RIO. Nieprawidłowości związane z dokonywaniem czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego przez osoby nieuprawnione

Organ kontroli (regionalna izba obrachunkowa) wskazał, że doszło do nieprawidłowości związanych z dokonywaniem czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego przez osoby nieuprawnione. W stanie faktycznym podanym w wystąpieniu pokontrolnym:
1) zatwierdzenie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (aktualnie specyfikacji warunków zamówienia),

2) zatwierdzenie protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

3) powołanie komisji przetargowej i ustalenie regulaminu jej działania

– zostały dokonane przez osoby nieupoważnione. 

W konsekwencji powyższego, w ocenie podmiotu kontrolującego, doszło do naruszenie art. 52 PrZamPubl. Z tego artykułu wynika, po pierwsze, że za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającego. Po drugie, osoby inne niż  kierownik zamawiającego odpowiadają za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. Kierownik zamawiającego może powierzyć pracownikom zamawiającego, w formie pisemnej, wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności, określonych w niniejszym oddziale. Natomiast we wnioskach pokontrolnych skierowanych do starosty powiatu nakazano m.in. przestrzeganie przepisów ww. ustawy w zakresie wykonywania czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego przez pracowników zamawiającego, działających w ramach umocowania udzielonego na podstawie art. 52 ust. 2 PrZamPubl.

Warto w tym miejscu wspomnieć, że ww. regulacje są bliźniacze do przepisów art. 18 ZamPublU obowiązującej do 31.12.2020 r. i istota tych mechanizmów prawnych pozostała niezmienna na gruncie „nowej” ustawy z 2019 r.

Ubocznie należy dodać, że wspomniane powierzenie innym osobom czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania, musi mieć postać upoważnienia indywidualnie adresowanego dla danego pracownika z wymienieniem czynności z zakresu postępowania przetargowego, które zostały mu powierzone.

Podsumowując, ustalenia kontrolne RIO są prawnie uzasadnione. Co do zasady odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającego. Może on jednak upoważnić inne osoby. Upoważnienie to nie może być jednak  ustne ani dorozumiane, lecz wyraźne udzielone w formie pisemnej. Wszelkie zaniechania w podanym zakresie przedmiotowym z dużym prawdopodobieństwem zostaną wykazane w toku kontroli RIO.