31 stycznia 2017 r. to ostatni dzień na złożenie ZUS IWA

Obowiązek złożenia ZUS IWA za 2016 r. dotyczy tylko tych przedsiębiorców, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

Wynika to z art. 31 ust. 6-7 w związku z art. 28 ust. 2 ustawy z 30.10.2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2015 r. poz. 1242 ze zm. - dalej: WypadkiU).

Liczba ubezpieczonych

Nie ZUS, lecz sam płatnik ustala, czy spełnia wskazane warunki. Musi zatem zweryfikować dokumenty i sprawdzić, czy i ilu ubezpieczonych zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego w całym roku kalendarzowym. Ominie go obowiązek składania ZUS IWA, jeśli wystąpił choć jeden dzień przerwy w ubezpieczeniu, czyli gdy nawet jedna osoba nie podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu w którymkolwiek miesiącu.

Liczbę ubezpieczonych, jaką płatnik ma wpisać w polu 01 blok III informacji ZUS IWA za 2016 r., powinien obliczyć jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2016 r. i liczby miesięcy tego roku (w związku z wymogiem nieprzerwanego ubezpieczenia przyjmuje się 12). Tak wskazuje art. 28 ust. 3 WypadkiU oraz ZUS w swoim poradniku „Zasady składania i wypełniania informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA (www.zus.pl). Według instrukcji ZUS, otrzymany wynik płatnik zaokrągla w górę - jeśli końcówka jest wyższa lub równa 0,5, albo w dół - gdy jest niższa niż 0,5.

Dokonując obliczeń, płatnik uwzględnia pracowników, osoby na umowach cywilnoprawnych (o ile są objęte ubezpieczeniem wypadkowym), a także inne osoby, dla których jest płatnikiem. I co ważne, bierze ich pod uwagę, nawet jeśli podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu tylko jeden dzień w danym miesiącu. Następnie od uzyskanego wyniku odejmuje osoby, które:

Forma przekazania dokumentu

Nie ma jednej formy składania ZUS IWA. Zależy ona od tego, jaki tryb płatnik wykorzystuje do przekazywania dokumentów określonych przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych. Gdy jest zobowiązany do przesyłania ich przez teletransmisję danych w formie dokumentów elektronicznych z oprogramowania, to w ten sam sposób doręcza ZUS IWA. Jeśli ma prawo czynić to w postaci papierowej, wówczas dostarcza informację o danych do ubezpieczenia wypadkowego w tej wersji do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na swoją siedzibę. W razie przekazywania ZUS IWA jako przesyłki pocztowej na opakowaniu umieszcza napis „ZUS IWA”.

Wzór informacji ZUS IWA jest zamieszczony w załączniku nr 4 do rozporządzenia MPiPS z 29.11.2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz.U. z 2016 r. poz. 1005). Natomiast sposób jego wypełnienia podpowiada ZUS w wymienionym wcześniej poradniku.

Skutki niezłożenia ZUS IWA i przekazania nieprawdziwych danych

Według art. 34 ust. 1 WypadkiU w wersji obowiązującej do 1.4.2017 r., ZUS ustala stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe, zaniżonej z powodu nieprzekazania lub przekazania nieprawidłowych danych przez płatnika składek, w wysokości 150% stopy procentowej określonej na podstawie prawidłowych danych. Prawidłowe dane są też dla organu rentowego podstawą do ustalenia stopy procentowej stawki w razie jej zawyżenia ze wskazanych powodów. W obu przypadkach ZUS wydaje decyzję na cały rok składkowy. Nie czyni tego w sytuacji, gdy płatnik sam stwierdzi nieprawidłowość. Wówczas płatnik jest zobowiązany sam ponownie ustalić stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe (art. 34 ust. 3 WypadkiU). W razie zaniżenia i zawyżenia stopy składki, płatnik jest zobowiązany złożyć brakującą informację lub dokonać korekty nieprawidłowej informacji.

Od 1.4.2017 r. te zasady się zmienią za sprawą art. 14 ustawy z 16.12.2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (Dz.U. z 2016 r. poz. 2255), który zmodyfikował treść art. 34 WypadkiU i dodał art. 34a. Wprawdzie ZUS wciąż będzie uprawniony ustalić stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe na cały rok składkowy w wysokości 150% stopy procentowej określonej na podstawie prawidłowych danych, ale tylko wtedy, gdy płatnik nie dotrzyma ustawowego terminu. Mianowicie wyda decyzję w tej sprawie, jeżeli płatnik nie przekaże danych albo ich korekty w ciągu 14 dni od otrzymania wezwania z ZUS, a stopa procentowa określona według nieprawidłowych danych przekazanych przez płatnika składek lub wykazywana przez niego w dokumentach rozliczeniowych była zaniżona w stosunku do ustalonej na podstawie prawidłowych danych. Z kolei płatnik będzie musiał, tak jak dotychczas, w razie:

W myśl nowego art. 34a WypadkiU, jeśli płatnik złoży ZUS IWA lub korektę tego dokumentu albo ZUS sporządzi taką informację z urzędu, ZUS ustali stopę procentową składki na cały rok składkowy w wysokości stopy procentowej określonej na podstawie zawartych w niej danych.