12 listopada 2018 r. dniem wolnym od pracy – konsekwencje dla pracodawcy

Kto ma wolne, a kto powinien pracować

Omawiana ustawa nie modyfikuje dotychczasowych reguł pracy w święto. W zakresie dopuszczalności pracy w dniu 12.11.2018 r. zastosowanie będą miały ogólne przepisy Kodeksu pracy, w szczególności jego art. 151⁹ -151¹⁰. Praca w święto jest, co do zasady, niedozwolona. Zakaz ten w placówkach handlowych dookreśla i wzmacnia ustawa z 10.1.2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni (Dz.U. z 2018 r. poz. 305). Ograniczenie zakazu przez dopuszczenie możliwości zorganizowania pracy w święto przewiduje zawarty art. 151¹⁰ KP, zawierający katalog szczególnych okoliczności, np. przy występowaniu pracy zmianowej. Zatem pracodawcy, którzy spełniają choćby jeden warunek wskazany w wymienionym katalogu, mogą zorganizować pracę w dniu 12.11.2018 r.

Dodatkowe święto obniża jednak obowiązujący pracowników wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym i w całym roku kalendarzowym. Zatem uwzględniając nowe święto należy zauważyć, że w 2018 r. przypada nie 251 dni roboczych, ale 250. Oznacza to, że pracodawca nie może wyznaczyć pracownikowi w roku kalendarzowym więcej niż 250 dni pracy, a więc jeśli pracodawca zorganizuje pracę w dniu 12.11.2018 r., to będzie musiał udzielić pracownikom wykonującym pracę w tym dniu, dnia wolnego w innym terminie okresu rozliczeniowego. Dotyczy to w szczególności szpitali, jednostek ambulatoryjnej opieki zdrowotnej i aptek ogólnodostępnych prowadzących dyżury w dni wolne od pracy, które w art. 3 i 4 ustawy zostały wprost zobowiązane do zorganizowania pracy w dniu 12.11.2018 r.

Zmiany w harmonogramach czasu pracy

Projekt omawianej ustawy wpłynął do Sejmu 22.10.2018 r., a dzień później Sejm przyjął ustawę, jednak ostateczna decyzja w sprawie ustanowienia święta w dniu 12.11.2018 r. zapadła dopiero w dniu 7.11.2018 r., a więc na 5 dni przed samym świętem. Tak krótki okres mógł sprawić trudności w przygotowaniu się na zmianę dnia roboczego w dzień wolny.

Pracodawcy, którzy organizują dozwoloną przepisami KP pracę w święto będą musieli zmienić harmonogramy czasu pracy w taki sposób, aby uwzględnić w nich dzień wolny zastępczy za pracę w dniu świątecznym 12.11.2018 r. Jeśli udzielenie takiego zastępczego dnia wolnego nie będzie obiektywnie możliwe rekompensata za pracę w święto na zasadach ogólnych KP powinna nastąpić w formie pieniężnej (art. 151¹¹ KP). Natomiast w przypadku pozostałych pracodawców zmiana planu pracy ograniczy się do zmiany dnia roboczego na dzień wolny. Ewentualne zadania do wykonania w tym dniu będą mogły być nadrobione tylko w drodze zwiększenia efektywności pracy lub pracy nadliczbowej.

Urlop wypoczynkowy i ekwiwalent za urlop

Wystąpienie dodatkowego święta w roku kalendarzowym powoduje perturbacje w wyliczeniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy niewykorzystany przez pracownika z powodu rozwiązania stosunku pracy. Do wyliczenia ekwiwalentu konieczny jest tzw. współczynnik, który zgodnie z § 19 rozporządzenia MPiPS z 8.1.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14) określa średnią liczbę dni roboczych w miesiącu w danym roku kalendarzowym (ustala się go odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12). Przed zmianą współczynnik ten wynosił 20,92 – co wynika z wyliczenia: [365 dni – (52 niedziele + 10 dni świątecznych + 52 dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy)] : 12 = (365 – 114) : 12 = 20,92. Po uwzględnieniu dodatkowego święta wartość współczynnika wyniesie 20,83 – co wynika z wyliczenia: [365 dni – (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy)] : 12 = (365 – 115) : 12 = 20,83). Zmiana współczynnika wpłynie na wysokość należnego pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy. Przykładowo, jeśli pracownik otrzymywał wynagrodzenie 5000 zł i powinien otrzymać ekwiwalent za 12 dni (96 godz.) urlopu wypoczynkowego, to zmiana spowoduje konieczność dopłaty dla pracownika w kwocie 12,48 zł (2880,96 zł – 2868,48 zł). Wyliczenie kwoty ekwiwalentu urlopowego przed i po zmianie zawarto w tabeli poniżej.

Ponieważ brak jest przepisów przejściowych, a współczynnik ekwiwalentowi ustalany jest jeden na cały rok kalendarzowy, więc konieczność przeliczenia ekwiwalentu dotyczy wszystkich ekwiwalentów urlopowych, do których pracownicy nabyli lub nabędą prawo w 2018 roku. Problem ten z pewnością będzie rozważany przez MRPiPS i PIP, więc przed przeliczaniem ekwiwalentów wypłaconych przed zmianą przepisów warto poczekać na urzędowe interpretacje. Należy przy tym pamiętać, że nawet urzędowe interpretacje nie stanowią litery prawa. Są tylko opinią w sprawie, a ich znaczenie polega na zabezpieczeniu się przed ewentualną kontrolą. W razie sporu przed sądem pracy w konkretnej sprawie treść orzeczenia może być odmienna niż urzędowa interpretacja. W przeszłości zdarzało się też, że w takiej samej kwestii odmienne opinie wyrażały PIP i MPiPS.

Pierwszą opinię w kwestii konieczności przeliczania ekwiwalentów wypłaconych w 2018 r. przed wejściem w życie omawianej ustawy z 7.11.2018 r. wyraził Główny Inspektorat Pracy (opinia z 13.11.2018 r.). Zdaniem GIP nie należy przeliczać ekwiwalentów nabytych i wypłaconych przed 12.11.2018 r., co wynika z faktu, że art. 171 KP nakazuje stosowanie współczynnika ekwiwalentowego obowiązującego w dniu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, a więc w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Interpretacja GIP opiera się na dotychczas nie budzącym wątpliwości poglądzie, że w sytuacjach, gdy zaległości urlopowe pracownika pochodziły z różnych lat, albo sprzed kilku lat przed datą rozwiązania stosunku pracy, to do obliczenia ekwiwalentu za urlop stosowany powinien być jeden współczynnik, tj. z roku kalendarzowego, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy. Pogląd taki odnosił się jednak do współczynnika obowiązującego w roku kalendarzowym, a nie w dniu kalendarzowym danego roku. Sytuacja zmiany wysokości współczynnika do ekwiwalentu urlopowego w trakcie roku kalendarzowego lub też – jak wskazuje GIP – istnienia dwóch współczynników ekwiwalentowych w jednym roku kalendarzowym, wystąpiła po raz pierwszy w historii. Dylemat ten rozwiązałyby przepisy przejściowe, których brak, dlatego wydaje się, że szybko zajęte stanowisko GIP może nie być ostatnim. Nie wiadomo też jakie stanowisko zajmą sądy.

Podsumowując, wydaje się że w chwili obecnej można opierać się na opinii GIP z 13.11.2018 r. i ekwiwalentów urlopowych wypłaconych przed 12.11.2018 r. nie przeliczać. Nie można jednak wykluczyć, że powstaną inne interpretacje, w szczególności oparte na orzecznictwie sądowym.