31 stycznia 2017 r. to ostatni dzień na złożenie ZUS IWA

Obowiązek złożenia ZUS IWA za 2016 r. dotyczy tylko tych przedsiębiorców, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2016 r. i co najmniej 1 dzień w styczniu 2017 r. - przy czym „nieprzerwane zgłoszenie” oznacza, że w każdym z miesięcy 2016 r. przynajmniej jedna osoba podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu,
• w 2016 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
• byli wpisani do rejestru REGON w dniu 31.12.2016 r.

Wynika to z art. 31 ust. 6-7 w związku z art. 28 ust. 2 ustawy z 30.10.2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2015 r. poz. 1242 ze zm. - dalej: WypadkiU).

Liczba ubezpieczonych

Nie ZUS, lecz sam płatnik ustala, czy spełnia wskazane warunki. Musi zatem zweryfikować dokumenty i sprawdzić, czy i ilu ubezpieczonych zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego w całym roku kalendarzowym. Ominie go obowiązek składania ZUS IWA, jeśli wystąpił choć jeden dzień przerwy w ubezpieczeniu, czyli gdy nawet jedna osoba nie podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu w którymkolwiek miesiącu.

Liczbę ubezpieczonych, jaką płatnik ma wpisać w polu 01 blok III informacji ZUS IWA za 2016 r., powinien obliczyć jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2016 r. i liczby miesięcy tego roku (w związku z wymogiem nieprzerwanego ubezpieczenia przyjmuje się 12). Tak wskazuje art. 28 ust. 3 WypadkiU oraz ZUS w swoim poradniku „Zasady składania i wypełniania informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA (www.zus.pl). Według instrukcji ZUS, otrzymany wynik płatnik zaokrągla w górę - jeśli końcówka jest wyższa lub równa 0,5, albo w dół - gdy jest niższa niż 0,5.

Dokonując obliczeń, płatnik uwzględnia pracowników, osoby na umowach cywilnoprawnych (o ile są objęte ubezpieczeniem wypadkowym), a także inne osoby, dla których jest płatnikiem. I co ważne, bierze ich pod uwagę, nawet jeśli podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu tylko jeden dzień w danym miesiącu. Następnie od uzyskanego wyniku odejmuje osoby, które:

• przebywały cały miesiąc na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym,
• pobierały zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości macierzyńskiego,
• zostały powołane do zasadniczej służby wojskowej,
• po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych są rozliczane w danym miesiącu ze składek lub mają wykazywane świadczenia.

Forma przekazania dokumentu

Nie ma jednej formy składania ZUS IWA. Zależy ona od tego, jaki tryb płatnik wykorzystuje do przekazywania dokumentów określonych przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych. Gdy jest zobowiązany do przesyłania ich przez teletransmisję danych w formie dokumentów elektronicznych z oprogramowania, to w ten sam sposób doręcza ZUS IWA. Jeśli ma prawo czynić to w postaci papierowej, wówczas dostarcza informację o danych do ubezpieczenia wypadkowego w tej wersji do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na swoją siedzibę. W razie przekazywania ZUS IWA jako przesyłki pocztowej na opakowaniu umieszcza napis „ZUS IWA”.

Wzór informacji ZUS IWA jest zamieszczony w załączniku nr 4 do rozporządzenia MPiPS z 29.11.2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz.U. z 2016 r. poz. 1005). Natomiast sposób jego wypełnienia podpowiada ZUS w wymienionym wcześniej poradniku.

Skutki niezłożenia ZUS IWA i przekazania nieprawdziwych danych

Według art. 34 ust. 1 WypadkiU w wersji obowiązującej do 1.4.2017 r., ZUS ustala stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe, zaniżonej z powodu nieprzekazania lub przekazania nieprawidłowych danych przez płatnika składek, w wysokości 150% stopy procentowej określonej na podstawie prawidłowych danych. Prawidłowe dane są też dla organu rentowego podstawą do ustalenia stopy procentowej stawki w razie jej zawyżenia ze wskazanych powodów. W obu przypadkach ZUS wydaje decyzję na cały rok składkowy. Nie czyni tego w sytuacji, gdy płatnik sam stwierdzi nieprawidłowość. Wówczas płatnik jest zobowiązany sam ponownie ustalić stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe (art. 34 ust. 3 WypadkiU). W razie zaniżenia i zawyżenia stopy składki, płatnik jest zobowiązany złożyć brakującą informację lub dokonać korekty nieprawidłowej informacji.

Od 1.4.2017 r. te zasady się zmienią za sprawą art. 14 ustawy z 16.12.2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (Dz.U. z 2016 r. poz. 2255), który zmodyfikował treść art. 34 WypadkiU i dodał art. 34a. Wprawdzie ZUS wciąż będzie uprawniony ustalić stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe na cały rok składkowy w wysokości 150% stopy procentowej określonej na podstawie prawidłowych danych, ale tylko wtedy, gdy płatnik nie dotrzyma ustawowego terminu. Mianowicie wyda decyzję w tej sprawie, jeżeli płatnik nie przekaże danych albo ich korekty w ciągu 14 dni od otrzymania wezwania z ZUS, a stopa procentowa określona według nieprawidłowych danych przekazanych przez płatnika składek lub wykazywana przez niego w dokumentach rozliczeniowych była zaniżona w stosunku do ustalonej na podstawie prawidłowych danych. Z kolei płatnik będzie musiał, tak jak dotychczas, w razie:

• zaniżenia wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe - złożyć dokumenty rozliczeniowe korygujące i uregulować zaległe składki wraz z odsetkami za zwłokę,
• zawyżenia - jedynie skorygować dokumenty.

W myśl nowego art. 34a WypadkiU, jeśli płatnik złoży ZUS IWA lub korektę tego dokumentu albo ZUS sporządzi taką informację z urzędu, ZUS ustali stopę procentową składki na cały rok składkowy w wysokości stopy procentowej określonej na podstawie zawartych w niej danych.