Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych może być (ale nie musi) tworzony przez pracodawcę. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie funduszu. Środkami funduszu także administruje pracodawca.
Środki zgromadzone przez ZFŚS są rozdzielane według ogólnej sytuacji rodzinnej i materialnej pracownika. Informacje na temat tej sytuacji:
• zasadniczo są niedostępne dla pracodawcy i muszą być pozyskane od pracownika;
• w dużej mierze stanowią dane osobowe.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (a w zasadzie pracodawca – bo administruje on środkami funduszu) ma więc obowiązek weryfikowania sytuacji „bytowej” pracownika. Z tego powodu pracodawca ma prawo żądać a pracownik ma obowiązek dostarczyć dokumenty potwierdzające deklarowaną przez pracownika sytuację rodzinną czy materialną.
Naturalnie obowiązek pracownika do przedłożenia tych dokumentów obejmuje wyłącznie sytuację, w której wnioskuje on o udzielenie świadczenia z funduszu. Jeżeli pracownik nie chce przedkładać dokumentów z danymi osobowymi, żądanymi przez pracodawcę, to może ich nie składać, ale rezultatem będzie konieczność wycofania wniosku, a w razie niewycofania wniosku – odmowa udzielenia świadczenia przez ZFŚS.
Przepisy nie wskazują jednoznacznie jakimi dokumentami (albo jakimi konkretnie danymi, w tym osobowymi) pracodawca ma się posłużyć aby zweryfikować uprawnienie pracownika do świadczeń w konkretnej wysokości. Tymczasem znaczna część takich danych będzie nie tylko danymi osobowymi (jak sytuacja finansowa, źródła dochodów, wysokość dochodów, dodatkowe zatrudnienie), ale na dodatek danymi wrażliwymi (np. choroby pracownika lub członków rodziny). To oznacza konieczność pilnowania przez pracodawcę tego, aby żądane przez niego informacje były faktycznie niezbędne do wykazania sytuacji pracownika.
Oświadczenie pracownika zawiera wyłącznie informacje wpisane do niego przez pracownika. Pracodawcy obawiając się o prawdziwość tych danych żądają więc niejednokrotnie od pracowników okazania dokumentów potwierdzających treść oświadczenia. Są to najczęściej zaświadczenia o zarobkach (np. pozostałych członków rodziny w tym właśnie współmałżonka), PIT za ubiegły rok, zaświadczenia z urzędu pracy czy nawet dokumentacja medyczna.
W takim przypadku pracodawca (np. szkoła) powinien zapisać w regulaminie ZFŚS jakie dokumenty czy inne potwierdzenia treści oświadczenia pracownika są dopuszczalne i wymagane przez pracodawcę. Pozwoli to – na przykład w razie kontroli PUODO – wykazać zgodnie z zasadą rozliczalności i ogólną oceną ryzyka, że pracodawca dokonał oceny jakich danych potrzebuje i w jakiej formie je będzie pozyskiwał.
