r. (KND/132/21/DKZP)

Zamawiający prowadził postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dzierżawę i świadczenie kompleksowej obsługi serwisowej 15 fabrycznie nowych urządzeń wielofunkcyjnych wraz z dostawą i wdrożeniem Systemu Obsługi Wydruku. W toku kontroli doraźnej ustalono, że w zakresie zgodności z opisem przedmiotu zamówienia spełniają jedynie produkty pochodzące od konkretnego producenta. Nie ma przy tym znaczenia fakt, iż dany podmiot oferuje określone produkty pod różnymi markami, jak również fakt, że możliwość dostarczania konkretnych produktów danego producenta także przez inne podmioty, jeśli istniejąca sytuacja prowadzi do uprzywilejowania lub wyeliminowania co najmniej niektórych wykonawców lub produktów, co jak należy uznać nastąpiło w przedmiotowym stanie faktycznym. Ponadto, brak jest podstaw do stwierdzenia, że zachodziły obiektywne przeszkody wynikające z uwarunkowań techniczno-organizacyjnych dla sformułowania opisu przedmiotu zamówienia w sposób dopuszczający produkty pochodzące od większej liczby wykonawców (producentów), zauważyć należy także, iż w toku postępowania o udzielenie zamówienia, jak również w toku kontroli doraźnej, zamawiający nie wskazał na szczególne, uzasadnione potrzeby, z których wynikałaby konieczność ukształtowania postanowień opisu przedmiotu zamówienia w sposób wykluczający produkty innych producentów aniżeli wykonawca.

Opis przedmiotu zamówienia przez odniesienie do norm

W praktyce wątpliwości wywołuje także kwestia opisu przedmiotu zamówienia poprzez odniesienie do norm i związana z tym relacja art. 104 ust. 1 PrZamPubl do art. 99 ust. 5 i 6 PrZamPubl. Pomocny może w związku z tym być przywołany w publikacji UZP wyrok KIO z 13.9.2022 r. (KIO 2257/22), w którym Izba nie podzieliła stanowiska odwołującego jakoby zamawiający w okolicznościach sprawy obowiązany był ustanowić w postanowieniach SWZ parametry minimalne dotyczące oferowanych rozwiązań równoważnych. Podkreśliła, że art. 101 ust. 4 PrZamPubl, odmiennie niż art. 99 ust. 6 PrZamPubl, nie wskazuje konieczności określenia kryteriów równoważności ani imiennego wskazania norm równoważnych, lecz jedynie nakłada na zamawiającego obowiązek dopuszczenia rozwiązań równoważnych opisywanym oraz użycia określenia „lub równoważne”.

Z kolei z Informacji Prezesa UZP o wyniku kontroli uprzedniej z 19.8.2021 r. (KU/100/21) wynika, że zamawiający poproszony został m.in. o udzielenie wyjaśnień poprzez wskazanie, czy opisał przedmiot zamówienia w sposób, o którym mowa w art. 101 ust. 4 PrZamPubl, a jeżeli tak, czy dopuścił rozwiązania równoważne opisywanym, zgodnie z tym przepisem. Prezes UZP podkreślił, że zamawiający realizuje obowiązek wynikający z art. 101 ust. 4 PrZamPubl, gdy sporządza opis w ten sposób, że przywołanej w opisie konkretnej normie (innemu systemowi referencji technicznej, itp.) towarzyszy określenie „lub równoważny”. Jak wynikało z wyjaśnień udzielonych przez zamawiającego formułując opis niektórych elementów przedmiotu zamówienia poprzez odwołanie się do norm, zamawiający zaniechał użycia sformułowania „lub równoważny”, co uznano za naruszenie art. 101 ust. 4 PrZamPubl.

Źródło: https://www.gov.pl/web/uzp/opis-przedmiotu-zamowienia-w-swietle-kontroli-prezesa-uzp-i-orzecznictwa-kio

Ulga w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi dla osób niepełnosprawnych

Analiza zapytania wymaga wskazania, że ustawa o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (dalej: CzystGmU) wprowadziła zamknięty katalog możliwych zwolnień w opłatach za odpady komunalne.

Na uwagę zasługują przepisy zawarte w art. 6k CzystGmU:

„4. Rada gminy, w drodze uchwały, może zwolnić w całości lub w części z opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi właścicieli nieruchomości, na których zamieszkują mieszkańcy, w części dotyczącej gospodarstw domowych, w których dochód nie przekracza kwoty uprawniającej do świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej, o której mowa w art. 8 ust. 1 lub 2 ustawy o pomocy społecznej, lub rodziny wielodzietne, o których mowa w ustawie o Karcie Dużej Rodziny.

4a. Rada gminy, w drodze uchwały, zwalnia w części z opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi właścicieli nieruchomości zabudowanych budynkami mieszkalnymi jednorodzinnymi kompostujących bioodpady stanowiące odpady komunalne w kompostowniku przydomowym, proporcjonalnie do zmniejszenia kosztów gospodarowania odpadami komunalnymi z gospodarstw domowych”.

W kontekście ww. przepisów ustawodawca stworzył prawne podstawy do stanowienia przepisów ws. zwolnień w podanych opłatach. W podanym katalogu nie ma jednak przepisu upoważniającego do wprowadzenia ulg/zwolnień w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi dla osób niepełnosprawnych.

Przepisy właściwe dla zawieszonego postępowania w sprawie o wydanie pozwolenia na budowę

Na podstawie ustawy z 7.7.2023 r. o zmianie ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym oraz niektórych innych ustaw (dalej: ZmPlanZagospU23) wprowadzono istotne zmiany do przepisów PlanZagospU, m.in. w drodze wprowadzania samej instytucji „planu ogólnego” i zasad (nowych) jego uchwalania.

W zakresie postępowań będących w toku ZmPlanZagospU23 zawiera przy tym przepisy przejściowe. Tak też, na podstawie art. 59 ust. 1 ZmPlanZagospU23, do spraw dotyczących ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznego lub wydania decyzji o warunkach zabudowy, wszczętych i niezakończonych decyzją ostateczną przed dniem wejścia w życie ustawy nowelizującej, stosuje się przepisy PlanZagospU w brzmieniu dotychczasowym. Z kolei do spraw dotyczących ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznego lub wydania decyzji o warunkach zabudowy, wszczętych od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej i przed dniem utraty mocy studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy w danej gminie:

Na podstawie z kolei art. 61-63 ZmPlanZagospU23, do budowy obiektów budowlanych, w przypadku których przed dniem wejścia w życie ZmPlanZagospU23 dokonano zgłoszenia, o którym mowa w art. 29 ustawy z 7.7.1994 r. Prawo budowlane, stosuje się przepis art. 59 ust. 2a PlanZagospU w brzmieniu dotychczasowym. Przepisu art. 59 ust. 2b PlanZagospU nie stosuje się zaś.

Do dnia wejścia w życie planu ogólnego gminy w danej gminie obszary zabudowy śródmiejskiej określone w:

– są z kolei obszarami zabudowy śródmiejskiej w rozumieniu PlanZagospU w brzmieniu nadanym ustawą nowelizującą.

Natomiast na podstawie art. 64 ust. 2 ZmPlanZagospU23, do dnia wejścia w życie planu ogólnego gminy w danej gminie, w przepisach ustaw zmienianych przez ZmPlanZagospU23, z wyjątkiem ustawy z 16.11.2006 r. o opłacie skarbowej, odnoszących się do planu ogólnego gminy, przez plan ogólny gminy należy rozumieć studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy, z wyjątkiem spraw uchwalania planów ogólnych gminy.

Z uwzględnieniem powyższych przepisów przejściowych podnieść należy, że postępowanie w sprawie wydania pozwolenia na budowę, wszczęte w oparciu o ostateczną decyzję o warunkach zabudowy, wydaną przed datą wejścia w życie ZmPlanZagospU23, toczy się na dotychczasowych zasadach, z uwzględnieniem brzmienia przepisów PlanZagospU sprzed nowelizacji.

Niejawne posiedzenie komisji skargowej

Stosownie do postanowień art. 18b ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (dalej: SamGminU), rada gminy rozpatruje skargi na działania wójta i gminnych jednostek organizacyjnych; wnioski oraz petycje składane przez obywateli; w tym celu powołuje komisję skarg, wniosków i petycji. W skład komisji skarg, wniosków i petycji wchodzą radni, w tym przedstawiciele wszystkich klubów, z wyjątkiem radnych pełniących funkcje przewodniczącego i wiceprzewodniczącego. Zasady i tryb działania komisji skarg, wniosków i petycji określa statut gminy.

Skargi powinny być rozpatrywane w sposób transparentny, a osoba skarżąca powinna mieć możliwość przedstawienia swoich uwag lub wyjaśnień w sprawie.

Zasadniczo posiedzenia komisji rady gminy są jawne (art. 11b SamGminU), chyba że istnieje ważny powód do przeprowadzenia obrad w trybie zamkniętym (np. kwestie dotyczące ochrony danych osobowych, tajemnicy państwowej lub zawodowej itd.). W przypadku, gdy komisja rozpatruje skargę, interes strony skarżącej oraz zasada jawności procesu są bardzo istotne. Wykluczenie strony skarżącej z obrad mogłoby stanowić naruszenie zasad przejrzystości oraz prawa strony do zaprezentowania swojego stanowiska w sprawie.

Skoro ustalony regulamin nie precyzuje szczegółowych zasad dotyczących obrad komisji w sprawach skarg, to wójt, przewodniczący komisji i pozostali członkowie komisji powinni kierować się ogólnymi zasadami prawa samorządowego, w tym zapewnieniem jawności obrad, chyba że występują wyjątkowe okoliczności pozwalające na zorganizowanie obrad w trybie zamkniętym. Zamknięcie obrad komisji (np. wykluczenie pozostałych radnych oraz strony skarżącej) nie jest standardową procedurą. W szczególnych przypadkach, takich jak omawianie spraw objętych tajemnicą (np. dane osobowe, dokumenty wrażliwe), może to być uzasadnione. Jednak w przypadku rozpatrywania skargi na działania wójta, brak jednoznacznych przesłanek do utajnienia obrad sugeruje, że obrady powinny być jawne, w tym udział strony skarżącej.

Mając na uwadze powyższe, uważam, że działanie przewodniczącego komisji, który chce zwołać obrady wyłącznie dla członków komisji i utajnić obrady, może być niezgodne z zasadami jawności procesu rozpatrywania skarg, chyba że istnieją obiektywne i uzasadnione powody do podjęcia takiej decyzji (np. tajemnica państwowa, dane osobowe).

Obsadzenie stanowiska zwolnionego przez p.o. dyrektora

Z art. 21 ustawy o pracownikach samorządowych wyprowadza się prawo do powierzenia obowiązków na stanowisku w razie potrzeby, np. do czasu zakończenia naboru. Powierzenie obowiązków kierownika samorządowej jednostki organizacyjnej dopuszczalne jest także wówczas, gdy przepis ustawowy wprost takiej kompetencji nie ustanawia (wyrok NSA z 21.2.2019 r. I OSK 3607/18, Legalis). Jeżeli powierzenie obowiązków jest czasowe, wówczas pracownik pełniący obowiązki czasowo zwalnia swoje stanowisko. Nie jest jednoznacznie rozstrzygnięte, czy stanowisko jest wówczas wolne, czy nie. W razie przyjęcia, że jest czasowo wolne, można przeprowadzić nabór w celu zatrudnienia pracownika na czas określony na stanowisku wicedyrektora. Można również powierzyć obowiązki wicedyrektora pracownikowi niżej w hierarchii i zatrudnić na jego stanowisko pracownika na czas określony. Natomiast w razie przyjęcia, że pracownik pełniący obowiązki nie zwalnia swojego poprzedniego stanowiska, nie można przeprowadzić naboru na stanowisko wicedyrektora.

Z przepisów nie wynika wprost, jaka jest właściwa interpretacja. Jednakże z uwagi na elastyczne podejście do tematyki pełnienia obowiązków w orzecznictwie, wydaje się, że można uznać stanowisko wicedyrektora za wolne i przeprowadzić nabór.

Odliczenie VAT od zakupu autobusu przez powiat

Co do zasady – zgodnie z art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług każdemu podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia podatku VAT naliczonego w zakresie, w jakim zakupy dokonywane są na potrzeby działalności opodatkowanej. Każdorazowo powiat powinien ustalić dla jakiej działalności dokonywany jest dany zakup towarów czy świadczenie usług. Zakupy dokonywane dla działalności opodatkowanej pozwalają dokonać odliczenia podatku VAT naliczonego w pełnej wysokości. W sytuacji dokonywania przez powiat zakupów dla działalności zwolnionej czy też niepodlegającej VAT powiat nie będzie miał prawa do takiego odliczenia. Natomiast jeżeli zakupy są dokonywane na potrzeby działalności mieszanej, to podatek VAT naliczony, odliczany może być odpowiednio przy zastosowaniu WSS lub też prewskaźnika, bądź z zastosowaniem zarówno WSS jak i prewskaźnika.

Jednostki samorządu terytorialnego – gmina, powiat, województwo występują w obrocie prawnym zarówno jako podatnik VAT jak i jako organ władzy publicznej w ramach władztwa publicznego – zgodnie z art. 15 ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług. Po zakupie autobusów przez powiat i ujęciu ich w księgach rachunkowych i rejestrze VAT zakupowym starostwa powiatowego, w starostwie powiatowym będzie dokonane odliczenie podatku VAT naliczonego. Jeżeli autobusy będą wykorzystywane wyłącznie dla działalności opodatkowanej, to w JPK_VAT 7 podatnik będzie mógł dokonać pełnego odliczenia podatku VAT naliczonego. Natomiast, gdyby zakład budżetowy przy użyciu otrzymanych od Starostwa Powiatowego autobusów świadczył jeszcze działalność zwolnioną z VAT lub/i niepodlegającą VAT, to wówczas odliczenie podatku VAT naliczonego będzie musiało nastąpić przy zastosowaniu współczynnika struktury sprzedaży i/lub prewskaźnika. Przy czym odliczenie to pomimo, że przeprowadzone w rejestrze starostwa powiatowego będzie zrealizowane w oparciu o wartości tych wskaźników ustalonych i obowiązujących w jednostce, która realizuje przedmiotowe zadania – czyli wg wartości ustalonych dla zakładu budżetowego. Przyjęcie przez Zakład Budżetowy autobusów na podstawie dokumentu PT znajdzie odzwierciedlanie w księgach rachunkowych zakładu, nie będzie jednak ujęte w rejestrze zakupu VAT zakładu.

Zmiana maksymalnej wysokości świadczenia z funduszu alimentacyjnego

Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (dalej: PomocAlimU) świadczenia z funduszu alimentacyjnego przysługują w wysokości bieżąco ustalonych alimentów. Maksymalna wysokość świadczenia nie może jednak przekroczyć określonej w tym przepisie kwoty. Do tej pory wynosiła ona 500 zł. Po zmianie wprowadzonej ustawą z 21.11.2024 r. o zmianie ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz.U. z 2024 r. poz. 1827, dalej: ZmPomocAlimU24) limit ten wzrósł do 1000 zł.

Co ważne, nowy limit świadczeń będzie obowiązywał w trwającym od 1.10.2024 r. do 30.9.2025 r. okresie świadczeniowym. Jak wynika bowiem z art. 3 ZmPomocAlimU24, przepisy w brzmieniu nadanym ZmPomocAlimU24 mają zastosowanie po raz pierwszy przy ustalaniu prawa do świadczeń na okresy świadczeniowe przypadające po dniu 30.9.2024 r.

Decyzje, na mocy których przyznano świadczenia na okres świadczeniowy rozpoczynający się dnia 1.10.2024 r. i kończący się 30.9.2025 r., w których wysokość kwot przysługujących świadczeń ustalono na podstawie art. 10 ust. 1 PomocAlimU w brzmieniu dotychczasowym (500 zł), zmienia się w zakresie wysokości tych kwot na ustalony w tych decyzjach okres z uwzględnieniem art. 10 ust. 1 nadanym przepisami ZmPomocAlimU24 (1000 zł).

Organ pomocy społecznej będzie miał obowiązek wszczęcia postępowania w sprawie zmiany decyzji przyznającej świadczenia z funduszu alimentacyjnego z urzędu, z pominięciem jednak art. 10 i art. 61 § 4 Kodeksu postępowania administracyjnego, co oznacza, że organ nie będzie musiał informować strony o wszczęciu postępowania i możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.

Ustawa wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia, czyli 12.12.2024 r.

Wniosek o wszczęcie postępowania a aneks do umowy

Wniosek o wszczęcie postępowania jako wewnętrzny dokument zamawiającego nie jest regulowany przepisami powszechnie obowiązującymi i jego treść oraz sposób procedowania są zależne wyłącznie od woli zamawiającego. Wola ta jest wyrażona najczęściej w regulaminie wewnętrznym lub innym adekwatnym akcie prawa wewnętrznego regulującym zasady wewnętrznego obiegu dokumentów odnoszących się do zamówień publicznych.

Niemniej praktyka obrotu wypracowała pewne zasady, w tym również odnoszące się zarówno do wewnętrznego wniosku jak i aneksu. W typowym podejściu zamawiających wniosek dotyczy pierwotnej wartości zamówienia i pierwotnej wartości umowy, chyba że osoba wnioskująca dysponuje właściwymi informacjami co do ewentualnych zmian w tym zakresie w przyszłości i dodatkowo uznaje za stosowne (lub konieczne) wprowadzenie tej informacji do wniosku. Może się to odnosić np. do aneksu na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 PrZamPubl (tzw. przewidziana zmiana umowy), opcji (art. 441 PrZamPubl) czy zamówienia dodatkowego – wolnej ręki (art. 214 ust. 1 pkt 7 PrZamPubl) oraz innych zdarzeń związanych z wydatkowaniem dodatkowych środków (np. waloryzacji). Na ogół jednak są to zdarzenia przyszłe i niepewne, i osoba wnioskująca konieczności posiadania tych środków nie uwzględnia we wniosku. Wniosek jest działaniem opartym na potrzebie i wiedzy opartej na danej chwili, swoistym „zdjęciem” sytuacji bieżącej. Zdarzenia przyszłe i niepewne, jak np. finansowanie zmiany umowy w przyszłości, pierwotnym wnioskiem nie są obejmowane. Ponadto wniosek raz zatwierdzony nie powinien być modyfikowany – osoby go zatwierdzające odnoszą się do sytuacji bieżącej a nie przyszłej.

Odmienną kwestia jest odrębny wniosek wszczynający wewnątrz zamawiającego procedurę aneksową (również nieuregulowany przepisami powszechnymi). Część zamawiających stosuje odpowiedni wniosek, co do zasady podobny do wyżej opisanego, również w odniesieniu do aneksów (zmian umowy). W szczególności dotyczy to zmian umowy, skutkujących zwiększeniem zobowiązania zamawiającego. Jest to racjonalne, aby właściwe, odpowiedzialne osoby zatwierdziły potrzebę i zakres przyszłych zmian, niezbędne środki finansowe oraz – być może najistotniejsze – podstawę prawną, czyli dopuszczalność planowanych zmian. Ten ostatni element oczywiście może być przesunięty na późniejszy etap, jeżeli w chwili sporządzania wniosku brak odpowiednich danych.

Jeżeli jednak aneks dotyczy kwestii pomniejszych, np. zmiany adresu wykonawcy, zmiany osób reprezentujących strony, zmiany formy prawnej wykonawcy, dodania wymaganych zmienionym przepisami załączników formalnych wówczas wniosek nie ma istotnego znaczenia.

Część zamawiających ma inne podejście do zmian umowy związanych z wydatkowaniem dodatkowych środków i uzyskuje niezbędne podpisy/parafy (rozumiane jako akceptacje i zatwierdzenia) bezpośrednio na pozostającym u zamawiającego egzemplarzu umowy, tj. za zgodność formalnoprawną radca prawny, za potwierdzenie posiadania środków – główny księgowy itd. Nie ma w tym zakresie jednego właściwego wzorca.