Ministerstwo Gospodarki chce ułatwień dla firm w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

W myśl obecnie obowiązujących przepisów Kodeksu pracy (dalej: KP) pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, jak również przechowywać te dokumenty w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9a i 9b KP). Niedopełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Jeśli chodzi o dokumentację płacową, to zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek ma obowiązek przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń, albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Okres 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy dla dokumentacji osobowej i od dnia wytworzenia dla dokumentacji płacowej. Dla pracodawców przechowywanie dokumentacji pracowniczej generuje spore problemy organizacyjne, lokalowe, związane z gromadzeniem dużej ilości dokumentów, a ponadto oznacza spore koszty takiego przechowywania. Ministerstwo Gospodarki przygotowało projekt zmian w Kodeksie pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej: projekt), który ma uprościć zasady przechowania dokumentacji pracowniczej i zmniejszyć koszty, jakie się z tym wiążą.

Nowe okresy przechowywania dokumentacji

Projekt przewiduje trzy okresy przechowywania dokumentacji osobowej pracowników:

Jeżeli przepisy dotyczące stosunku pracy określonej kategorii pracowników przewidują obowiązek włączenia akt osobowych pracownika danego dokumentu nie określając czasu jego przechowywania, czas przechowywania takiego dokumentu wyniesie 5 lat od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.

Akta osobowe pracownika będą składać się jak dotychczas z trzech części, ale części te będą wyodrębnione ze względu na okres przechowywania gromadzonych w nich dokumentów. Szczegółowe kwestie, związane m.in. z rodzajami dokumentów wyodrębnionych ze względu na okres ich przechowywania, jak również sposób prowadzenia akt osobowych określi w drodze rozporządzenia minister pracy i polityki społecznej. Nowe rozporządzenie zastąpi obecnie obowiązujące rozporządzenie w tej kwestii.

Od kiedy będzie trzeba stosować nowe reguły

W odniesieniu do akt osobowych pracowników, których stosunek pracy uległ rozwiązaniu albo wygasł do dnia wejścia w życie proponowanych rozwiązań, projekt przewiduje możliwość dokonywania przez pracodawców selekcji i zniszczenia dokumentów z powodu upływu okresu przechowywania tych dokumentów. Dotyczyć to będzie jednak tylko dokumentów wytworzonych po 31.12.1998 r. tj. od czasu wprowadzenia reformy emerytalnej, która ustanowiła konta ubezpieczonych i mechanizm uzależniający wysokość przyszłej emerytury od wysokości sumy opłaconych składek. Decyzja o podjęciu czynności mających na celu tzw. odchudzenie teczki osobowej pozostaje w gestii pracodawcy, który będzie ją podejmował z uwzględnieniem kosztów i korzyści wynikających dla niego z tego tytułu.

Pracodawca na wniosek pracownika, w dniu ustania zatrudnienia tego pracownika, będzie wydawał kopie lub odpisy świadectw pracy wydanych przez innych pracodawców, złożonych przez pracownika na etapie ubiegania się o zatrudnienie oraz kopie lub odpisy dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy.

Projekt przewiduje także zmianę w ustawie z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń. W myśl proponowanych zmian pracodawca będzie mógł wystąpić do ZUS, właściwego ze względu na miejsce zamieszkania zmarłego pracownika wskazane w dokumentacji pracowniczej, lub miejsce zamieszkania członka rodziny ubiegającej się o rentę rodzinną o udzielenie informacji o przyznaniu renty rodzinnej po tym pracowniku.

Konsekwencją powyższego jest propozycja zmiany w Kodeksie pracy, zgodnie z którą pracodawca będzie mógł po uzyskaniu od ZUS informacji o przyznaniu renty rodzinnej po zmarłym pracowniku zniszczyć dokumentację z akt osobowych dotyczących tego pracownika.

Przechowywanie orzeczeń lekarskich

Projekt przewiduje także zwolnienie pracodawcy z obowiązku przechowywania orzeczeń lekarskich wydanych po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy badania przeprowadzono na wniosek byłego pracownika.

Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami będą mieściły się w kategorii dokumentów przechowywanych przez pracodawcę przez okres 5 lat od zakończenia pracy pracownika. W związku z przyjęciem takiego okresu przechowywania bezprzedmiotowe byłoby dołączenie do akt tych orzeczeń, które zostały wydane w związku z wnioskiem pracownika złożonym po 6 lub 10 latach od zakończenia pracy. Dokumentacja medyczna będzie w takim przypadku dostępna w jednostce służby medycyny pracy.

Wyżej wymienione orzeczenia lekarskie byłyby przechowywane, jak dotychczas, przez okres 20 lat (lub 40 lat w przypadku pracowników zawodowo narażonych na czynniki rakotwórcze, mutagenne itp.) na podstawie przepisów ustawy o służbie medycyny pracy.

Zmiana zasad przekazywania dokumentacji w razie przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę

W myśl projektu w razie przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników przejmowanych nowemu pracodawcy.

Powyższy przepis będzie miał zastosowanie również w przypadku, gdy z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego tych pracowników.

Zgodnie z założeniami omawiany projekt nowelizacji ma wejść w życie 1.1.2016 r. Projekt po konsultacjach społecznych trafi na posiedzenie rządu, a następnie do prac w Sejmie.

Podstawa prawna: