Akta osobowe. Prowadzenie – Dokumenty – Ochrona danych

  • Praktyczny poradnik, dzięki któremu osoby, którym powierzono prowadzenie akt osobowych oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, będą mogły wykonać wszystkie obowiązki pracodawcy z tym związane.
    Publikacja zawiera szczegółowy opis dokumentów składanych w aktach, w których pojawiają się najczęściej błędy, w związku z czym podlegają one kontroli w pierwszej kolejności; w szczególności punkt po punkcie omówione zostały elementy treści świadectwa pracy, umowy o pracę, informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia, porozumienia rozwiązującego umowę, wypowiedzenia umowy, oświadczenia o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich, skierowania na badania lekarskie w zakresie zdolności do pracy oraz wielu innych; przedstawiono też wzory tych dokumentów; całość uzupełnia opis obowiązków pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych zawartych w dokumentacji pracowniczej.

  • Problematyka akt osobowych zilustrowana została licznymi przykładami zgłaszanymi przez pracowników działów kadr. W książce uwzględniono także aktualne orzecznictwo sądowe oraz stanowiska organów państwa nadzorujących przestrzeganie prawa.

 

Fragment tekstu z poradnika

Rozdział III. Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

  1. Termin założenia dokumentacji pracowniczej

 Przepisy prawa pracy nie wskazują terminu, w którym pracodawca ma się wywiązać z nałożonego nań art. 94 pkt 9a KP obowiązku założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej (akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy). Dokumenty dotyczące danej osoby pracodawca uzyskuje już na etapie rekrutacji, np. kwestionariusz kandydata do pracy, kopia dyplomu potwierdzającego ukończenie uczelni wyższej, o ile do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na danym stanowisku potrzebne jest potwierdzenie wykształcenia kandydata itp. W związku z tym powstają wątpliwości, czy akta osobowe należy zakładać już z dokumentów dotyczących kandydatów do pracy.

 

Rozważając kwestię momentu, w którym pracodawca powinien założyć akta osobowe, należy zwrócić uwagę na to, że akta te dotyczą osoby posiadającej status pracownika. Uzasadniony wydaje się zatem wniosek, że termin ten należy wiązać z momentem zatrudnienia danej osoby, czyli podpisania z nią umowy o pracę. Dopiero w tym momencie dana osoba staje się pracownikiem, a zatrudniający pracodawcą, a więc dopiero w tym momencie można mówić o powstaniu względem tej osoby obowiązków przynależnych pracodawcy.

Ważne
Akta osobowe i inną dokumentację pracowniczą pracodawca powinien założyć w terminie powiązanym funkcjonalnie z uzyskaniem przez daną osobę statusu pracownika.

Po formalnym zatrudnieniu pracownika, zwłaszcza po podpisaniu umowy o pracę, zwłoka w założeniu akt osobowych może zostać uznana za naruszenie obowiązku pracodawcy prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracownika (art. 94 pkt 9a KP). Naruszenie tego obowiązku może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny (art. 281 pkt 6 i 6a KP).

  1. Sposób prowadzenia akt osobowych

Zasady, których należy przestrzegać, prowadząc akta osobowe, określają przepisy DokPracR. Zgodnie z nimi, pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe podzielone na cztery części. Dokumenty w każdej części powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Numeracja akt prowadzona jest osobno dla każdej części akt osobowych. Ponadto każda część akt powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów (swego rodzaju spis treści). Zachowanie powyższych zasad spowoduje, że zarówno pracownik, jak i osoby zajmujące się sprawami kadrowymi będą miały ułatwiony dostęp do konkretnych dokumentów.


Ważne

Każdy nowy dokument dokładany do akt powinien zostać nie tylko wpięty do odpowiedniej części, ale także należy nadać mu kolejny numer oraz wpisać do spisu treści tej części akt osobowych, do której został dołożony.

 

Przyjmując od kandydata do pracy lub pracownika nowy dokument w celu umieszczenia go w aktach osobowych prowadzonych w wersji papierowej, pracodawca lub upoważniona przez niego osoba powinna wykonać następujące czynności:

1) zrobić jego kopię,

2) potwierdzić za zgodność z oryginałem,

3) ustalić, do której części akt dokument będzie dołożony (A, B, C lub D),

4) oznaczyć kolejnym (najwyższym) numerem w danej części akt,

5) wpiąć go w porządku chronologicznym do właściwej części akt,

6) wpisać jego tytuł do spisu treści części akt, w której został umieszczony.

 

Pracodawca zakłada i prowadzi akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika (§ 2 DokPracR). Wobec tego w teczce osobowej należy gromadzić dokumenty związane z zatrudnieniem konkretnej osoby, a nie dotyczące określonego stosunku pracy. Nie jest też możliwe założenie teczki grupowej, zawierającej dokumenty kilku pracowników.

 

 

Zobacz także:

 

 

Więcej o zagadnieniach kadrowo-płacowych znajdziesz na

w module Kadry i płace




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw nam swój numer telefonu
i adres e-mail, a skontaktujemy się z Tobą:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych