Kontrola trzeźwości, zmiany w kodeksie pracy a ochrona danych osobowych

W dotychczasowym stanie prawnym, zdaniem Prezesa UODO, pracodawca może przetwarzać informację o obecności w organizmie pracownika alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu jedynie za zgodą wyrażoną z inicjatywy tego pracownika. Zdaniem organu nadzorczego w dotychczasowym stanie prawnym możliwe było wyłącznie kontrolowanie pracowników na podstawie dotychczasowego art. 17 ust. 1 AlkU, zgodnie z którym kierownik zakładu pracy lub osoba przez niego upoważniona mają obowiązek niedopuszczenia do pracy pracownika, jeżeli zachodziłoby uzasadnione podejrzenie, że stawił się on do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo spożywał alkohol w czasie pracy. Konieczne przy tym było przekazanie pracownikowi okoliczności będących podstawą decyzji. Jak wskazuje Prezes UODO, w dotychczasowym stanie prawnym „pracodawca w ogóle nie musi np. wzywać policji, by zbadała alkomatem pracownika. Samo uzasadnione podejrzenie, że dana osoba jest pod wpływem alkoholu jest wystarczające, by nie dopuścić jej do pracy. Dlatego też badanie alkomatem mogło być zainicjowane przez pracownika np. w odpowiedzi na zarzut, że jest pod wpływem” [Prezes UODO, nowelizacja kodeksu pracy nie dała pracodawcom uprawnienia do badań alkomatem, źródło: https://uodo.gov.pl/pl/138/1076, dostęp: 30.5.2022 r.]. Prezes UODO wykluczał przy tym explicite wyrywkowe czy prewencyjne badania pracowników alkomatem przez pracodawcę.

Pomimo jednoznacznych wytycznych Prezesa UODO wielu pracodawców przeprowadzało tego typu badania. Podnoszono przy tym, że wytyczne organu nadzorczego były niekiedy trudne do zastosowania zwłaszcza w przypadku większych zakładów pracy, gdzie obserwacja pracowników, która mogłaby prowadzić do powstania uzasadnionego podejrzenia, że konkretna osoba jest pod wpływem alkoholu, w praktyce byłaby niemożliwa. Ponadto należy wskazać, że taka ocena zawsze jest obarczona wysokim ryzykiem błędu, a widoczne objawy spożywania alkoholu, takie jak bełkotliwe wypowiedzi czy chwiejny krok, nie występują w każdym przypadku spożycia alkoholu.

Jako że praca w stanie po użyciu alkoholu rodzi poważne ryzyka w szczególności w zakresie bezpieczeństwa pracy, należy pozytywnie ocenić uregulowanie tej kwestii w Ustawie. Projekt Ustawy został zaproponowany przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w celu umożliwienia pracodawcom wprowadzenia prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w pewnych ściśle określonych i uzasadnionych przypadkach, a także wprowadzenia regulacji dotyczących pracy zdalnej jako rozwiązania stałego. W głosowaniu z dnia 1.12.2022 r. Sejm zdecydował o przyjęciu Ustawy w całości oraz przekazano ją Prezydentowi oraz Senatowi. Po odrzuceniu poprawek Senatu, Prezydent podpisał ustawę 27 stycznia 2023 r. i wejdzie ona w życie po upływie 14 dni od dnia jej ogłoszenia. Przepisy dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie po upływie dwóch miesięcy od dnia ogłoszenia.

Przesłanki i sposób mierzenia stężenia alkoholu

Ustawa przewiduje wprowadzenie do kodeksu pracy art. 22^1c KP, zgodnie z którym pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. W Ustawie wskazano przy tym, że kontrola nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Co ciekawe analogiczne uregulowania dotyczą monitoringu wizyjnego, który również nie może naruszać powyższych dóbr.

W Ustawie stosunkowo szczegółowo określono sposób przeprowadzenia kontroli trzeźwości. Zgodnie z uchwalonym przez Sejm art. 22^1c § 4 KP kontrola trzeźwości obejmuje badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie.

Pracodawca jest zobowiązany wskazać w szczególności, z jakiego rodzaju urządzenia będzie korzystał (np. czy będzie to alkomat ustnikowy czy bezustnikowy bądź bramka z alkomatem), a także czy będzie codziennie przeprowadzał kontrolę wszystkich pracowników, czy jedynie ich części (np. rotacyjnie), określi również czas przeprowadzania kontroli (czy będzie jej dokonywał jedynie przed rozpoczęciem przez pracowników wykonywania pracy w danym dniu, czy również w czasie pracy).

Zgodnie z logiką uchwalonych przepisów podejmowanie decyzji technicznych dotyczących przeprowadzenia pomiaru powinno być pozostawione w gestii pracodawcy. W pewnych branżach będzie bowiem możliwe objęcie taką kontrolą całych działów czy wydziałów, w pozostałych przypadkach zaś konieczne może być wyodrębnienie poszczególnych stanowisk, na których pracownicy będą podlegali kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu.

Zgodnie z wprowadzanym Ustawą art. 22^1c § 5 KP kontrola trzeźwości ma polegać na stwierdzeniu u pracownika:

Zgodnie z § 6 przywołanego artykułu pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania, o którym mowa w § 4, oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu, albo stan nietrzeźwości wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Jak wynika z uzasadnienia Ustawy [Ustawa o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, źródło: https://orka.sejm.gov.pl/opinie9.nsf/nazwa/2335_u3/$file/2335_u3.pdf, dostęp: 30.5.2022 r.], zdecydowano się na umożliwienie przetwarzania wyłącznie wyniku pozytywnego testu, ponieważ konieczność „przechowywania przez pracodawcę informacji o braku alkoholu w organizmie pracownika doprowadziłaby do znacznego rozbudowania akt osobowych pracownika. Należy bowiem zauważyć, że kontrola taka może być przeprowadzana wielokrotnie w ciągu roku” Uzasadnienie projektu ustawy o zmianie ustawy – kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, źródło: https://www.sejm.gov.pl/sejm9.nsf/druk.xsp?nr=2335, dostęp: 12.12.2022 r.

Stosownie do art. 46 ust. 2 AlkU stan po użyciu alkoholu zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do stężenia we krwi od 0,2‰ do 0,5‰ alkoholu albo obecności w wydychanym powietrzu od 0,1 mg do 0,25 mg alkoholu w 1 dm³. Zgodnie z art. 46 ust. 3 AlkU stan nietrzeźwości zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do stężenia we krwi powyżej 0,5‰ alkoholu albo obecności w wydychanym powietrzu powyżej 0,25 mg alkoholu w 1 dm³. Zatem zgodnie ze wskazanym artykułem in fine równoznaczne ze stwierdzeniem braku obecności alkoholu w organizmie pracownika uznaje się przypadki, w których zawartość alkoholu nie osiąga lub nie prowadzi do osiągnięcia wartości właściwych dla stanu po użyciu alkoholu.

W związku z powyższym oraz faktem, że pracodawca dokonuje kontroli przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego, wyniki badania będą zasadniczo zależne od stężenia alkoholu w wydychanym przez pracownika powietrzu i zostały zobrazowane poniższą tabelą:

Tabela 1. Wynik badania w zależności od stężenia alkoholu w wydychanym przez pracownika powietrzu

Badanie na obecność narkotyków

Badanie stężenia alkoholu to niejedyna forma kontroli, którą zgodnie z projektem Ustawy pracodawca będzie mógł prowadzić wobec pracowników. W projektowanych zmianach zdecydowano się na posługiwanie się pojęciem „środków działających podobnie do alkoholu”. Sformułowanie to w chwili obecnej występuje w ustawie z dnia 20.6.1997 r. – Prawo o ruchu drogowym. Projektodawca określił jednocześnie, że szczegółowy wykaz takich środków powinien być określony w rozporządzeniu i w zależności od potrzeb aktualizowany. Pracodawca będzie musiał zachować przy tym zgodność z przepisami rozporządzenia, które zostanie wydane na podstawie wprowadzanego art. 22^1g KP.

W tracie prac nad projektem Ustawy przygotowano również projekt rozporządzenia ministra zdrowia z dnia 28.3.2022 r. w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika [Projekt rozporządzenia ministra zdrowia z dnia 28.3.2022 r. w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika, źródło: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12354104/katalog/12835646#12835646, dostęp: 12.12.2022 r.]. Zgodnie z projektowanym § 10 rozporządzenia środkami uznanymi za działające podobnie do alkoholu są opioidy, amfetamina i jej analogi, kokaina, tetrahydrokanabinole, benzodiazepiny.

Czas przechowywania informacji o kontroli trzeźwości

Zgodnie ze zmianami wynikającymi z Ustawy do kodeksu pracy zostanie wprowadzony art. 22^1c § 6, zgodnie z którym pracodawca będzie przetwarzał informacje o dacie, godzinie i minucie badania przeprowadzonego w ramach kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu oraz wyniku tego badania, wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości lub stan po użyciu środka działającego podobnie do alkoholu. Informacje te będą przechowywane w aktach osobowych pracownika zasadniczo przez rok.

Powyższy okres uregulowany przez ustawodawcę stanowi podstawowy okres przetwarzania danych osobowych pracowników w odniesieniu do pozytywnych wyników kontroli na obecność alkoholu lub narkotyków. Należy przy tym odnotować, że pracodawca nie powinien zasadniczo przetwarzać danych osobowych poprzez utrwalenie wyników negatywnych. W zależności od zastosowanej metody kontroli, może to przesądzać, że wyłącznie dane o pozytywnych wynikach pracowników, będą podlegały pod RODO zgodnie z art. 2 ust. 1 RODO. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w której kontrola będzie odbywała się w sposób niezautomatyzowany, a zatem niepodlegający pod stosowanie RODO. Powyższy podstawowy termin może być przedłużony w następujących przypadkach.

Zgodnie z art. 22^1c § 7 w przypadku zastosowania kary upomnienia, kary nagany lub kary pieniężnej pracodawca przechowuje informacje, o których mowa w § 6, w aktach osobowych pracownika do czasu uznania kary za niebyłą zgodnie z art. 113 KP. Zasadniczo zgodnie z art. 113 § 1 KP zdanie pierwsze karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy.

Ostatnią możliwością przedłużenia czasu przetwarzania danych wynikającą z Ustawy jest przypadek wskazany w art. 22^1c § 8, zgodnie z którym informacje o wyniku badania wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości oraz o jego dacie, godzinie i minucie, mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa. W takim przypadku okres przetwarzania informacji o badaniu ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie powyższych okresów dane osobowe powinny być usunięte.

Obowiązek uregulowania kontroli trzeźwości

Ostatnie paragrafy przywołanego artykułu regulują kwestie stricte związane z formalnościami związanymi z kontrolą trzeźwości. Przede wszystkim zgodnie z § 10 wskazanego artykułu wprowadzenie kontroli trzeźwości ustala się w:

Uregulowanie takich kwestii powinno jasno wskazać:

Projektodawca wskazywał przy tym, że przesądzanie powyższych kwestii na poziomie Ustawy nie byłoby korzystne z perspektywy celu, jakim jest umożliwienie stosowania kontroli trzeźwości z uwzględnieniem specyfiki różnych zakładów pracy. Jak wskazano przy tym w uzasadnieniu Ustawy, pracodawca w szczególności powinien wskazać:

Ponadto zgodnie z § 11 wskazanego artykułu pracodawca powinien poinformować obecnych pracowników o kontroli trzeźwości w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. Zgodnie z § 12 wskazanego artykułu nowym pracownikom na stanowiskach objętych kontrolą trzeźwości należy przekazać powyższe informacje w postaci papierowej lub elektronicznej.

Wyniki badania i dalsze działania

Projektodawca przewiduje w projekcie możliwość niedopuszczenia pracownika do pracy w wyniku przeprowadzenia kontroli. Możliwość taka jest zapewniona we wprowadzanym art. 22^1d § 1 i 2 KP.

Pracodawca nie dopuszcza pracownika do pracy, jeżeli:

Informację dotyczącą podstawy niedopuszczenia pracownika do pracy przekazuje się pracownikowi do wiadomości. Na marginesie można wskazać, że wprowadzane przepisy nie wydają się być przy tym konsekwentne, ponieważ dając pracodawcy możliwość skontrolowania trzeźwości pracownika, jednocześnie uprawniają pracodawcę do niedopuszczenia pracownika do pracy wyłącznie na podstawie uzasadnionego podejrzenia, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości. Kierując się zasadami logiki, wydaje się, że podejrzenie powinno móc być podstawą dla pracodawcy przeprowadzenia kontroli (np. w sposób nadzwyczajny, poza zwykle przewidzianą częstotliwością kontroli).

Wydaje się, że wprowadzana konstrukcja stanowi analogię do aktualnego art. 17 ust. 1 AlkU, zgodnie z którym kierownik zakładu pracy lub osoba przez niego upoważniona mają obowiązek niedopuszczenia do pracy pracownika, jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że stawił się on do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo spożywał alkohol w czasie pracy.

Po przekazaniu pracownikowi informacji dotyczącej niedopuszczenia go do pracy pracownik oraz pracodawca mogą zażądać ponownego zbadania trzeźwości pracownika. Badanie takie przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Badanie zasadniczo powinno odbyć się bez potrzeby przeprowadzenia badania laboratoryjnego, natomiast w pewnych przypadkach możliwe jest również przeprowadzenie badania krwi. Badanie będzie odbywało się w zgodzie z rozporządzeniem wydanym przez ministra właściwego do spraw zdrowia w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw wewnętrznych oraz ministrem właściwym do spraw pracy na podstawie projektowanego art. 22^1g KP.

Delegacja ustawowa do wydania rozporządzenia

Z perspektywy pracodawcy kluczowe jest, że rozporządzenie nie określa wyłącznie warunków i metod przeprowadzenia badań na obecność alkoholu w organizmie pracownika oraz badań na obecność w organizmie pracownika środków działających podobnie do alkoholu przez pracodawcę oraz przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego lub zlecanych przez ten organ wykaz środków działających podobnie do alkoholu. Rozporządzenie powinno uwzględnić metodykę przeprowadzania takich badań, konieczność zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia, a także konieczność sprawnego przeprowadzenia badań i zagwarantowania wiarygodności wyników badania krwi i moczu przy jednoczesnym poszanowaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika i zasad ochrony danych osobowych

Powyższe regulacje według treści projektu będą stosowane odpowiednio do pracodawców organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy oraz osoby fizyczne prowadzące na własny rachunek działalność gospodarczą, a także do osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy oraz prowadzących na własny rachunek działalność gospodarczą, których praca jest organizowana przez tych pracodawców.

Podstawa prawna przetwarzania danych

Wprowadzenie kontroli trzeźwości w zakładzie pracy wiąże się również z koniecznością zapewnienia zgodności takiego procesu z prawem ochrony danych osobowych. Pierwszą kwestią, którą należy przeanalizować jest określenie właściwej podstawy prawnej względem przetwarzanych danych, zgodnie z art. 6 RODO.

Zasadniczo pracodawca, który decyduje się na wprowadzenie kontroli trzeźwości, może to zrobić tylko jeśli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Należy jednak wskazać, że w tym przypadku, pracodawca zyskuje wyłącznie uprawnienie do wprowadzenia kontroli trzeźwości, ponieważ ostateczna decyzja pozostaje w jego gestii. Z tego powodu zasadniczo prawidłową podstawą prawną nie będzie niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

W ocenie autora prawidłową podstawą zasadniczo będzie prawnie uzasadniony interes pracodawcy, polegający na niezbędności przetwarzania w celu ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia – w zależności od konkretnej przesłanki, która przesądziła o stosowaniu kontroli.

Zgodnie z treścią uzasadnienia projektu ustawy, prawodawca przesądza, że „informacje o obecności w organizmie pracownika alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu, nawet mające charakter ogólny, stanowią dane dotyczące zdrowia” [Uzasadnienie projektu ustawy z 1 kwietnia o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, źródło: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12354104, dostęp: 7.12.2022 r.]., a zatem dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO. Podobne stanowisko wyraził również Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w stanowisku z 27.6.2019 r. [Stanowisko Prezesa UODO z dnia 27 czerwca 2019 r. źródło: https://uodo.gov.pl/pl/138/1076, dostęp 7.12.2022 r.] Nie wchodząc głębiej w kwestię analizy możliwości interpretacji a contrario należy przyjąć, że w takim przypadku, konieczne jest przypisanie odpowiedniej przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO. W ocenie autora odpowiednią przesłanką przetwarzania danych szczególnych kategorii stanowi art. 9 ust. 2 lit. b RODO, zgodnie z którym przetwarzanie jest dozwolone m.in. w takim zakresie w jakim jest ono niezbędne do wykonywania szczególnych praw przez administratora w dziedzinie prawa pracy, o ile jest to dozwolone prawem państwa członkowskiego, przewidującym odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą. Warto również odnotować, że w projekcie zostały przewidziane pewne zabezpieczenia praw pracowników, takie jak m.in. konieczność jasnego określenia zasad kontroli w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu, lub możliwość przeprowadzenia ponownego badania, szerzej opisane powyżej.