Jednostki organizacyjne pomocy społecznej nie mają obowiązku dyżurowania i pozostawania w gotowości, ponieważ pracują w ściśle oznaczonych godzinach, będących godzinami urzędowania jednostki. W odpowiedzi na zapytanie Policji należy wskazać, iż jednostka nie dysponuje takim numerem dyżurnym, ponieważ pracuje w godzinach pracy wynikających ze statutu jednostki i jej regulaminu organizacyjnego. Organ może ujawnić dane podmiotu, z którym ma zawartą umowę.
Godziny urzędowania jednostek organizacyjnych gminy ustalone są w regulaminach organizacyjnych tych jednostek. Jednostki pomocy społecznej, takie jak ośrodek pomocy społecznej czy centrum usług społecznych są jednostkami organizacyjnymi gminy działającymi na zasadach analogicznych jak inne urzędy gminne. Oznacza to, że pracują one w oznaczonych godzinach urzędowania.
Żaden przepis prawa nie obliguje ośrodków pomocy społecznej czy centrów usług społecznych do zapewnienia dyżuru i pozostawania w gotowości. Taka sytuacja wymagałaby zastosowania regulacji art. 1515 § 1 Kodeksu pracy, który stanowi, że pracodawca może zobowiązać pracownika do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (dyżur). Pozostawanie na dyżurze wiąże się jednak z prawem do wynagrodzenia. Jak stanowi art. 1515 § 3 Kodeksu pracy, za czas dyżuru, z wyjątkiem dyżuru pełnionego w domu, pracownikowi przysługuje czas wolny od pracy w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru, a w razie braku możliwości udzielenia czasu wolnego – wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia.
Mając na uwadze powyższe, należy odpowiedzieć jednostce Policji kierującej zapytanie do ośrodka pomocy społecznej, że brak jest „telefonu dyżurującego”, ponieważ jednostki pomocy społecznej nie pracują w trybie gotowości całodobowej, ale w godzinach pracy urzędowania.
Dane podmiotu, z którym zawierana jest dana umowa, mogą być ujawniane w związku z jej wykonaniem. Udzieleni informacji Policji, celem podjęcia przez tą instytucję dalszych działań związanych zabezpieczeniem zwłok mieści się w zakresie pojęcia „wykonania umowy”. Inną kwestią jest natomiast ujawnienie samej umowy. W tym zakresie przekazanie kopii takiej umowy może zostać potraktowane jako nieuzasadnione ujawnienie danych.
Podstawą prawną ujawnienia danych podmiotu, z którym gmina ma podpisaną umowę w przedmiocie zabezpieczenia zwłok osób zmarłych, jest art. 6 ust. 1 RODO. Przepis ten stanowi, że przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków: b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
Z uwagi na fakt, że przekazanie danych podmiotu celem podjęcia dalszych czynności związanych z zabezpieczeniem zwłok jest związane z wykonaniem umowy i jest niezbędne do jej wykonania, przekazanie danych tego podmiotu jest zgodne z prawem.
Natomiast ujawnienie samej umowy wykracza już poza zakres „niezbędności”. Brak jest uzasadnienia dla żądania ujawnienia takiej umowy ze strony Policji, ponieważ umowa może zawierać dane dodatkowe, które nie są niezbędne w tym przypadku.
