Obowiązki pracodawcy na przełomie 2022 i 2023 r.

Minimalne wynagrodzenie i inne świadczenia od niego zależne 

Płaca minimalna netto i brutto 

W 2023 r. pierwszy raz obowiązywania minimalnego wynagrodzenia za pracę wzrośnie dwukrotnie. Od 1.1.2023 r. jego wysokość na cały etat to 3490 zł brutto, a od 1.7.2023 r. – 3600 zł. Dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy ustawowe minimum trzeba obliczać proporcjonalnie do wielkości ich etatu (minimalne wynagrodzenie za pracę na cały etat : liczba godzin do przepracowania w danym miesiącu na cały etat = stawka godzinowa niezaokrąglana x liczba godzin do przepracowania w danym miesiącu na część etatu) – patrz tabela 1.

Do obliczenia kwot netto minimalnego wynagrodzenia za pracę (patrz tabela 2) przyjmuje się wskaźniki podatkowe i składkowe, o jakich mowa w części 6 opracowania.

Tabela 1. Minimalne wynagrodzenie za pracę na niektórych częściach etatu w 2023 r.

Tabela 2. Wartości netto minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2023 r. bez wpłat na PPK*

*Pracownicze Plany Kapitałowe, z uczestnictwa w których pracownicy mogą zrezygnować

Ustalając, czy pracownik uzyskał w danym miesiącu wynagrodzenie minimalne bierze się pod uwagę nie tylko wynagrodzenie zasadnicze. Sumuje się przysługujące mu składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, które zostały zaliczone przez GUS do wynagrodzeń osobowych (por. www.stat.gov.pl, Pojęcia stosowane w statystyce publicznej). Wyłącza się jednak:

Uwaga! Minimalna stawka godzinowa dla umów zleceń i umów o świadczenie usług (do których stosuje się przepisy o zleceniu) od 1.1.2023 r. wynosi 22,80 zł, a od 1.7.2023 r. – 23,50 zł. 

Najniższa podstawa wymiaru świadczeń chorobowych i rodzicielskich

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przy pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia. Zatem od 1.1.2023 r. najniższa podstawa wyniesie 3011,52 zł, natomiast od 1.7.2023 r. – 3106,44 zł.

Te kwoty będą również stanowić minimalną podstawę dla świadczenia rehabilitacyjnego, a także zasiłków: wyrównawczego, macierzyńskiego i w wysokości zasiłku macierzyńskiego oraz opiekuńczego.

Odprawa z tytułu zwolnień grupowych

Wartość odprawy przysługującej na podstawie ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników nie może przekroczyć 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę, czyli od:

Jeśli w 2023 r. nadal będzie obowiązywał stan zagrożenia epidemicznego lub epidemii, ogłoszony z powodu COVID-19, maksymalna wartość powyższej odprawy u pracodawców, którzy odnotują spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, będzie wynosić 10-krotność minimum ustawowego, czyli od 1.1.2023 r. – 34 900 zł, a od 1.7.2023 r. – 36 000 zł. Są to również maksymalne progi dla wszystkich świadczeń, które taki pracodawca będzie wypłacał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii przy rozwiązywaniu stosunków pracy oraz umów zlecenia, o świadczenie usług i o dzieło, a także ustania odpłatnego pełnienia funkcji.

Miesięczne świadczenie za praktyki absolwenckie

Świadczenie pieniężne z tytułu odpłatnej umowy o praktykę absolwencką stanowi dwukrotność minimalnej płacy. Dlatego też od 1.1.2023 r. będzie wynosić 6980 zł, a od 1.7.2023 r. – 7200 zł.

Refundacja składek

Maksymalna jednorazowa refundacja składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu zatrudnienia bezrobotnego skierowanego do pracy przez urząd pracy odpowiada 300% minimalnego wynagrodzenia. Wynosić więc będzie od 1.1.2023 r. – 10 470 zł, a od 1.7.2023 r. – 10 800 zł.

Wynagrodzenia gwarancyjne i odszkodowania 

3490 zł od 1.1.2023 r. oraz 3600 zł od 1.7.2023 r. to minimalna wysokość:

Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK może wynosić mniej niż 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli jego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Oznacza to, że pracownik zyska prawo do zmniejszenia wpłaty, gdy jego płaca nie przekroczy w miesiącach przypadających na okresy:

Za każdą godzinę pracy w porze nocnej pracę (8 godzin między 21.00 a 7.00) przysługuje dodatek w wysokości co najmniej 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Tabela 3. Dodatek za pracę w porze nocnej w 2023 r.

Kwoty wolne od potrąceń

Wolne od potrąceń jest wynagrodzenie za pracę w wysokości:

Kwota wolna od potrąceń dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy to minimalna płaca netto ustalona adekwatnie do liczby godzin pracy w danym miesiącu, przy czym najpierw oblicza się wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę odpowiednio do wymiaru czasu pracy, a następnie dokonuje odliczeń składkowo-podatkowych (por. stanowisko MPiPS z 7.1.2014 r. w sprawie ustalenia kwoty wolnej od potrąceń pracownika niepełnoetatowego).

Tabela 4. Kwoty wolne od potrąceń od 1.1.2023 r. dla pracowników pełnoetatowych, korzystających z pełnej ulgi podatkowej, bez wpłat na PPK*

*Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, to ustalając kwotę wolną od potrąceń w pierwszej kolejności oblicza się wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę stosownie do wymiaru jego czasu pracy, a następnie dokonuje odliczeń składkowo-podatkowych (por. stanowisko MPiPS z 7.1.2014 r.).

Tabela 5. Kwoty wolne od potrąceń od 1.7.2023 r. dla pracowników pełnoetatowych, korzystających z pełnej ulgi podatkowej, bez wpłat na PPK*

Podstawa składek ZUS zależna od minimalnej płacy 

Podstawa na przełomie roku 2022 i 2023

Wobec pracowników wynagradzanych płacą minimalną, podstawę składek ZUS stanowi 3010 zł przy naliczaniu wynagrodzenia za grudzień 2022 r., wypłacanego do 10.1.2023 r. Natomiast przy wypłacie wynagrodzenia za styczeń 2023 r., bez względu na to, czy termin wypłaty jest ustalony do końca miesiąca (31.1.2023 r.) czy do 10. dnia następnego miesiąca (10.2.2023 r.) podstawa odpowiada kwocie 3490 zł. Tyle też wynosi za kolejne miesiące w okresie do 30.6.2023 r. (w tym wypłacana za czerwiec do 10.7.2023 r.), a od 1.7.2023 r. do 31.12.2023 r. (w tym wypłacana za grudzień 2023 r. do 10.1.2024 r.) – 3600 zł.  

Osoby prowadzące działalność gospodarczą 

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla osób prowadzących działalność gospodarczą, które korzystają z preferencyjnych warunków ich naliczania, nie może być niższa od kwoty stanowiącej 30% minimalnej pensji. Zatem będzie wynosić od 1.1.2023 r. – 1047 zł, a od 1.7.2023 r. – 1080 zł. Takie same poziomy będzie miała minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla osób prowadzących działalność gospodarczą, korzystających z tzw. Małego ZUS Plus.

Zleceniobiorcy i świadczeniobiorcy

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje przepisy o zleceniu stanowi co najmniej wartość minimalnego wynagrodzenia za pracę. W takim razie będzie wynosić od 1.1.2023 r. – 3490 zł, a od 1.7.2023 r. – 3600 zł.

Osoby opiekujące się dzieckiem 

Co najmniej 75% minimalnego wynagrodzenia musi wynosić podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób sprawujących opiekę nad dzieckiem, które wykonywały pracę na podstawie umowy agencyjnej lub zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług (do której stosuje się przepisy o zleceniu) przez okres co najmniej 6 miesięcy i które zaprzestały jej świadczenia. Zatem od 1.1.2023 r. to 2617,50 zł, a od 1.7.2023 r. – 2700 zł.

Tyle samo wynosi podstawa wymiaru składki na obowiązkowe ubezpieczenie emerytalne dla osób fizycznych, które na obszarze Polski sprawują osobistą opiekę nad dzieckiem, a które nie spełniają warunków do podlegania obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z jakiegokolwiek tytułu.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla osób sprawujących osobistą opiekę nad dzieckiem bądź będących osobami duchownymi, podlegającymi z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym przez okres co najmniej 6 miesięcy stanowi 3490 zł od 1.1.2023 r., a 3600 zł od 1.7.2023 r.

Pracownicy na urlopach wychowawczych

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla pracowników przebywających na urlopach wychowawczych wynosi 75% minimalnego wynagrodzenia. W takim razie będzie to od 1.1.2023 r. – 2617,50 zł, a od 1.7.2023 r. – 2700 zł.

Ubezpieczenie dobrowolne

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe dla osób podlegających im dobrowolnie, niemających żadnego tytułu do ubezpieczeń obowiązkowych wynosi od 1.1.2023 r. – 3490 zł, a od 1.7.2023 r. – 3600 zł.

Obowiązki związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych

Korekta odpisu na zfśs za rok 2022

Obowiązek korekty odpisów na zfśs, realizowany do 31.12.2022 r., dotyczy w 2022 r. (tak samo jak w latach 2020-2021) pracodawców ze sfery budżetowej, a z pozabudżetowej tylko tych, którzy nie zawiesili jego funkcjonowania na mocy art. 15ge specustawy (ustawa z 2.3.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowyc() albo przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: FundŚwSocU). Jego wykonanie wymaga następujących działań:

Krok 1. Wyliczenie przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach

Do obliczenia średniej liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty w poszczególnych miesiącach stosuje się metody statystyczne z uwagi na brak wytycznych w regulacjach zfśs. Jeśli stan zatrudnienia u pracodawcy charakteryzuje się stabilnością, wówczas polecana jest jedna z dwóch metod:

Pracodawcom z dużą zmiennością liczby pracowników rekomendowana jest natomiast metoda średniej arytmetycznej. Polega ona na dodaniu liczby pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) z każdego dnia danego miesiąca i podzieleniu uzyskanego wyniku przez liczbę dni kalendarzowych w tym miesiącu.

Tabela 7. Osoby włączane i wyłączane ze średniej liczby zatrudnionych

Krok 2. Ustalenie faktycznej średniej liczby zatrudnionych

Trzeba dodać przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a sumę podzielić przez 12. Wynik stanowi rzeczywistą średnią liczbę pracowników. W taki sposób ustalają go pracodawcy, którzy działali przez cały lub tylko przez część 2022 r. oraz gdy naliczali odpisy za niepełny rok.

Krok 3. Korygowanie odpisów i zwiększeń 

Korektę w odniesieniu do faktycznej średniej liczby zatrudnionych przeprowadza się osobno dla danej kategorii pracowników. Odrębnie weryfikuje się również odpisy na pracowników młodocianych oraz zwiększenia na poszczególne grupy osób uprawnionych. To efekt obowiązywania odmiennych stawek odpisów i zwiększeń (patrz tabela 8).

Przeliczone odpisy i zwiększenia w poszczególnych grupach należy dodać, a sumę porównać do kwot przekazanych na zfśs do 31 maja i 30 września. Niedopłatę trzeba przelać na rachunek zfśs, a nadpłatę – z niego wycofać lub o jej wysokość zmniejszyć odpis na 2023 r.

Tabela 8. Odpisy na zfśs w roku 2022 r.

Przegląd danych osobowych

Dane osobowe osób uprawnionych do korzystania z zfśs muszą przejść przegląd przynajmniej raz w roku w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca dokonuje go zasadniczo w terminie przez siebie wybranym, lecz nie później niż do 31.12.2022 r. (por. stanowisko MRPiPS z 4.12.2019 r., Dziennik Gazeta Prawna z 12.12.2019 r.). W wyniku weryfikacji usuwa te dane:

Od 24.6.2020 r. są wyjątkowo dwie podstawy do nietworzenia zfśs. Pierwsza a nich to art. 15ge specustawy. Drugą stanowią przepisy o zfśs. Sposób i warunki korzystania z każdej z nich pokazuje tabela 9. Żadna nie dotyczy pracodawców działających w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, którzy muszą utworzyć zfśs bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników i prowadzić go również podczas stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii.

Tabela 9. Rezygnacja z tworzenia zfśs w dwóch trybach

Odpisy podstawowe i fakultatywne w 2023 r.

Pracodawcy działający w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, a także ze sfery pozabudżetowej, u których zfśś nie został zawieszony lub wrócił do po zawieszeniu do zwykłego funkcjonowania albo nie zawieszono obowiązku odprowadzania odpisów, w 2023 r. będą stosować odpisy w wysokościach obowiązujących w 2022 r. (patrz tabela 8). Podstawa ich obliczenia będzie bowiem utrzymana na poziomie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w II półroczu 2019 r., które wyniosło 4.434,58 zł (por. art. 52 ustawy z 4.11.2022 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2022, czyli tzw. ustawy okołobudżetowej na 2023 r. – w chwili publikacji tego materiału ustawa trafiła do Senatu).

Czas pracy w 2023 r. 

Wymiary czasu pracy w różnych okresach rozliczeniowych

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy oblicza się dla przyjętego przez pracodawcę okresu rozliczeniowego w następujący sposób:

Tak samo ustala się wymiar czasu pracy pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, z tym że obniża się go proporcjonalnie do wielkości etatu. Z kolei dla pracowników objętych innymi normami czasu pracy (np. niepełnosprawnych lub medycznych) zamiast kodeksowych stosuje się normy przypisane do nich na podstawie przepisów szczególnych. Natomiast dla pracowników pracujących w ruchu ciągłym wymiar czasu pracy oblicza się zgodnie z art. 138 § 3 KP.

UWAGA! Za 11.11.2023 r., który przypada w sobotę, pracodawcy, u których sobota to dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, muszą wyznaczyć w tym samym okresie rozliczeniowym inny dzień wolny od pracy.

Tabela 10. Święta będące dniami wolnymi od pracy w 2023 r. 

Tabela 11. Wymiar czasu pracy w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych 2023 r.

Tabela 12. Wymiar czasu pracy w trzymiesięcznych okresach rozliczeniowych w 2023 r. 

Tabela 13. Wymiar czasu pracy w czteromiesięcznych okresach rozliczeniowych w 2023 r.

Tabela 14. Wymiar czasu pracy w sześciomiesięcznych okresach rozliczeniowych w 2023 r.

Tabela 15. Wymiary czasu pracy dla niektórych pracowników niepełnoetatowych w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych w 2023 r. 

Urlopy wypoczynkowe 

Udzielanie urlopów za 2022 r. do 31.12.2022 r.

Pracodawca musi udzielić pracownikom urlop wypoczynkowy w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskali do niego prawo, czyli za 2022 r. do 31.12.2022 r. Nie ma jednak narzędzi prawnych ułatwiających wykonanie tego obowiązku poza planem urlopów, który trudno nazwać środkiem przymusu. W tym przypadku pracodawca nie ma prawa jednostronnego wysłania pracownika na urlop, jakie przysługuje mu w okresie wypowiedzenia stosunku pracy oraz w przypadku urlopów zaległych (por. art. 167¹ KP, art. 15gc specustawy oraz wyrok z 25.1.2005 r., I PK 124/05, OSNP 2006/23-24/354).

UWAGA! Urlopy za 2022 r. niewykorzystane do 31.12.2022 r., stają się 1.1.2023 r. urlopami zaległymi, które należy umieścić w planie urlopów na 2023 r.

Instrumentem dyscyplinującym pracowników może być wewnątrzfirmowa procedura urlopowa, której postanowienia nie mogą być mniej korzystne niż regulacje kodeksu pracy. Jej przestrzeganie należy bowiem do obowiązków pracowniczych, a za jej naruszenie pracownikowi grozi odpowiedzialność porządkowa (upomnienie lub nagana).

Za nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego terminowo pracodawca może zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 000 zł.

Plany urlopów na 2023 r. 

Plan urlopów na 2023 r. powinien być przygotowany do 31.12.2022 r. lub najpóźniej w styczniu 2023 r. – przepisy nie wskazują tych terminów, lecz są one przyjmowane ze względu na regulacje urlopowe (m.in. nabycie prawa do urlopu 1 stycznia i możliwości korzystania z niego od tego dnia). Nie musi być sporządzany, gdy u pracodawcy nie ma organizacji związkowej lub jest, ale zgodziła się na brak planu. W pozostałych przypadkach podczas jego tworzenia powinny być przestrzegane zasady wskazane w tabeli 16.

Tabela 16. Zasady tworzenia planu urlopów

Współczynnik urlopowy na 2023 r. 

Współczynnik dla obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt (wymienionych w art. 1 ustawy o dniach wolnych od pracy) oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Współczynnik urlopowy dla pełnego etatu wynosi zatem w 2023 r. 20,83 [365 dni roku ­– (53 niedziele + 10 dni świątecznych + 52 dni wolne) : 12]. Dla pracowników niepełnoetatowych jest zmniejszany odpowiednio do wymiaru ich zatrudnienia, np. przy:

W 2023 r. obowiązuje skala podatkowa (tabela 17) i kwota zmniejszająca podatek (3600 zł rocznie), jakie Polski Ład 2.0 wprowadził do systemu podatku dochodowego od osób fizycznych 1.7.2022 r. Jednak ulga podatkowa (1/12 kwoty zmniejszającej podatek) może być od 1.1.2023 r. dzielona między maksymalnie trzech płatników – w zależności od wskazania pracownika w oświadczeniu PIT-2 (tabela 18).

Tabela 17. Skala podatkowa w 2023 r. 

Tabela 18. Ulga podatkowa obniżająca zaliczkę podatkową w 2023 r. 

*300 zł to maksymalna wysokość ulgi podatkowej dla wszystkich trzech płatników łącznie

Na niezmienionym poziomie pozostały koszty uzyskania przychodów (KUP) – patrz tabela 19. Nowością jest natomiast, że pracodawca nie uwzględnia podstawowych i podwyższonych KUP na pisemny wniosek pracownika złożony po 1.1.2023 r. – najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracodawca otrzymał wniosek o niepobieranie KUP (do 31.12.2022 r. pracownik mógł wnioskować o niestosowanie wyłącznie podstawowych KUP).

Tabela 19. Koszty uzyskania przychodów pracownika

Bez zmian w 2023 r. pozostały zwolnienia podatkowe zwane „zerowy PIT”, ponieważ zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych (dalej: zaliczka podatkowa) w przypadku osób z nich korzystających wynosi 0 zł do osiągnięcia progu 85 528 zł. Przysługują one pracownikom i zleceniobiorcom, którzy:

Do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł wolne od PIT są ich przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz umów zlecenia i zasiłku macierzyńskiego, a przypadku osób korzystających z ulgi dla młodych również z praktyki absolwenckiej i stażu uczniowskiego. Tyle wynosi również graniczna suma przychodów dla wszystkich zwolnień „zerowy PIT”.

W 2023 r. nadal w całości zwolnione z PIT są przychody pracownika nielegalnie zatrudnianego w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 13 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz przychody pracownika w części, w jakiej pracodawca nie ujawnił ich właściwym organom państwowym. Identyczne, jak w poprzednich latach, są także zasady opodatkowania wpłat na PPK. Finansowana przez pracownika nie podlega PIT, a pokrywana ze środków pracodawcy – jest objęta PIT.

Od 1.1.2023 r. zmienią się zasady składania przez podatników oświadczeń i wniosków mających wpływ na obliczenie zaliczki podatkowej. Będą mogły być wnoszone na piśmie albo w inny sposób przyjęty u danego zatrudniającego, w tym według ustalonego wzoru. W razie zmiany okoliczności muszą być wycofane albo zmodyfikowane poprzez złożenie nowego oświadczenia albo wniosku. Obowiązkiem zatrudniającego będzie ich uwzględnianie najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał (zasada niezmieniona w stosunku do obecnego stanu prawnego). Nie będzie mógł też żądać ich przedkładania w kolejnych latach podatkowych, o ile odrębne przepisy nie dadzą mu do tego podstawy.

Od 1.1.2023 r. pracownik będzie mógł złożyć PIT-2 maksymalnie trzem płatnikom (pracodawcom). Ma w nim również wskazać, który z nich będzie odliczał 1/12, 1/24 lub 1/36 kwoty zmniejszającej. Prawo złożenia PIT-2 będzie przysługiwać zleceniobiorcom i innym osobom wykonującym działalność osobiście.

Pracodawca nie będzie pobierał od 1.1.2023 r. zaliczek podatkowych, jeżeli podatnik złoży wniosek w tej sprawie. Uprawnienie do zawnioskowania przysługuje w razie przewidywań, że uzyskane dochody podlegające opodatkowaniu według skali podatkowej nie przekroczą w roku podatkowym kwoty 30 000 zł. Gdy takie przekroczenie wystąpi, zatrudniający będzie obliczał zaliczkę bez pomniejszenia o kwotę zmniejszającą.

Parametry składkowe

W 2023 r. będą obowiązywać takie same jak dotychczas stawki składek na ubezpieczenia społeczne. W przypadku składki zdrowotnej utrzymana zostanie stawka 9% – tabela 20. W razie zastosowania któregokolwiek ze zwolnień „zerowy PIT” składkę zdrowotną obniża się do wysokości hipotetycznego podatku obliczonego według zasad z 31.12.2021 r. W przypadku zwolnienia podatkowego z tytułu nielegalnego zatrudnienia całość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (w tym w części przypadającej do sfinansowania przez pracownika) pokrywa pracodawca.

Według art. 26–28 projektu ustawy budżetowej na 2023 r. (druk sejmowy nr 2653) nie zmienią się składki: na Fundusz Pracy – 1%, Fundusz Solidarnościowy – 1,45% i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,10%. Identyczna będzie też składka na Fundusz Emerytur Pomostowych – 1,5%.

Składki na wszystkie wymienione fundusze nalicza się od podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Nie są natomiast oskładkowane, tak jak dotychczas, składki na PPK (finansowane przez pracownika i pracodawcę).

Tabela 20. Wysokość składek na ubezpieczenia społeczne* i ubezpieczenie zdrowotne** od 1.1.2023 r. 

*składki liczy się od przechodu pracownika w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych

**składkę liczy się od przychodu pracownika pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne

Wypłaty wynagrodzeń za grudzień 2022 r. do 10.1.2023 r.

Przedstawione w pkt 6.1.i 6.2 zasady dotyczące składek ZUS i podatków mają zastosowanie do wynagrodzeń za pracę za grudzień 2022 r. wypłacanych do 10.1.2023 r., zgodnie z art. 85 § 2 KP. Wynika to z terminu powstania przychodu pracownika, którym jest zwłaszcza:

Terminem tym jest moment otrzymania lub postawienia do dyspozycji pracownika w roku kalendarzowym wypłat pieniężnych oraz wartości pieniężnej świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalentów, bez względu na źródło ich finansowania. Oznacza to, że wynagrodzenie za grudzień 2022 r. staje się przychodem pracownika w styczniu 2023 r., jeżeli pracodawca wypłaci je w ciągu pierwszych 10 dni tego miesiąca.

Przed „naliczeniem” 0 zł zaliczki na podatek dochodowy z racji zwolnień „zerowy PIT” pracodawca musi otrzymać oświadczenie od pracownika o spełnianiu warunków do ich zastosowania. Jedynie ulgę dla młodych stosuje z mocy prawa, o ile pracownik nie złoży wniosku o jej wyłączenie.

Obliczanie wynagrodzeń netto – przykłady 

Wypłata minimalnego wynagrodzenia za grudzień 2022 r. do 10.1.2023 r.

Wypłata realizowana na rzecz pracownika pełnoetatowego, który złożył PIT-2 tylko jednemu pracodawcy, nie jest uczestnikiem PPK, ma podstawowe KUP, nie korzysta ze zwolnień „zerowy PIT”. Wyliczenie kwoty netto przedstawia się następująco:

Wypłata wynagrodzenia pracownikowi, który złożył PIT-2 dwóm pracodawcom

Pracownik jest zatrudniony na 3/4 etatu, a jego wynagrodzenie składa się z 5000 pensji zasadniczej, wypłacanej w ostatnim dniu roboczym danego miesiąca (tu: 31.3.2023 r.) oraz prowizji wypłacanej do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni – do 10.3.2023 r. otrzyma 5000 zł prowizji za luty 2023 r. W styczniu 2023 r. złoży PIT-2 ze wskazaniem obniżania zaliczki o 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, bo jednocześnie pracuje na umowę zlecenie w innej firmie, gdzie też złożył PIT-2. Ma podstawowe KUP, nie korzysta ze zwolnień „zerowy PIT”, lecz jest uczestnikiem PPK, na które sam wpłaca 2% wynagrodzenia (2% x 5000 zł = 100 zł), a pracodawca – 1,5% (1,5% x 5000 zł = 75 zł). Wypłaty netto w obydwu terminach zostaną wyliczone w następujący sposób:

Wypłata wynagrodzenia pracownikowi, który korzysta ze zwolnienia „zerowy PIT”

Wypłata realizowana na rzecz pracownika pełnoetatowego, który złożył PIT-2 tylko jednemu pracodawcy, nie jest uczestnikiem PPK, ma podstawowe KUP, korzysta z ulgi dla młodych. Wyliczenie kwoty netto z jego 4000 zł wynagrodzenia zasadniczego (jedyny składnik płacowy) przedstawia się następująco:

*kwota netto jest taka sama bez względu na rodzaj KUP i złożenie/brak złożenia PIT-2

Wyższe należności w krajowych podróżach służbowych od 1.1.2023 r.

Od 1.1.2023 r. pełna dieta w krajowej podróży służbowej będzie wynosić 45 zł (wzrost o 7 zł z 38 zł) – patrz tabela 21. Jeżeli pracownik ma zapewniony posiłek, wówczas zmniejsza się ją odpowiednio o:

Tabela 21. Wysokość diety w zależności od długości podróży służbowej od 1.1.2023 r. 

W ślad za podwyżką diety 1.1.2023 r. wzrosną inne należności, których wysokość od niej zależy – patrz tabela 22. Co istotne, gdy podróż rozpocznie się przed 1.1.2023 r. a zakończy po tym dniu, wówczas należności za czas przypadający przed tą datą należy obliczać według stawek „starych”, a za czas od 1.1.2023 r. – według nowych.

Tabela 22. Inne należności w podróży służbowej od 1.1.2023 r. 

Nowe badania pracowników 

Kontrola trzeźwości 

Jeżeli prace legislacyjne nad nowelizacją kodeksu pracy (druk sejmowy nr 2335) zakończą się w grudniu 2022 r., już w styczniu 2023 r. pracodawca będzie mógł wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników, ale tylko ze względu na ochronę życia i zdrowia pracowników lub innych osób albo ochrony mienia. Dodawane art. 22^1c–22^1h KP mają bowiem wejść w życie po upływie 14 dni od publikacji noweli. Według tych regulacji kontrola ma obejmować badanie za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie, bez używania metod laboratoryjnych.

Wdrożenie tego rodzaju kontroli będzie wymagało dokonania odpowiednich zapisów w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu, jeśli u pracodawcy nie ma żadnego z dwóch poprzednich dokumentów. Będą musiały wskazywać grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości, sposób, czas i częstotliwość jej przeprowadzania, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli. Na pracodawcy ma także spoczywać obowiązek:

Pracownik nie będzie mógł być dopuszczony do pracy, jeżeli badanie wykaże, że pił alkohol albo powstanie uzasadnione podejrzenie, że stawił się do pracy pod wpływem alkoholu albo spożywał go w czasie pracy. Będzie mógł przejść – na swój wniosek lub pracodawcy – badanie stanu trzeźwości (badanie krwi będzie możliwe wyłącznie w ustawowo wymienionych okolicznościach, np. na żądanie pracownika) przeprowadzane przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Jeżeli wykaże ono, że nie spożywał alkoholu, okres niedopuszczenia do pracy ma być okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Kontrola na obecność środków odurzających 

W takim samym trybie i z takich samych powodów co kontrola trzeźwości, pracodawca będzie mógł wprowadzić kontrolę pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu. Również postępowanie po uzyskaniu wyników ma być takie samo (różnica to możliwość zlecenia badania moczu, obok badania krwi).

Badania lekarskie zgodnie z programem zdrowotnym lub polityki zdrowotnej

Minister zdrowia ma określić wykaz programów zdrowotnych lub programów polityki zdrowotnej, które będą uwzględniane przez lekarzy w ramach przeprowadzania badania wstępnego, okresowego albo kontrolnego pracownika. Wykonanie tych badań, zgodnie z jednym z tych programów zwolni pracodawcę z ponoszenia kosztów badań. Sfinansowane zostaną bowiem na zasadach określonych w tych programach (dodawane do art. 229 § 6¹–6⁵ KP).

Praca zdalna zamiast telepracy

Opisywana w pkt 8 nowela KP przewiduje zastąpienie obecnej telepracy pracą zdalną. Ma to nastąpić po upływie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia nowych przepisów (art. 67¹⁸–67³⁴ KP), czyli w marcu 2023 r., jeśli w grudniu 2023 r. znajdą się w Dzienniku Ustaw. Jednocześnie przestaną obowiązywać regulacje o pracy zdalnej, wprowadzone z uwagi na COVID-19.

Pracą zdalną na gruncie KP ma być praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Będzie mogła być wprowadzana:

Zasady wykonywania pracy zdalnej będą musiały być określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (organizacjami, gdy jest ich więcej niż jedna). Nieosiągnięcie porozumienia w ciągu 30 dni od przedłożenia jego projektu uprawni pracodawcę do ustalenia tych zasad w regulaminie, z uwzględnieniem ustaleń ze związkami. Regulamin ma powstać także w razie braku organizacji związkowych u pracodawcy – po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Brak porozumienia lub regulaminu nie będzie przeszkodą do wydania polecenia pracy zdalnej wraz ze wskazaniem warunków jej świadczenia albo do zawarcia porozumienia o pracy zdalnej z pracownikiem.

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika pracującego zdalnie*

1. Zapewnienie materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych lub ustalenie zasad korzystania (w tym ekwiwalentu pieniężnego albo ryczałtu) ze sprzętu własnego pracownika.

2. Zapewnienie instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych) lub pokrycie niezbędnych kosztów z tym związanych, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

3. Pokrycie innych kosztów, niż określone w pkt 2, bezpośrednio związanych z pracą zdalną, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną.

4. Zapewnienie szkolenia i pomocy technicznej.

5. Zapoznanie z procedurami ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenie, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie.

6. Przeprowadzanie kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika i w porozumieniu z nim, przy poszanowaniu prywatności.

7. Nietraktowanie mniej korzystnie niż inni pracownicy w zatrudnieniu (m.in. w zakresie awansu czy podnoszenia kwalifikacji zawodowych) oraz niedyskryminowanie z powodu wykonywania lub odmowy świadczenia pracy zdalnej.

8. Umożliwianie pobytu na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.